Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.
Матрица приоритетов
В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.
Матрица Эйзенхауэра
Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:
| Важные и не срочные | Важные и срочные |
| Не важные и не срочные | Не важные и срочные |
- Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
- Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
- Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
- Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.
Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.
Матрица Усилия-Влияния
В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:
| Большие усилия и низкое влияние | Большие усилия и высокое влияние |
| Низкие усилия и низкое влияние | Низкие усилия и высокое влияние |
Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.
Самая важная задача (Most Important Task)
Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.
По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.
Метод Айви Ли
История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).
Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):
- В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
- Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
- Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
- Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.
Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.
Два списка
Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:
- Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
- Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.
Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.
Метод MoSCoW
В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:
- M (Must Do) – задачи, которые вы должны выполнить обязательно.
- S (Should Do) – это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем M-задачи.
- C (Could Do) – эти задачи можно бы и сделать, но если вы их не выполните, то ничего страшного не случится.
- W (Won’t Do) – эти задачи вообще можно не делать.
Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.
Техника ABCDE
Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.
Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:
- A – это то, что вы должны делать в первую очередь (так же, как задачи M в MoSCoW).
- B – это то, что вы должны делать во вторую очередь (так же, как задачи S в MoSCoW).
- C – это то, что можно, но не обязательно делать (так же, как задачи C в MoSCoW).
- D – это задачи, которые вы должны делегировать (или автоматизировать).
- E – дела, которые вы можете устранить (так же, как задачи W в MoSCoW).
Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.
Скрам-приоритизация
Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.
Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.
В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:
- Насколько важна эта задача?
- Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
- Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?
Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.
Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.
Заключение
Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.
А команда 4brain желает вам продуктивного дня и достижения всех ваших целей!
