Поначалу освоение техник тайм-менеджмента не столько экономит, сколько тратит ценный временной ресурс. Это неудивительно, так происходит при освоении любого нового навыка. Поэтому возникает замкнутый круг: для освоения тайм-менеджмента нужно время. А где его взять, если его и так нет? Что делать? С чего начать?
Начните с определения, какая сфера жизни требует упорядочивания. Вы хотите разобраться с беспорядком дома? Вам не хватает времени на работе? Или, будучи студентом, вам нужно срочно готовиться к сессии? Ниже мы приведем по несколько полезных рекомендаций для той или иной сферы жизни.
Тайм-менеджмент для производства
Для оптимизации времени на производстве была разработана система 5С, которая позволяет производить «Точно в срок» (Just in Time). Эта система состоит из 5 этапов:
Сортируйте, а именно:
- проверьте местоположение элементов и оцените их полезность в данном месте;
- удалите ненужные элементы.
Соблюдайте порядок, а именно:
- часто используемые инструменты расположите ближе к рабочему месту;
- обеспечьте легкий доступ к инструментам;
- подпишите места для предметов.
Содержите рабочее место в чистоте, а именно:
- убирайте рабочее место;
- следите за чистотой пола;
- осматривайте инструменты на пригодность.
Стандартизуйте процедуры поддержания чистоты и порядка, а именно:
- разработайте правила, закрепляющие новые методы порядка;
- проверьте, что все знают свои новые обязанности;
- используйте фотографии, чтобы визуализировать новый порядок.
Cтимулируйте поддержание порядка, а именно:
- организуйте тренировки;
- регулярно проводите аудит новых стандартов;
- поощряйте вклад работников в улучшения.
При возникновении проблем определите их причину и измените правила, чтобы избежать повторения.
Тайм-менеджмент в бизнесе
Для тайм-менеджмента в бизнесе хорошо подойдут идеи Брайана Трейси, изложенные им в книге «Тайм-менеджмент»:
- повышайте свою самооценку;
- определите ваши ценности;
- подумайте над вашей миссией;
- планируйте наперед, оглядываясь назад;
- создавайте письменные планы;
- составляйте схемы своих проектов;
- составляйте ежедневные списки дел;
- установите четкие приоритеты;
- выполняйте срочные и важные дела;
- определите ключевые результаты;
- делегируйте;
- концентрируйтесь на одном;
- разделяйте на простые маленькие подзадачи;
- создайте «блоки времени» под разные задачи;
- контролируйте вмешательства;
- делайте похожие дела в одно время;
- выделите определенное время для разговоров по телефону;
- проводите эффективные собрания;
- читайте быстрее, запоминайте больше;
- инвестируйте в профессиональное развитие;
- организуйте свое рабочее место.
Дела, по мере их выполнения, часто занимают больше времени, чем было запланировано. В этом случае поможет система 4Д (4D system), которая предлагает следующую сортировку задач:
- Делегировать (Delegate). Если это важная задача, есть ли кто-то, кому можно ее делегировать?
- Делить и уменьшать (Diminish). Можно ли уменьшить масштаб задачи? Может, работу над 12-часовым отчетом способна заменить часовая консультация?
- Двигать дальше (Delay). Если задача не может быть завершена быстро и не имеет высокого приоритета, отложите ее.
- Далеко и надолго (Delete). Какие будут последствия, есть это не сделать? Вспомните правило Парето 80/20 и подумайте над приоритетом этой задачи.
Есть, конечно, и пятое Д. Пятое Д – делайте!
Тайм-менеджмент в учебе
Высокоэффективные люди учатся всю жизнь. Каковы наиболее эффективные техники? Их не так уж и много:
- Преобразуйте информацию разными способами (нарисуйте майнд-карту, придумайте аббревиатуру для ценных идей, сделайте презентацию).
- Регулярно воспроизводите информацию у себя в голове.
- Упрощайте, то есть разделяйте информацию на маленькие подзадачи.
- Обобщайте и сжимайте информацию.
- Ведите здоровый образ жизни.
И, конечно же, не забывайте себя поощрять. Это поможет вам всегда оставаться в тонусе.
Тайм-менеджмент в быту
Для сокращения времени в быту попробуйте систему Fly Lady или метод Мари Кондо.
Система Fly Lady была создана американкой Марлой Сили для женщин, у которых нет времени, но которым хочется поддерживать свой дом в чистоте (мужчинам же вполне можно рекомендовать все остальные техники и советы из данной статьи и материалы статьи «Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени»).
Создательница системы организации домашних дел Fly Lady, устав от бесконечного беспорядка дома, начала с одной регулярной привычки – мытья раковины на кухне. Раковина стала тем островком чистоты, который мотивировал ее делать дальнейшие шаги по наведению чистоты.
Начните с небольшой достижимой цели, как, например, загрузка посудомоечной машины каждый вечер. И маленькими, но регулярными шагами продвигайтесь дальше, повторяя этот ритуал каждый день. Даже повторять – это уже немало – это формирование новой привычки, выработка нового качества характера. Не забывайте обязательно поощрять себя для сохранения мотивации.
Аббревиатура Fly означает Finally Loving Yourself, что означает «наконец полюбив себя». Идея любви к себе является основной в системе Fly Lady, поэтому каждое утро, прежде чем приступить к работе, надо… наряжаться! В этой системе расписаны утренний ритуал начала дня и ритуал отхода ко сну, чтобы всегда выглядеть на все 100% (рекомендуем посетить сайт Марлы Сили).
Мари Кондо – японский специалист по наведению порядка в доме. Она не просто описывает, какие рутины могут организовать ваш быт, но объясняет, как делать это эстетично и получать удовольствие. Она признает, что организовать рутину часто мешают непредвиденные обстоятельства. Поэтому начните со своих приоритетных задач, а затем дополните их ежедневными рутинами. Это сбалансирует глобальные цели с повседневными задачами. Более подробно о ее идеях можно прочитать в книге «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка в доме и в жизни».
Общие принципы тайм-менеджмента
И в заключение еще несколько общих рекомендаций из области управления временем, которые можно применять абсолютно в любой сфере:
- Приведите себя в ресурсное состояние с помощью здорового образа жизни.
- Сортируйте дела и окружающие вас предметы.
- Двигайтесь маленькими и простыми шагами.
- Найдите или разработайте четкий и простой алгоритм для рутинных дел.
- Держите на рабочем месте только нужные вещи.
- Закрепляйте привычки регулярным повторением.
- Разработайте систему самопоощрения и визуализируйте ваши достижения.
Сейчас разработано много различных направлений тайм-менеджмента. Поэтому не ограничивайтесь нашей статьей, а ищите свои варианты или создавайте собственные. Мы же можем предложить вам в помощь наш собственный курс «Лучшие техники тайм-менеджмента», который научит вас управлять своим временем от А до Я. Желаем удачи!
