Техники эффективного тайм-менеджмента для занятых людей

Чаще всего руководители и специалисты всех уровней жалуются на то, что не хватает времени, чтобы сделать все, что хотелось бы. Однако этот ресурс есть у каждого. Он скуден и ограничен, всегда кажется недостаточным, но он необходим для любого человеческого стремления. Пора научиться эффективно и рационально распоряжаться имеющимся временем, подключая лучшие техники самообразования и тайм-менеджмента.

У каждого из нас 24 часа в сутках, или 1440 минуты, или 86 400 секунд. Это то время, которое приходится делить между:

• личной жизнью;
• работой;
• социальными связями.

Договоримся сразу, что техники тайм-менеджмента нацелены на трудовую деятельность, поскольку она отнимает больше всего времени и воспринимается как императив для делового человека.

Приоритеты либо их отсутствие

Занятой человек – это не тот, кто вечно занят и ничего не успевает. А тот, у кого есть «занятие». «Приоритеты», стратегии и цели.

Секрет того, как найти время для работы, общения с семьей и друзьями, занятий спортом, чтения, походов в кино, медитации и любимых орхидей, заключается в том, чтобы определить, что важнее всего.

Один из способов узнать, страдаете ли вы от плохой организации работы и управления временем, – это оценка проявления следующих симптомов:

• Все более длинные рабочие дни.
• Неумение говорить «нет».
• Перфекционизм.
• Отсутствие обсуждения сроков ответа.
• Неправильное использование времени встреч (слушание, вопросы, споры).
• Наличие запутанных или меняющихся личных целей.
• Отсутствие ежедневного плана работы.
• Отсутствие «места» (времени) для непредвиденных событий.
• Неправильное использование коммуникации и средств связи (телефона, почты, мессенджеров, социальных сетей, визитов).
• Рассуждения о том, что необходимо сделать (задачи), а не о том, чего вы хотите достичь (цели).
• Отсутствие знаний о людях, влияющих на принятие решений.
• Выполнение задач в режиме реального времени, причем быстро и самостоятельно.
• Стресс.
• Постоянные простуды.
• Раздражительность
• Хроническая усталость.

Реальность для профессионалов, менеджеров и большинства служащих предельно ясна: ни их начальники, ни они сами обычно не имеют представления о том, сколько времени требуется для выполнения конкретных задач. В этой ситуации подходы к распределению и контролю работы, как правило, носят сугубо эмоциональный характер.

По очень простым причинам люди склонны ставить одни виды деятельности на первое место, а другие оставлять на потом. В результате представители второй категории обычно никогда не реализуются.

Какие задачи привлекают внимание людей? Те, которые являются или кажутся:

• короткими;
• легкими;
• приятными;
• известными;
• срочными;
• интересными;
• запланированными;
• те, которые исходят от начальника или коллег, которых мы ценим [Junta de Andalucía, 2019].

Управление временем подразумевает не просто выполнение большего количества задач, но и то, чтобы делать это стратегически. Таким образом, эффективное управление временем на работе является основополагающим навыком, который напрямую влияет на производительность и благополучие сотрудников.

Ключ к успешной реализации во многом кроется в способности определять важнейшие задачи, выделять на них достаточно времени и сохранять гибкость, чтобы адаптироваться к неожиданным изменениям. Ускоренная работа может оптимизировать ваше время, но настоящая цель использования стратегий и инструментов управления временем – работать умнее, максимизируя эффективность и сводя к минимуму стресс, связанный с накоплением задач.

Один из самых простых способов развить навыки управления временем – внедрить стратегию управления временем, которая будет работать в вашей повседневной жизни. Стратегии управления временем помогают устанавливать временные рамки на работе, решать одну задачу за раз и планировать свой день более осознанно.

Чтобы выстроить личную стратегию, нужно желание либо специалист, которому вы делегируете эту задачу. И вы, и он должны понимать, что не существует идеальной стратегии либо идеальной техники. Лучший вариант – тот, который подойдет именно вам. Обычно это комбинация разных техник, отобранных с учетом вашего опыта, условий и приоритетов.

Конкретные техники эффективного тайм-менеджмента

Если по ходу текста вас будет удивлять обилие примеров из западной практики, англицизмов и прочих иностранных реалий, примите это как данность и смиритесь. Помочь в этом может знакомство с мировой часовой индустрией, ценностями протестантизма и основами антропологии.

Хотя на Земле еще остались места, где время измеряют по положению Солнца или Луны, приливам или числу выкуренных сигарет, примем за данность, что наша целевая аудитория занятых людей умеет следить за ходом часовых и минутных стрелок, настраивать часы на смартфоне или будильнике.

«Блокировка времени»

Вы выделяете определенное время для каждого вида деятельности или задачи и работаете над ними в течение этого периода. Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

Существует 4 этапа «блокировки времени»:

1. Этап планирования. Определите свои приоритеты, задачи и действия.
2. Этап блокировки. Назначьте каждой задаче определенный промежуток времени – количество минут или часов, указав в календаре конкретные дни, время начала и окончания. Блок времени может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут – это зависит от уровня приоритета задачи. Назначайте важные задачи на то время суток, когда вы наиболее продуктивны.
3. Рабочая последовательность. Начните работать над своей первой задачей (обычно это приоритетная задача). Зайдите в свою повестку дня. Делайте перерывы между блоками и планируйте эти перерывы. Сохраняйте гибкий подход к своему графику распределения времени: если вы получили срочную задачу, выделите для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее.
4. Этап аудита. Если вы обнаружите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, пересмотрите план и группировку других задач, которые вы поставили на этот день.

Чтобы эффективно применять эту технику на постсоветском пространстве, нужно держать в голове одну простую вещь: не вестись на негативный подтекст русского слова «блокировка». Ведь техника подразумевает не замораживание проекта, а скорее «строительство из временных блоков» по типу конструктора Lego, созданного в ментальности протестантизма в лютеранской Дании.

«У кого обезьяна?»

Этот метод ориентирован на делегирование задач и предназначен в первую очередь для руководителей проектов, хотя его могут использовать и другие лица.

«Обезьяны» – это рабочие задачи, и вам нужно учитывать, как вы с ними обращаетесь.

Обычно в найме существует 3 типа «обезьян»:

1. Время для реализации задач от начальства. Это «приматы» высшей категории.
2. Системное время. Запросы и вопросы коллег.
3. Самостоятельно выбранное время. Это действия, которые вы сами решаете предпринять. Вы можете использовать их для собственных задач или идей (свободное время) или для решения проблем и выполнения просьб ваших подчиненных.

Задача: свести время от задач от подчиненных, коллег и начальства к минимуму. «Избавиться от блохастых».

Для этого придется:

1. Распознать и описать конкретную «обезьяну»: указать, в чем заключается задача и какие действия необходимы для ее выполнения.
2. Назначить «обезьяну»: делегировать задачу другому человеку.
3. Убедиться, что человек правильно обращается с «обезьяной». Если задача не допускает ошибок, следует следить за процессом и рекомендовать, что следует делать, действовать при необходимости. Если вы уверены, что человек, назначенный «обезьяной», справится с ней, наблюдайте, а затем давайте советы.
4. Следите за «обезьяной»: укажите, когда вы будете контролировать состояние дел, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Если вам понятно, что ничего не понятно, обратитесь к первоисточнику техники – книге «Управление временем: у кого обезьяна?» Уильяма Онкена.

«Метод действий»

«Метод действий» основан на предпосылке, что любую деятельность можно представить в виде проекта, проанализировать его и управлять соответствующим образом.

Такими проектами могут быть:

1. Управление финансами.
2. Административная работа.
3. Связь.
4. Да что угодно.

При использовании «метода действий» вы организуете задачи и события в виде проектов. Затем вы делите свои действия на три категории:

1. Активные шаги. Это задачи, которые вам необходимо выполнить. Они помогут вам добиться прогресса в вашей работе. Например, это такие задачи, как переписывание предложения, поставка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
2. Ссылки. Примечания, список гиперлинков на соответствующие исследования, резюме, которые помогут вам выполнить необходимые действия.
3. Фоновые задачи. Это все идеи и планы, над которыми вы сейчас не работаете, но которые вы, возможно, когда-нибудь реализуете.

Здесь важно не переборщить и не потонуть при планировании. В этом поможет наша онлайн-программа «Самообразование: лучшие техники».

Матрица Эйзенхауэра

Метод управления временем, при котором расставляются приоритеты в задачах, известен как матрица Эйзенхауэра. Он основан на маркировке каждой задачи как важной или не важной, срочной или не срочной.

Вы оцениваете задачи по степени их важности и срочности и подходите к их выполнению с учетом этого.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания у власти.

Составьте список всех своих задач и разделите их на 4 квадранта:

1. Первый квадрант: важные и срочные задачи. Вы должны сделать это немедленно.
2. Второй квадрант: важные, но не срочные задачи. Вам нужно спланировать, когда вы к ним обратитесь.
3. Третий квадрант: задачи, которые не важны, но срочные. Вам следует делегировать их своим коллегам или близким.
4. Четвертый квадрант: задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. Вам следует полностью исключить их из своей повестки дня. Или из календаря. Или из жизни.

Матрица Эйзенхауэра предполагает, что занятой человек будет проявлять качества главы государства: жесткость, дипломатичность, пунктуальность, четкость. Задумайтесь: а не потому ли вы так чрезмерно заняты, что излишне жалостливы? Жалость и ответственность слишком часто противостоят друг другу [B-17, 2023].

«Идеальный биологический график»

Ваше биологически идеальное время – это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы с наибольшей вероятностью будете продуктивны на работе.

Определив свой идеальный биологический график, вы сможете назначить на это время самые важные и приоритетные задачи.

Термин «биологически идеальный график» впервые был введен Сэмом Карпентером в его книге «Работай по системе».

Как это работает:

1. Чтобы найти свой биологически идеальный график, придется экспериментировать в течение нескольких, скажем, 20 дней.
2. Отслеживайте свою концентрацию, энергию, мотивацию и внимание в эти дни.
3. Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00 каждый день.
4. Отслеживайте свои результаты каждый час и каждый день.
5. Через 20 дней проанализируйте свои результаты: вы наверняка поймете, что определенное время суток выделяется как время, когда вам удалось выполнить больше всего работы.
6. Как только вы определите свои самые продуктивные часы дня в течение этих 20 дней, начните назначать на это время свои приоритетные задачи. Разделите менее важные задачи на периоды времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность внимания низкие.

Если вы подчиняетесь кому-то и должны соблюдать сроки, знание идеального биологического графика особенно не поможет: вам придется работать в соответствии с требованиями и сроками вашего начальства.

Поэтому, если вы нуждаетесь в так называемых «классических» способах, лучше записаться на нашу онлайн-программу «Тайм-менеджмент: лучшие техники».

«Журнал продуктивности»

«Журнал продуктивности» похож на обычный дневник, за исключением того, что вы записываете не свои личные мысли, а свои действия, которые можете выполнить и обдумать позже.

Эта техника универсальна, поэтому можно:

1. Записать идеи и мысли о работе.
2. Записать все задачи, которые вы уже выполнили за день.
3. Зафиксировать задачи, которые вам предстоит выполнить на следующий день: действия, которые вас ждут.

Как это работает:

1. Каждый день составляйте список дел в блокноте или подходящей компьютерной программе: делайте пункты простыми, понятными и выполнимыми.
2. Отслеживайте количество времени, необходимое для завершения каждого дела.
3. Анализируйте результаты своего времени и соответствующим образом изменяйте свои будущие списки дел.
4. Для получения более подробной информации оценивайте свою производительность по каждой задаче по шкале от 1 до 10, составляйте список отвлекающих факторов, разбивайте каждый пункт в своем списке дел на более мелкие, более выполнимые задачи, в дополнение к задачам устанавливайте цели, которых вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач.

«Журнал продуктивности» помогает бороться со стрессом и сохраняет историю предпринятых действий, однако отсутствие четких правил чревато риском впасть в графоманию и растерять четкую структуру.

Стратегия Сайнфелда

Американский актер и писатель Джером Аллен Сайнфелд успешно популяризировал и обновил в сознании современников один из лозунгов древних римлян: «Ни дня без строки» (Nullus dies sine linea). У него этот метод поддержания продуктивности получил название «Не разрывайте цепочку».

Идея Сайнфелда в том, что каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным цветом в календаре и формируете цепочку «красных дней календаря». Если вы не работаете, вы не отмечаете пропущенный день (или несколько), тем самым «разрывая цепочку».

Меткое наблюдение древних римлян и Сайнфелда состоит в том, что человеческий мозг любит преемственность, последовательность, каузальность, когда одно вытекает из другого и плавно течет в будущее. Как река. Когда человек видит на алом графике белую дыру, он испытывает практически физический дискомфорт, который, в идеале, должен мотивировать его к регулярной работе над достижением цели.

Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования. Вы берете красный маркер и большой календарь, на котором отмечены все дни года. Каждый день трудов, даже если это короткий промежуток времени, вы будете отмечать красным маркером. Дни, отмеченные красным, продолжают расти по мере того, как вы продолжаете планировать каждый день, и образуют цепочку. Если вы пропустили день программирования, вы не отмечаете этот день красным и разрываете цепочку.

Планируйте каждый день так, чтобы не разрывать цепочку. Будьте настойчивы!

«Правило 10 минут»

Вы говорите себе, что будете работать над задачей в течение 10 минут. По истечении 10 минут вы решаете, остановиться или продолжить.

Алгоритм простой:

1. Выберите задачу.
2. Начните работать над этим.
3. По прошествии 10 минут подумайте о своей концентрации и терпении: хотите ли вы прекратить работу над задачей или хотите продолжить еще 10 минут?
4. Работайте в течение 10-минутных периодов, пока не захотите прекратить работу над этой задачей на сегодня.

Либо не заснете.

Для корректного выполнения этой техники очень важно уметь держать себя в руках и в моменты завершения 10-минутных циклов стараться больше думать о работе, а не о развлечениях. «Делу время, потехе час». Еще вариант: записаться на наш курс «Тайм-менеджмент: управление временем».

«Поток времени»

Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментального для своей работы. Если по истечении отведенного времени вы обнаружите, что еще можете сосредоточиться, продолжайте работу. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Методика основана на «принципе Помидора», но более снисходительна в отношении времени рабочих сессий и перерывов. Эта техника также похожа на «блокировку времени», только она побуждает вас задуматься, будете ли вы продолжать работу по истечении отведенного времени, а не заставляет вас останавливаться.

«Поток времени» – это очень новая методика. Она была разработана инженером-программистом Дионатаном Моурой в 2015 году.

Вот как она работает:

1. Выберите задачу.
2. Решите, что будете работать определенное время (например, 30 минут) и запустите таймер.
3. Работайте до тех пор, пока не прозвучит таймер.
4. Затем подумайте, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще некоторое время. Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут.
5. Когда 10 минут истекут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться дольше.
6. В любой момент по истечении установленного периода времени (через 30 минут или через дополнительные 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Как и «правило 10 минут», «поток времени» больше подходит тем людям, которые дисциплинированны с младых ногтей.

«Метод быстрого планирования» (RPM)

Аббревиатура RPM расшифровывается как «результат, цель и масштабный план действий».

Эту технику управления временем создал знаменитый мотивационный оратор Тони Роббинс.

Идея этого метода заключается в том, чтобы научить свой мозг представлять желаемое и воплощать его в реальность.

В целом этот метод подходит для достижения долгосрочных целей.

Как это работает:

1. Сначала запишите все задачи, которые вам необходимо выполнить на этой неделе. Будьте реалистичны, запишите от 5 до 9 задач на неделю.
2. Сгруппируйте похожие задачи вместе. Вы можете использовать такие категории, как «Рабочие задачи», «Нерабочие задачи», «Карьера», «Здоровье» и т.д.
3. Создавайте собственные блоки RPM. Не забудьте сосредоточиться на самой важной области и создать для нее блок RPM. Допустим, на этой неделе вы хотели бы сосредоточиться на «Карьере». Возьмите бумагу и разделите ее на три колонки: результат, цель, масштабный план действий. Подумайте, каких результатов вы хотели бы достичь. Предположим, вы хотите улучшить свои ораторские навыки, дотянуться до высот Роббинса. Затем следует рассказать бумаге, почему вы хотите достичь этого результата? Например, вы хотите наладить свое умение выступать на публике, потому что вам предлагают пост директора. Чтобы составить «масштабный план действий», следует подумать о действиях, которые помогут вам выполнить задачу и достичь желаемых результатов. В этом случае вы можете найти соответствующие курсы. Например, наш – «Ораторское мастерство».
4. Затем создайте еще один блок RPM для «Нерабочих задач» и других категорий на эту неделю.
5. Примите меры.
6. Проверьте свои успехи, задав себе следующие вопросы: «Выполнил(-а) ли я все шаги своего масштабного плана действий?», «Помогла ли мне моя цель достичь желаемых результатов?», «Достиг(-ла) ли я желаемых результатов?»

Неизвестно, какие цели ставил себе сам Роббинс, однако его биография показывает, что иногда результат и есть цель.

«Глубокая работа»

«Метод глубокой работы» – популярная техника, созданная Кэлом Ньюпортом, автором книги «Глубокая работа: четыре правила успеха в эпоху отвлечения внимания».

По словам Ньюпорта, «глубокая работа» включает в себя «профессиональную деятельность, выполняемую в состоянии полной концентрации, которая доводит когнитивные способности до предела».

Ньюпорт разделяет «глубокую работу» и «поверхностную работу», которая определяется как менее требовательная деятельность, такая как посещение встреч или реагирование на электронные письма.

В целом, вы можете выполнять «поверхностную работу», даже когда отвлекаетесь, чего нельзя сказать о «глубокой работе».

Вот как можно применить «метод углубленной работы»:

1. Выделите время для глубокой работы. На этом этапе нужно сосредоточиться только на важных задачах. В то же время следует любой ценой избегать отвлекающих факторов. Не забывайте планировать сложные рабочие задачи на те периоды дня, когда у вас высокий уровень энергии.
2. Оставьте немного времени для легкой работы. Повторяющиеся задачи и задания, не требующие больших усилий, оставьте на те периоды дня, когда у вас низкий уровень энергии.

Как следует из названия, беда «глубокой работы» в том, что она подходит для кабинетных исследователей, однако мало применима в условиях обычного офиса.

«Метод POSEC»

Техника разработана автором книги «POSEC как метод тайм-менеджмента» Стивеном Лэмом на основе знаменитой пирамиды потребностей Абрахама Маслоу.

Аббревиатура POSEC предполагает:

• расставление приоритетов;
• организацию;
• упрощение (рационализацию);
• экономию;
• внесение вклада.

Вот как использовать технику POSEC:

1. Расставьте приоритеты (цели и время). Вам необходимо решить, каковы ваши цели и сколько времени нужно для их достижения (долгосрочные или краткосрочные).
2. Организуйте (семью и финансы). Подумайте обо всех действиях, которые вы совершаете в личной и профессиональной жизни. Помимо деятельности, связанной с достижением ваших целей, вы должны заботиться о благополучии своей семьи и своих личных финансах.
3. Упростите (работу и задания). Теперь вам предстоит решить, как лучше всего выполнять работу и домашние дела. Например, постарайтесь автоматизировать как можно больше задач.
4. Экономьте. Подумайте, от чего вы можете отказаться, например, от каких-то хобби или от общения с определенными неприятными товарищами.
5. Вносите вклад (социальные обязательства). Достигнув всех предыдущих уровней, вы сможете помогать другим членам сообщества. Например, стать волонтером или помогать соседям [Clockify, 2025].

Принципы тайм-менеджмента, согласно Лэму, коренятся в аудите собственной жизни, осознании, на кого и на что вы ее тратите.

В заключение поразмышляйте над следующей притчей:

«Однажды человек, гулявший по сельской местности, встретил дровосека, который усердно пилил бревно, и спросил его:

– Извините, вы кажетесь уставшим... Как долго вы работаете?

– Более шести часов, – был его ответ.

– Разве не было бы хорошо, если бы вы немного отдохнули и наточили пилу?

Мужчина отвечает:

– Нет... У меня нет времени, потому что надо заготовить много дров.

– Но если вы наточите пилу, то будете работать быстрее, а если отдохнете, у вас будут силы пилить дальше.

Дровосек промолчал, как бы соглашаясь с мужчиной, но затем посмотрел на часы, потом на дрова и начал пилить, забыв совет, который дал ему мужчина» [Junta de Andalucía, 2019].

Поздравляем! Прочитав этот материал, вы уже начали затачивать свою пилу!

Успехов вам в этом! А чтобы убедиться, что вы все хорошенько запомнили, рекомендуем пройти небольшой тест: