Мой личный опыт тайм-менеджмента

Я автор статей, студент медицинского вуза и любитель активного отдыха. Тайм-менеджмент для меня – не модное веяние, а жизненная необходимость. Вот, собственно, и первый секрет продуктивности – вы работаете лучше, когда нет выхода. Когда загружены до предела. Когда не успеваете за несколькими дедлайнами. На самом деле так получается далеко не всегда, но такие промежутки в моей жизни самые продуктивные.

Я не претендую на уровень гуру. Но считаю, что опыт человека, который иногда тратит целые дни на просмотр пары сезонов сериала или не может определиться с тем, что ему делать дальше, в то время как в списке дел как минимум десяток позиций, может быть полезным.

Планирование

Мой опыт тайм-менеджмента начался именно с этой, самой важной вещи (чему я несказанно рад). В какой-то книжке я прочитал о том, что необходимо планировать каждый день и строго следовать намеченному расписанию. Это был тот редкий случай, когда я сразу же воплотил прочитанное на практике. Сработало. Я действительно сделал за день больше. (Не больше, чем за неделю как было написано в книжке, но все же). Потратив вечером 5-10 минут на составление плана, я больше не тратил время на мучительный выбор – что же мне делать дальше.

Во-вторых, это давало чувство контроля над ситуацией. Ставить галочки возле выполненных пунктов плана было истинным наслаждением. До эры планирования я неудовлетворенно спрашивал себя, что полезного я сделал за день. И чаще всего получал весьма неудовлетворительные ответы.
Лайфхак. Многие жалуются на то, что их планы рушатся от всякого рода случайностей и форс-мажоров. Это действительно проблема, и я не раз почувствовал ее на себе. Выход здесь очень простой и логичный. Планируйте форс-мажоры. Выделяйте какой-то час в день в качестве резервного времени. Если произойдет что-то неожиданное – у вас будет на это время. Если нет – у вас будет экстра-время на что-нибудь полезное и/или приятное.

Все что здесь написано, касается и недельных и месячных планов. Годовой план мне ещё ни разу не удалось выполнить. Возможно потому, что в процессе он сильно менялся и от первоначальных задумок оставалось не больше половины. Вероятно, таковы издержки стратегического планирования.

Пустое время

Очень много времени у меня уходит впустую. Только на транспорт я трачу около 3-х часов в день. (Во-первых, потому что живу далеко от места учебы, а во-вторых, потому что несколько раз в день приходится перемещаться между разными клиническими базами). Плюс существуют разного рода бессмысленные лекции или окна между парами. Добавьте сюда еще время, проведенное в очередях, или ожидание транспорта на остановках.

В день получается немаленький такой отрезок. Конечно же, очень жаль терять его впустую. Поэтому пришлось изворачиваться и придумывать, как можно провести его максимально продуктивно. Вариантов нашлось очень много.

Изучение английских слов (с помощью флэш-карт);
Прослушивание англоязычных подкастов;
Чтение книг (пожалуй, за последние несколько лет 70% книг я прочитал вне дома именно таким методом);
Поиск материала для статей;
Редактирование черновиков статей;
Решение мелких бытовых задач вроде пополнения баланса телефона или заказ билетов на поезд.

Такие отрывки идеально подходят для рутинной поверхностной работы (в отличие от глубинной работы, требующей предельной концентрации). Подобное «пустое время» найдется у каждого. И чем рассеянно смотреть в пространство, научитесь тратить его с пользой.

Утренний ритуал

Достаточно давно и из разных источников я слышал про эффективность и важность утреннего ритуала – н бора рутинных ежедневных действий, полезных для саморазвития. К тому времени я уже использовал некоторые его элементы (например, зарядку). Осталось лишь несколько расширить ассортимент. В итоге мой утренний ритуал выглядит так:

1. Умывание (холодной водой, иначе не проснуться).
2. Разминка.
3. Душ. Зимой – контрастный, летом – холодный.
4. Дневник – из любви к искусству, для подведения итогов, в качестве формы психотерапии и практики осознанности.
5. Чтение. Полчаса я трачу на чтение полезной обучающей литературы, до которой обычно не доходили руки и мотивация.

На все про все у меня уходит где-то около часа. Это не только самое продуктивное время суток, но и хороший заряд мотивации на весь день. Так что то, что пишут в популярных книгах, оказалось правдой.

Вечерний ритуал

Многие эксперты по саморазвитию советуют выделять вечером время для подведения итогов и планирования. По аналогии с предыдущим пунктом, я называю это вечерним ритуалом. Вот мой:

1. Подведение итогов. 5 минут на то, чтобы поставить галочки возле пунктов плана. И записать 3-5 самых важных достижений за день в так называемый дневник успеха.

2. План на следующий день. Еще 10 минут, чтобы написать план на завтра.
Всего два пункта, всего 15 минут. Но оно того стоит.

Чек-лист

Впервые я познакомился с этой техникой в фильме «Покоритель волн». 15-летний серфингист собирался покорить крупнейшую волну на побережье. Он долго тренировался, и чтобы следить за своим прогрессом, повесил на стене большой разграфленный лист бумаги, где закрашиванием квадратов отмечал свои тренировочные достижения. Я очень люблю всякого рода визуальные эффекты, поэтому сразу же захотел и себе такой.

Я так же расчертил лист бумаги и записал те дела, которые требуют ежедневного рутинного выполнения. Это были как раз вышеприведенные пункты из вечернего и утреннего ритуала. Теперь я не мог лечь спать, пока соответствующие квадратики не были закрашены. Теперь у меня была видимая ответственность, Очень Важный Документ, который должен быть заполненным. Я явственно видел свой прогресс, и это давало мне дополнительную мотивацию.

Секундомер

Это простая, но эффективная техника. Но подходит она только для достаточно простых, незамысловатых действий.

Перед тем, как начать что-то делать (например, уборку в комнате), включите секундомер. А теперь попробуйте не просто сделать уборку, а представить себе, что вы на соревнованиях по уборке. Ваша задача показать лучший результат по времени. Секундомер будет вашим зримым надсмотрщиком, который не позволит отвлечься на что-либо. С его помощью вы можете измерить время и в будущем сравните показатели. В некоторых случаях мне удавалось достичь 2-3 кратного роста производительности только потому, что рядом находился отсчитывающий секунды телефон.

Срывы или немножко жалости к себе

Я очень часто слышал критику в адрес «всех этих тайм-менеджментов» и прочих техник повышения продуктивности. Обычно она появляется в двух случаях. Первый – это когда человек прочитал соответствующую книгу, но чуда не случилось, его жизнь не изменилась и вообще #вывсеврети. Второй – это когда человек прочитал книгу, попробовал, но у него что-то не получилось. И теперь он считает, что это не работает.

На это я могу сказать одно: «Хорошо, что в детстве вы не читали книги, как научиться ходить. Иначе вы до сих пор бы ползали на четвереньках».

Да, далеко не всегда все получается с первого раза. Кое-что действительно не работает. Кое-что работает, но не для вас. Иногда вы срываетесь и самая отлаженная система летит в тартарары. У меня такое тоже бывало. Это нормально. Вы не робот и вероятно не сможете каждое утро выполнять однажды заведенный порядок действий. Кто-то (и даже вы сами) будет нарушать ваши планы. И даже резервное время не поможет. Это нормально. Просто примите это. Выспитесь. Поленитесь. Позанимайтесь ерундой. Можете даже немножко поругать себя.

Исследования показали что люди, которые легко принимают свои ошибки и падения, в будущем показывают более высокие результаты. Просто им легче подняться в следующий раз.

Адская неделя

Адская неделя – период с наивысшими физическими и психологическими нагрузками в подготовке бойцов спецназа. «Наступит момент, когда вам захочется сдаться», – эта фраза из фильма «Спасатель» лучше всего характеризует данный термин. «Вопрос вот в чем: сдадитесь ли вы?».

Бывший спецназовец, а теперь коуч по личной эффективности и писатель Эрик Бертран Ларссен адаптировал этот подход для гражданских и предложил свою версию адской недели.

Ничто так не мотивирует, как личные достижения. Эрик предлагает пожить всего 7 дней на пределе – чтобы понять, на что вы способны. А планка ваша находится куда выше, чем кажется.

Каждое утро вам придется вставать в 5 утра, а ложится в 10 вечера. А однажды вам придется бодрствовать целые сутки. Каждый день вы будете действовать по заранее определенному плану и выжимать из себя все. Эта неделя должна стать вашей вершиной.

Я попробовал. Как это бывает всегда, что-то из вышеописанного получилось, что-то не очень. В чем-то я свой план не выполнил, но в чем-то даже перевыполнил. В любом случае такое резкое и интенсивное повышение планки дает очень мощный заряд мотивации и расширяет рамки. А еще, когда вы через неделю несколько снизите интенсивность жизни, вы все равно останетесь на более высоком уровне, чем раньше.

Проходите адскую неделю хотя бы раз в год.