Как все успеть? Этим вопросом задается каждый современный человек. Принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом. Но можно научиться ежедневно экономить час времени и оставаться неудовлетворенным, если выбрано неправильное направление вашей жизни в целом. Поэтому прежде чем экономить время, задайте себе вопрос: «В правильном ли направлении я действую?»
Простые инструменты управления временем
Политик и ученый Бенджамин Франклин разработал пирамиду, которая представляет собой систему планирования как глобальных, так и ежедневных целей. В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Осознание своих сокровенных ценностей требует глубокого самоанализа. У каждого человека они свои. Кто-то в основу пирамиды положит богатство, а кто-то – помощь другим, известность, власть или семью.
Определив свои ценности, как основу, пирамиду Франклина нужно использовать дальше на 5 этажей планирования:
- Глобальная цель. Зачем я живу и каким будет основной результат моей жизни?
- Генеральный план. Он описывает конкретные макроэтапы, сферы деятельности, конкретные факторы для достижения цели.
- Долгосрочный план. Включает детализацию конкретных макроэтапов, которые планируется осуществить в течение 5, 3 или 1 года.
- Краткосрочный план. Предусматривает планирование на 1 неделю, 1 месяц или 1 квартал.
- План на день. Планирование в рамках дня.
Правильно приоритезировать дела помогает матрица Эйзенхауэра, которая разделяет все задачи на 4 группы:
- срочные и важные;
- важные и не срочные;
- не важные и срочные;
- не важные и не срочные.
Люди часто концентрируются на важных и срочных делах, что показывает узкий диапазон их планирования или отсутствие планирования вообще. Такие люди всегда спешат и ничего не успевают, они раздражительны из-за постоянного состояния стресса.
Если человек достаточно хорошо планирует свое время, то большинство дел будут находиться в графе «Важные и не срочные». Выполнение этих дел позволяет спокойно и уверенно достигать своих целей, предотвращая возможные кризисы.
Не важные и срочные дела – это дни рождения знакомых дальнего круга, посещение лекций, на которых вы не получаете полезной информации. По большей части, таким делам надо сказать «нет».
Не важные и не срочные дела логично не выполнять, но, как правило, они выполняются незапланированно. Это пустая болтовня с коллегами, видеоигры, просмотр прикольных роликов и т.д. Отслеживайте, сколько реального времени приходится на данную категорию, и подумайте, как сделать ваш отдых более эффективным.
А правильно осуществлять краткосрочное планирование поможет следующий инструмент – метод «Альпы». Следуя ему, необходимо:
- Составить перечень всех задач. Обратите внимание, чтобы вошли также задачи, которые вы выполняете, но не привыкли планировать. Например, приготовление пищи, физические упражнения и другие бытовые дела обязательно включайте в список.
- Расставить приоритет для каждой задачи.
- Определить время выполнения задачи. Прикидывая ориентировочное время, лучше прикидывать в большую сторону, добавляя около 20% времени. Это позволит точнее уложиться в план.
- Определить, какие задачи можно делегировать и кому. Для людей, которым вы делегируете, обязательно проведите тренинг, поясняя, какой именно результат ожидается, и раскрывая алгоритм выполнения необходимых задач.
- Выбрать приоритетные собственные задачи, заняв до 60% своего рабочего времени каждой. Обычно в течение дня могут происходить форс-мажоры, так что 40% оставляем на них. Если вдруг все идет по плану, то выполняем дальнейшие задачи с опережением.
- Оценить свои результаты и перенести невыполненное на другой день. Осознание своих результатов – это основа положительной мотивации.
Теперь же освоим эффективный метод ежедневного планирования. Данный метод разработал известный консультант по продуктивности Айви Ли. Подробно о нем мы писали здесь, поэтому сейчас рассмотрим лишь его этапы:
- Записать 6 самых важных дел на следующий день.
- Определить приоритет каждой из задач.
- Сконцентрироваться на первой задаче, и не приступать к следующим, пока она не будет завершена.
- Выполнив задачу, актуализировать перечень задач, изменив порядок выполнения существующих.
- Добавить новые задачи в список, если вдруг они появились.
- Продолжать последовательно выполнять задачи.
Данный метод выглядит очень простым, но, следуя ему ежедневно, вы сразу заметите прирост своей эффективности.
И еще один метод – Метод «Помидора». Он используется для еще более краткосрочного планирования. Имея перед собой определенную задачу, засеките таймер на 25 минут и это время полностью посвятите задаче. После этого засеките 5 минут перерыва. Это время обязательно посвятите отдыху. После 3-4 итераций работы и отдыха сделайте долговременный перерыв.
Когда перед вами нет четко сформулированной задачи или задача достаточно сложная, то, даже имея выделенное время, не ясно, с чего начать. Время уходит, а «воз и ныне там». Метод «Швейцарского сыра» придет на помощь. Начните с выполнения простых и понятных шагов, которые каким-то образом связаны с вашей задачей. Например, вам надо подготовить мотивирующую речь. Почитайте цитаты известных людей, которые могут навести на мысль, или выберите картинки для раздаточного материала. Запишите свои мысли при выполнении первых шагов, вспомните случаи из жизни, которые связаны с темой выступления. Шаг за шагом вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра. И постепенно задача становится более понятной и выполнимой.
А еще бывает так, что вдруг высвобождается несколько свободных минут, но в голову ничего не приходит. Что бы полезного сделать? Используйте метод «Найденное время». Для этого составьте список дел, на которые вечно не хватает времени, и выполните их при появлении «свободного окна».
Заключение
Итак, список простых инструментов тайм-менеджмента следующий:
- Пирамида Франклина.
- Матрица Эйзенхауэра.
- Метод «Альпы».
- Метод Айви Ли.
- Метод «Помидора».
- Метод «Швейцарского сыра».
- Метод «Найденное время».
Инструментов много, поэтому воспользуйтесь принципом Парето: выберите из них один или два наиболее понравившихся и начните активно использовать. А более глубоко освоить науку управления временем вы можете на нашем курсе «Лучшие техники тайм-менеджмента». Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.
Желаем удачи и до встречи на курсе!
