Еще совсем недавно, буквально в 2019 году, удаленная работа была больше исключением, чем правилом. Причем даже для профессий, где удаленный формат полностью приемлем. Для программистов, дизайнеров, интернет-маркетологов, переводчиков было престижнее ходить на работу в офис серьезной компании, нежели работать из дома в пижаме и тапках.
За время, прошедшее с начала пандемии, удаленная работа и дистанционное обучение пришли в жизнь практически всех и каждого. Может, разве что за исключением неработающих пенсионеров, проживающих самостоятельно. Те, кто проживает на одной жилплощади вместе со своими взрослыми детьми и внуками-школьниками, «хлебнули» этого лиха сполна, наблюдая за дележом единственного компьютера между папой-кормильцем семьи и парочкой детей-школьников, у которых в 8.30 начинаются онлайн-уроки.
Про самих пап, мам, студентов и школьников даже говорить не приходится. Суматоха, связанная с недостатком «железа», с которого можно выйти в Интернет, плохой работой софта, обеспечивающего удаленное взаимодействие, да просто с непривычным на тот момент форматом работы и учебы утомила многих.
Сейчас, спустя почти 2 года постоянных локдаунов, все уже ко всему привыкли, решили как-то вопрос компьютеров и Интернета, однако взаимодействие в команде и вопрос эффективности работы как таковой по-прежнему актуальны.
Как не устать психологически от всего этого и при этом не перессориться с коллегами и начальством, вы узнаете на нашей программе «Лучшие техники коммуникаций». А мы сегодня сосредоточимся на различных аспектах организации взаимодействия в команде в условиях дистанционной работы.
Правовые аспекты удаленного взаимодействия
Правовые аспекты организации удаленной работы в Российской Федерации регламентируются главой 49_1 «Трудового кодекса» и входящими в нее статьями с 312_1 по 319_9. Если в двух словах, «на удаленке» все должно быть организовано точно так, как и в обычном режиме, но удаленно.
Работодатель должен соблюдать все нормы «Трудового кодекса» относительно организации процесса работы и отдыха сотрудников. Ворох бумажных документов, которым неизбежно сопровождается прием на работу, заявление на отпуск от сотрудника, приказ о предоставлении отпуска, подписанный начальником и все прочее нужно отправлять друг другу в течение трех рабочих дней. Кроме того, работодатель обязан предоставить работающим удаленно сотрудникам оборудование для выполнения рабочих задач либо компенсировать им расходы на покупку и/или аренду оного.
Гипотетически все логично. Как говорится, «спасибо, Кэп». Для лиц старшего возраста уточним, что Кэп – это Капитан Очевидность или персонаж, докучающий всем изложением прописных истин, которые зачастую малоприменимы в реальных условиях. Но продолжим.
Компании, работающие в бизнес-пространстве Российской Федерации, очень разнятся по степени обеспеченности ресурсами. Есть такие, которые при переходе «на удаленку» привозят домой сотруднику не только его рабочий компьютер, но и его любимое офисное кресло.
А есть компании, которые, принимая на работу офисный персонал, просят приходить со своим ноутбуком, потому что офисных компьютеров на всех не хватает. Да и учитывая размеры нашей необъятной Родины и то, что в рамках одного проекта могут трудиться работники из Воркуты, Калининграда, Ближнего и Дальнего Зарубежья, не вполне понятно, как им всем рассылать мебель и компьютеры из главного офиса в Москве.
Посему на юридических аспектах более задерживаться не будем, а перейдем к организационно-техническим моментам удаленного взаимодействия команды проекта в дистанционном режиме.
Организационно-технические условия взаимодействия в команде в удаленном режиме
Здесь стоит сразу разделить два момента. Есть существенная разница, идет речь о том, чтобы отправить «на удаленку» сотрудников, ранее сидевших в офисе, или же организовать взаимодействие членов команды, которые изначально трудились дистанционно, так ни разу не побывав в главном офисе компании.
Основные трудности возникли с работниками, работавшими в офисе и не имеющими опыта удаленной работы. Быстрее всего сориентировались в IT-компаниях, потому что у них все необходимое для удаленной работы есть по умолчанию. Как минимум, свой сервер и нужный софт.
На втором месте, пожалуй, различные курсы и школы, практиковавшие как традиционное «живое» обучение, так и уроки в режиме онлайн. Они просто ушли в Интернет полностью. Вскоре лидеры рынка начали делиться опытом, как им удалось наладить эффективное взаимодействие в команде.
В рекомендациях от различных компаний можно обнаружить очень много общего, поэтому изучим наиболее подробную «Методичку по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт» от фирмы Skyeng [Г. Кудрявцев, 2020]. Здесь выделено несколько ключевых моментов.
До ухода в дистанционный режим нужно организовать и проконтролировать, чтобы у сотрудников было в наличии «железо» и софт, с которым они будут работать, чтобы «железо» и софт работали без сбоев и всем было понятно, как этим пользоваться.
Под «железом», помимо собственно компьютера, подразумевается вся «периферия» к нему. Если планируются видеконференции, «созвоны» через Skype и прочие дающие такую возможность сервисы, нужно удостовериться, что у всех сотрудников есть гарнитура с наушниками и микрофоном и что гарнитура обеспечивает нормальный звук.
Если в чьи-то обязанности в удаленном режиме входит распечатка документов, нужно обеспечить такого сотрудника принтером, бумагой, запасным катриджем и телефоном сервисной службы, где могут заправить картридж в условиях локдауна.
Лучше не откладывать тестирование на последний момент и посвятить проработке технических вопросов 2-3 дня накануне очередного ухода «на удаленку», даже если вы уже работали в дистанционном режиме ранее. У кого-то за время, прошедшее с предыдущего локдауна, могла «слететь» программа, а кто-то мог забыть, как ею пользоваться.
Если сотрудники забирают с собой рабочие компьютеры и ноутбуки, системному администратору следует заранее установить сотрудникам все нужные в удаленном режиме программы. Помимо специальных программ, crm- и erp-систем, которыми сотрудники пользовались в офисе, на компьютер следует установить teamviewer и vpn.
Teamviewer нужен, чтобы системный администратор мог при необходимости устранить неполадки в работе софта в удаленном режиме, не приезжая к сотруднику домой. А vpn позволяет решить многие проблемы с безопасностью передачи данных, если таковые возникнут.
Если предполагается, что сотрудники будут работать со своих домашних компьютеров, нужно заранее дать ссылки на скачивание нужных программ, чтобы люди могли скачать и настроить софт, удостовериться, что все работает корректно, либо же задать вопросы и запросить помощь в настройке программ.
Далее нужно создать учетные записи для работы во всех программах, crm- и erp-системах, облачных сервисах наподобие Google Docs тем сотрудникам, у которых до перехода в удаленный режим в этом не было необходимости. И, само собой, всем «вручить» логины, пароли и попросить проверить заранее, все ли работает. Если нет, у вас будет время все наладить, не нервничая и не ставя «под удар» взаимодействие проектных команд, когда все разойдутся по домам и в понедельник в 9.00 придут не в офис, а в онлайн.
Отметим, что создать учетные записи лучше централизованно, а не отдавать «на откуп» самим сотрудникам. Во-первых, не все умеют работать с учетными записями быстро. Часть сотрудников все равно «зависнет», соображая, как же им написать свое имя и фамилию – через тире или нижнее подчеркивание. Во-вторых, взяв создание «учеток» в свои руки, системный администратор может оформить учетные записи в едином стиле.
Небольшой лайфхак: названия учетных записей сотрудников одного отдела лучше начинать с одной и той же буквы или цифры, потому что при необходимости быстрого поиска всех авторов сообщений из данного отдела можно будет просто включить сортировку по алфавиту.
Так или иначе, в техническом плане переход «на удаленку» происходит легче в тех фирмах, которые до этого уже внедрили внутреннюю crm-систему и обучили сотрудников работе с ней. В этом случае у коллектива уже сформировалась привычка фиксировать все задачи, сроки, договоренности в crm, и все уже знают, где взять нужную информацию. Мелким фирмам, которые пока «не доросли» до использования crm, следует заранее оговорить каналы коммуникации и обменяться телефонами для подстраховки, если это не было сделано до сих пор.
Например, каналом внутренней коммуникации и взаимодействия членов команды проекта может быть чат в Telegram. Он удобен тем, что вновь присоединившиеся видят всю историю обсуждения и не отвлекают коллег вопросами, по которым уже принято решение либо есть какие-то наработки, выложенные тут же в чате.
Эта опция, кстати, позволит сгладить неудобства, связанные с возможными проблемами выхода в Интернет. Тогда можно не откладывать начало онлайн-совещания, если кто-то из не ключевых сотрудников запаздывает: он сможет быстро перечитать все сообщения и присоединиться к обсуждению.
Кроме того, общий чат удобен для асинхронного общения. Далеко не все рабочие вопросы требуют сиюсекундного ответа или уж тем более полномасштабного совещания. Можно просто задать вопрос в чат, не отвлекая коллегу звонком, и получить ответ, когда человек освободится и заглянет в чат. Как часто всем следует заглядывать в чат, тоже желательно оговорить до ухода в дистанционный режим.
Отдельная тема – это видеозвонки. Помимо выбора платформы и способа предварительной договоренности о «созвоне», стоит подумать, нужен ли такой формат всегда и для всех в принципе. Живые совещания даже в обычном офисном режиме – далеко не самое полезное для достижения результата времяпрепровождение. А уж в удаленном формате, когда отвлекающих и нервирующих факторов станет заметно больше, и подавно.
Возможно, совещания по видеосвязи могут быть полезны для узкого круга ключевых сотрудников или топ-менеджеров, ранее работавших вместе, хорошо знакомых друг с другом и привыкших решать большинство рабочих задач в ходе «живого» общения. Отчасти это полезно в коллективах, чья специфика деятельности не предполагает абсолютной грамотности и умения быстро формулировать мысли в письменном виде у большинства сотрудников.
Всем остальным стоит обширнее пользоваться асинхронными каналами связи и не затягивать решение рабочих вопросов «до последнего». Гораздо удобнее, если все важные вопросы будут заданы заблаговременно, а ответственный за их решение сотрудник сможет спокойно с ними ознакомиться, обдумать необходимые действия и ответить всем заинтересованным лицам. Особенно, если в проекте задействованы специалисты, живущие в разных часовых поясах.
В принципе, так можно наладить взаимодействие по мелким вопросам, которые интересуют не весь отдел, а одного-двух человек. Так, если дизайнер сверстал макеты листовки, флаера и буклета, с которыми должен ознакомиться маркетолог, а затем утвердить заказчик, не обязательно собирать на совещание отдел дизайна, затем отдел маркетинга, затем делать еще одно совещание по итогам разработки полиграфической продукции в рамках маркетинговой компании для конкретного клиента.
Теперь подытожим, какие организационно-технические вопросы нужно решить для успешного рабочего и межпрофессионального взаимодействия и организации работы в команде в удаленном режиме:
- Обеспеченность «железом» (компьютеры, периферия, гарнитура, принтеры, мфо и прочее).
- Обеспеченность программным обеспечением (специальный софт, crm- и erp-системы, корректно работающие на компьютере каждого сотрудника).
- Наличие активных учетных записей сотрудников во всех программах, crm- и erp-системах, облачных сервисах, с которыми предполагается работать «на удаленке».
- Основные и альтернативные каналы связи (почта, Telegram, телефон, Skype, прочее) между сотрудниками.
- Предпочтительные способы коммуникаций по разным вопросам (звонок, если вопрос срочный, сообщение в чат, если вопрос не срочный, прочие варианты).
Разумеется, в разных компаниях с учетом специфики деятельности могут быть дополнительные нюансы. Мы сегодня обсуждаем лишь общие принципы взаимодействия в команде в удаленном режиме. И, конечно, очень важной здесь является тема управления командой.
Команда, работа, взаимодействие, управление
Советов, как правильно руководить командой, в информационном поле всегда было в избытке. Еще больше их стало с началом массового перехода на удаленную работу. Частая проблема удаленных сотрудников, на которой акцентируют внимание практически все бизнес-тренеры, это ощущение «оторванности» от коллектива и «незаметности» своего вклада в общее дело.
Бывает и наоборот, когда удаленный сотрудник чувствует избыточное давление, почти ежеминутный контроль за своей работой и необходимость постоянно отвлекаться и отвечать на десятки вопросов, которые вполне могут подождать 5 минут, а то и до завтра.
Основная проблема для боссов – как организовать эффективный контроль за работой в условиях, когда нет возможности просто пройтись по офису и посмотреть, все ли на своих местах, не слишком ли долго задержался в «курилке» Иванов и как часто ходит в туалет Петров.
В связи с произошедшими изменениями стала особо актуальной проблема измеримости результата. Если работник будет четко понимать, что и к какой дате он должен сделать, у него не будет вопросов, насколько нужна его работа и как сильно его ценит начальник.
Если начальник четко определится для себя и внятно донесет до сведения работников, что именно от них требуется и что будет считаться требуемым результатом работы, ему станет все равно, что курит Иванов и как долго сидит в туалете Петров.
Измеримость результата и эффективное управление становятся краеугольными камнями выживания и развития бизнеса в условиях кризиса. Когда-то подготовка и принципы взаимодействия антикризисной команды в бизнесе были отдельной темой семинаров и тренингов. Сегодня волею обстоятельств антикризисной стала любая команда, которая смогла продолжить работу в сложившихся условиях. Как ею управлять?
Мы уже выяснили, что советов на эту тему превеликое множество. Давайте изучим рекомендации некоторых наиболее популярных в медиапространстве коучей и руководителей компаний. Конечно, их рекомендации будут во многом пересекаться, однако практически каждый может подсказать что-то свое или же обратить внимание на какой-либо нюанс, который его коллеги не посчитали настолько значимым, чтобы сконцентрироваться на нем целенаправленно.
В статье «Как управлять удаленной командой: 9 советов от Давида Яна» выделены базовые аспекты, без учета которых ничего не получится [Д. Ян, 2020]. Итак, что важно для удаленной или распределенной команды в первую очередь, по мнению основателя группы компаний ABBYY, кандидата физико-математических наук Давида Яна:
- Личное общение.
- Обратная связь.
- Прозрачность процессов.
- Доверие и поддержка внутри команды.
- Четкие и понятные для всех цели.
- Измеримые результаты.
- Техническое обеспечение.
- Баланс работы и личной жизни.
- Лидерство и ответственность на уровне коллектива и каждого работника.
Думается, долго расшифровывать весь список особого смысла нет. Тем более что о технической стороне обеспечения коммуникаций «на удаленке» мы уже поговорили достаточно подробно. Что касается смыслового наполнения прочих пунктов, хотелось бы обратить внимание на последний. Так, Давид Ян советует боссам выявить неформальных лидеров и сделать их своими союзниками. В принципе, данный совет пригоден и для работы в обычном офисном режиме.
Свои «11 советов для эффективного управления удаленными сотрудниками» подготовили hr-менеджеры, причем сделали это задолго до пандемии [Е. Леонова, 2019]. Советы по-прежнему актуальны и действительно помогают. Правда, не всем, а только тем, кто им следует.
Как управлять удаленными сотрудниками:
- Установить четкие и всем понятные правила.
- Сформировать коммуникационную стратегию.
- Обеспечить технической базой и рабочими инструментами.
- Сосредоточиться на целях взаимодействия в команде, не беспокоиться о том, что делается, а сконцентрироваться на том, что достигается.
- Обеспечить возможность карьерного роста и обсуждения перспектив с сотрудниками в режиме «тет-а-тет».
- По возможности оперативно отвечать на запросы удаленных сотрудников.
- Давать «удаленщикам» доступ к видеотрансляциям и видеообсуждениям, если таковые практикуются в компании.
- Четко ставить задачи, по возможности за один подход. Избегать большого количества поправок и уточнений в задании по ходу его выполнения.
- Регулярно общаться.
- Отслеживать эффективность.
- Использовать смайлы, анимацию и прочие визуальные средства коммуникаций.
Визуальный контент способен в какой-то мере компенсировать недостаток «живого» общения, когда мы видим глаза собеседника, его жесты, позу, эмоции. Уточним, что этот список рекомендаций был сформирован тогда, когда удаленная работа была не столь распространена, как сейчас, и касалась лишь какой-то части коллектива. Ныне все рекомендации в силе, только их следует распространить на всю команду.
И, конечно, для уже сработавшегося коллектива с уже сложившимися дружескими и прочими социальными связями нельзя не затронуть социально-психологические аспекты удаленного взаимодействия.
Социальное взаимодействие команды в удаленном режиме
Выше мы уже начали говорить о том, что дистанционная работа многих заставляет чувствовать себя в изоляции от коллектива. И одними совещаниями в онлайн-режиме это никак не компенсируешь. У сотрудников должна остаться возможность неформального общения, где можно будет похвастаться новым платьем, которое пришло через AliExpress с опозданием на 2 недели, успехами ребенка в школе, который стал лучше учиться, невзирая на «удаленку», обсудить вчерашний футбольный матч или хоккейный чемпионат.
Чтобы создать благоприятный психологический климат в компании «на удаленке» и при этом не засорять офтопом рабочие сервисы, можно предусмотреть специальный чат для неформального общения, куда сотрудники смогут заглядывать по мере возникновения желания пообщаться.
Также нелишним будет завести традицию в начале или в конце рабочего разговора уделять пару минут либо пару строчек неформальным вопросам наподобие «Как дела дома?», «Как там муж, жена, мама, папа, ребенок, кошка, собака?» Оптимально, если такая инициатива будет исходить от руководства. Разумеется, это уместно лишь для сотрудников, которые раньше трудились под одной крышей и прекрасно осведомлены о семейном положении, интересах и заботах друг друга.
По возможности следует сохранять традиции команды и командного взаимодействия, которые сложились до ухода «на удаленку». Так, если в компании практиковался тимбилдинг, не стоит отказываться от него резко и полностью.
Пусть сейчас нет возможности встретиться и всем вместе сыграть в какую-то деловую игру, однако вполне можно пригласить лектора с интересной коллективу темой лекции на 30-40 минут в режиме онлайн. Пусть в какой-то момент будет не до корпоративов, однако в субботу вполне можно организовать онлайн-бар, куда «можно со своим» в отличие от обычного питейного заведения. Вам в помощь «11 способов развлечь и сплотить команду «на удаленке» [Marketing.by, 2020].
Если в компании была традиция поздравлять сотрудников с Днем рождения, а старожилам и юбилярам давать денежную премию, руководству желательно изыскать возможность и ресурсы сохранить данный ритуал. Такая забота и внимание способны серьезно поддержать моральный дух коллектива даже в самых непростых обстоятельствах.
И, конечно, социально-психологические аспекты удаленного взаимодействия тесно взаимосвязаны с тем стилем руководства, который практикуется в компании. Выше мы уже сказали о том, что в дистанционном режиме применение привычных способов контроля затруднено, а сам факт нахождения возле компьютера еще не гарантирует хорошую работу.
В то же время, если человек предпочитает все операции, не требующие взаимодействия с коллективом, выполнять ночью, пока домочадцы спят, и никто не просит его более мощный компьютер во временное пользование, лучше дать ему такую возможность. А также возможность выспаться утром после бессонной ночи и приступить к работе после полудня.
Само собой, следует понимать желание людей воспользоваться таким нежданным бонусом, как выкроить немножко времени для себя посреди рабочей недели. Тем более что все эти нервотрепки, связанные с пандемией, не добавляют людям здоровья, а профилактика выгорания стала весьма актуальной задачей.
Так, если раньше для похода к врачу или нотариусу нужно было отпрашиваться с работы, а для похода летом на пляж – выдумывать что-то посолиднее, почему бы не выделить сотрудникам несколько дневных часов для решения их дел? Разумеется, с условием четкого выполнения всех поставленных задач в оговоренные сроки и в соответствии с оговоренными количественными и качественными показателями.
Согласитесь, для очень многих задач совершенно безразлично, в какое время суток они будут выполнены. Сверстать макет, написать письмо, нарисовать диаграмму можно когда угодно, а вот пойти на пляж можно только днем. ЖЭКи, врачи и нотариусы тоже работают днем, да и погулять с ребенком на детской площадке тоже лучше в светлое время суток. Как говорится, работа никуда не убежит, если ты покажешь радугу детям, а вот радуга не станет ждать, когда ты закончишь работать.
Будет гуманно, и еще один плюсик в карму начальника, если он понимает все эти нюансы и требует не сидения возле компьютера ради сидения, а ориентирован на конкретные результаты работы. Присутствие «от и до» логично сегодня разве что для службы техподдержки, когда клиенты позвонить могут в любой момент и желают получить ответ как можно быстрее.
Как видите, эффективное взаимодействие в команде в удаленном режиме полностью возможно, хотя в первой половине 2020 года многим бизнесменам такой вариант казался неприемлемым в длительной перспективе. Как образно высказался в мае 2020 года один бизнесмен: «Чтобы тренировать команду и вести ее к победе, тренеру нужно видеть на поле каждого игрока, а не только получать от него отчеты о ежедневных тренировках по электронной почте» [В. Хмельницкий, 2020].
Насколько корректна приведенная аналогия и стоит ли в принципе сравнивать физическую и умственную деятельность с одинаковых позиций? Оставим ответ на этот вопрос на усмотрение читателей. От себя заметим, что мы рассматривали «удаленку» исключительно в контексте профессий, связанных с интеллектуальной деятельностью. И нигде не давали рекомендации, как перевести в дистанционный режим строителей, токарей, слесарей и фрезеровщиков, хотя чисто гипотетически какой-нибудь компактный деревообрабатывающий станок вполне поместится даже в однокомнатную квартиру.
Итак, мы рассмотрели общие принципы взаимодействия в команде в удаленном режиме. И уже поняли, что основой успеха являются правильно налаженные коммуникации, причем в дистанционном режиме они имеют свою специфику и обретают особое значение. Освоить искусство общения в совершенстве вам поможет наша программа «Лучшие техники коммуникаций».
Мы желаем вам интересной работы, дружелюбного коллектива и теплых рабочих отношений независимо от того, трудитесь вы сейчас удаленно или идете, едете, спешите на любимую (надеемся!) работу каждое утро. И в завершении статьи просим ответить на один вопрос по сегодняшней актуальной для большинства людей теме:
