Пирамида Минто

Представьте ситуацию: вы идете к начальнику с идеей проекта, которая может перевернуть индустрию и вашу карьеру. Вы открываете презентацию, начинаете рассказ и не видите одобрения на лице начальника. Вам хочется влюбить его в свою идею, но вместо этого вы перепрыгиваете с аргумента на аргумент, а начальник то и дело задает вопрос: «И что с того?»

Вы уже сами забыли, что хотели сказать, путаете даже самое выигрышное предложение… а затем вы просыпаетесь, улыбаетесь и спокойно засыпаете вновь. Ведь вы умеете пользоваться пирамидой Минто, а этот кошмар – всего лишь фантазия.

Если вам хочется такой же уверенной улыбки, а не холодного пота на лице во время выступлений и переговоров, тогда читайте нашу статью.

Что такое пирамида Минто?

Сейчас пирамида Минто – это обыденный инструмент из сферы консалтинга, который поможет лаконично представлять свою мысль собеседникам, делать обсуждения короче и результативнее. А в середине прошлого столетия это была новаторская система, основанная на особенностях человеческого мышления и памяти. Ведь среднестатистический человек не способен одновременно держать в уме более 3-7 элементов, но с запоминанием могут помочь образы, структурированные в уровни.

Соответственно, чтобы четко и ясно донести мысль, необходимо правильно построить подачу информации, что никак не зависит от личностных качеств или навыков человека. Задача состоит в создании пирамиды озвучиваемых идей. Например, читатель лучше воспринимает текст, а слушатель – выступление, если каждая мысль, каждая идея тесно связаны друг с другом логикой и при этом выстроены по принципу иерархической пирамиды – от общего к частному. Проще говоря, человеку всегда важно сперва уяснить, что до него хотят донести, а затем уже погружаться в подробности слой за слоем.

В этом и состоит принцип пирамиды Минто: привлекать внимание, создавая захватывающую историю, которую будет легко запомнить и понять. И основа состоит в том, чтобы сразу начинать с сути и затем направлять аудиторию вниз по логической пирамиде. Этот метод применим к любому типу документов (будь то электронное письмо, короткая памятка или многостраничный отчет) или выступлению перед внутренней или внешней аудиторией, независимо от сферы и языка.

Вот и мы перейдем от сути к последующим уровням объяснения темы.

Почему пирамида Минто так называется?

Когда говоришь о комплексной и важной теме, бывает сложно вовремя подобрать нужные слова. И с этой проблемой сталкиваются не только новички, но и профессионалы, глубоко погруженные в свою сферу. Одни могут потерять мысль от страха и неопытности, а другие – заговориться и часами рассказывать об изучаемом предмете, но слушатели так ничего и не поймут.

Эту особенность еще в 1960-е годы заметила Барбара Минто, ее зоной ответственности в компании были деловые документы, где она и обнаружила хаотичное изложение мыслей в письмах даже самых компетентных сотрудников.

Минто – первая в истории женщина-консультант McKinsey, международной компании, которая занимается управленческим консалтингом для коммерческих, правительственных и некоммерческих организаций. И спустя годы она предложила свой авторский способ сделать коммуникацию убедительной и понятной – способ пирамиды. Метод обучения структурному мышлению был запатентован и отработан на тысячах выпускников бизнес-школ, консультантов и бизнесменов.

В 1970-х годах издательство McKinsey & Company выпустило книгу Минто «Принцип пирамиды», а Барбара стала отвечать за подготовку новых сотрудников компании, создавая из них профессиональных консультантов. Сейчас по данной технологии проводятся корпоративное обучение и онлайн-курсы, перевыпускаются книги и выходят рабочие тетради и подкасты [Barbaraminto, 2023].

Правила применения пирамиды Минто

А теперь давайте погрузимся в золотые правила, сформулированные и многократно проверенные Барбарой Минто. И вот один из главных лайфхаков, который сразу меняет подход к привычному созданию текста – не записывать сначала все хаотично и уже затем пытаться распределить информацию в какой-то логике.

Дело в том, что как только все будет написано, откорректировать это уже не получится, потому что вас будет устраивать и логика, и содержание, несмотря на всю сумбурность изложения. Поэтому подходить к созданию текста нужно последовательно, тогда информация будет соединяться логической цепочкой, которая будет прослеживаться всеми, кого коснется документ или выступление.

Для новичка задача может показаться сложной и непонятной, поэтому рекомендуем сконцентрироваться на трех основных советах, которые помогут построить пирамиду из трех уровней:

1. Вам нужно понять, каков будет предмет внимания. Чаще всего для этого необходимо выбрать, какую проблему вы планируете решить и какие способы хотите для этого использовать.
2. На втором уровне важно обсудить, как сейчас обстоят дела с проблемой – решается она как-то или нет, какие существуют трудности.
3. На третьем уровне подразумевается выявление неразрешенных вопросов.

Подобных ярусов в пирамиде может быть неограниченное количество, ведь они будут появляться, пока вам есть что сказать. Однако для небольшого выступления наилучшим вариантом будет выбрать 4 или 5 ярусов.

В основном пирамида строится сверху вниз, а наоборот формировать логику выступления рекомендуется только в том случае, если вы обладаете большим объемом информации. Для этого будет необходимо собрать все аргументы воедино, проанализировать, сгруппировать их в соответствии с логикой, разместить по уровням и тогда уже перейти к выводам.

Однако зачастую не стоит помещать столько информации в свой текст, лучше взять только самое важное и уникальное. Автор методики пишет, что содержание выступления должно соответствовать принципу MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Концепция предполагает, что группы идей должны быть разделенными на части, которые взаимоисключали бы друг друга и в совокупности были исчерпывающими. Сегодня этот термин используется в фирме ежедневно [Mckinsey, 2022].

Показалось, что все просто и логично? Да, так и есть! Но предлагаем погрузиться более подробно в нюансы создания пирамиды. Уверяем, тогда технология покажется еще проще.

Введение

Если вы выбрали нисходящий подход, то в самом начале выступления вам нужно озвучить главную мысль. По сути, это ответ на вопрос руководителя: «Что мы хотим сделать?», что противоречит естественной склонности делать вывод в конце, но сразу дает аудитории понимание содержания текста и вашей позиции.

Почему это важно? Во-первых, это позволит максимально эффективно проводить время со своей аудиторией. У всех постоянно не хватает времени, люди привыкли быстро обрабатывать большое количество информации и становятся нетерпеливыми, когда чувствуют, что кто-то не доходит до сути. Чтобы получить максимальную отдачу, нужно сразу дать понимание по вашей рекомендации действия.

Во-вторых, многие часто мыслят «сверху вниз». Они хотят сосредоточиться на общей картине и не хотят увязать в деталях. А еще люди звучат более убедительно, когда говорят прямо, без долгих подводок и описаний. Иначе будет казаться, что вы колеблетесь и не уверены в своем предложении.

Для правильного формулирования используйте модель SCQA (ситуация или контекст, сложность или проблема, вопрос, ответ):

• О чем вы хотите рассказать? (Контекст)
• Какую актуальную проблему вы поднимаете? (Проблема и закономерный вопрос)
• Как решить эту проблему? (Ответ – это и есть главная идея текста) [Corporatefinanceinstitute, 2022].

Чтобы выступление выглядело не совсем сухо, вы можете дополнить этот раздел историей, которая заинтересует аудиторию, поможет объяснить ситуацию, обозначить проблему и предложить свое видение ответа. Завершить данный блок стоит озвучиванием или повторением главной мысли, чтобы на ней сконцентрировались слушатели или читатели.

Чтобы точнее передать вам данный инструмент, мы постарались создать пример выступления, построенного по модели пирамиды Минто. И вот его первая часть:

«Наши эксперты предложили вариант применять социально-ориентированную деятельность в качестве инструмента для развития школьников, т.к. к нашим экспертам обратились школьные учителя, озабоченные необходимостью создавать отдельные условия для развития гибких навыков у детей».

Читайте продолжение дальше в статье.

Уровень контекста

Теперь, когда основное предложение было высказано, можно погрузиться в суть вопроса и описать текущую ситуацию. Здесь вы можете описать проблему подробнее или рассказать, какие были попытки для ее предотвращения или решения. Но в данном пункте важно адекватно оценивать ситуацию, выделенный вам временной слот и интерес аудитории, т.к. такие подробности могут показаться слушателям лишними. В любом случае все мысли должны быть объединены в более крупные и представлены четко и кратко:

«Социально-активная деятельность – это проведение субботников, шефство над младшими классами, забота о пенсионерах и реализация социальных проектов других направленностей, которые обозначены в воспитательном плане школы. Однако все пункты подобных планов в основном носят только мероприятийный характер, который не влечет за собой особой включенности детей в процесс реализации».

Уровень аргументов

Теперь стоит приступать к аргументации за предложенное вами решение, все доводы обязательно должны относиться к главной мысли и быть представлены по цепочке, которую могут отследить все слушатели или читатели. Всего есть четыре вида логических цепочек, доступных нашему мышлению:

• дедуктивный (главная идея, второстепенная идея, заключение);
• хронологический (вчера, сегодня, завтра);
• структурный (груша, яблоко, банан);
• сравнительный (папа, мама, дети, кошка).

Рекомендуем вам выбрать наиболее понятную вам и подходящую ситуации цепочку и структурировать с ее помощью все свои аргументы, не смешивая при этом сами типы цепочек. А чтобы ваш текст был максимально полезным, держите в голове вопрос: «Что конкретно можно сделать для решения проблемы?»

Если же вам приходится объяснять сложную мысль, то будет полезно спуститься на уровень ниже и доказать каждый из аргументов. Таких уровней может быть много, но не больше, чем нужно для доказательства главной мысли без выходов на второстепенные темы. Для самопроверки подумайте о том, какие еще вопросы возникают после ответа на предыдущий вопрос, или проверяйте текст на других людях, чтобы определить, достаточно ли понятно он сформулирован:

«Тем временем мы понимаем, что социально-активная деятельность может быть полезна школьникам по ряду причин. Подобная работа предполагает работу в команде и учит участников эффективной коммуникации; для занятия дополнительной деятельностью детям необходимо научиться расставлять приоритеты и управлять своим временем; в процессе реализации проектов детям будет необходимо применение креативности и стрессоустойчивости при встрече с внештатными ситуациями; и наконец, данная работа не представляется школьникам скучным и сложным процессом, что привлекает большее количество учеников».

Рекомендации и вспомогательные моменты

Если это необходимо, вы можете добавить вспомогательные элементы под каждый из аргументов. Это могут быть подходящие данные, выводы по этим данным или другая подробная информация

И для того, чтобы быть уверенными, что вас верно поняли, вы можете завершить текст выводами или рекомендациями последующих действий, которые могут помочь достичь необходимого результата. Можно представить, что вы отвечаете на вопрос «Ну и что?» в конце своего выступления или письма и помещаете туда призыв к действию.

«Для более эффективного развития гибких навыков школьников через внедрение социально-активной деятельности эксперты предлагают разработать методические рекомендации с адаптивным описанием конкретных инструментов, которые может использовать педагог для реализации воспитательного плана в школе».

Итак, мы достаточно глубоко разобрали с вами каждый уровень пирамиды, познакомившись с целями и нюансами подготовки каждого текстового блока. Надеемся, что наш пример помог вам увидеть необходимую структуру в построении речи. Теперь перейдем к правилам использования метода.

Принципы использования Пирамиды Минто

В прошлом блоке статьи мы уже познакомили вас с несколькими принципами построения пирамиды, но некоторые из них не настолько очевидны или вообще не воспринимаются как отдельный важный принцип. Поэтому акцентируем ваше внимание на них:

• Все уровни пирамиды должны быть объединены общей мыслью.
• Каждый новый уровень соединяет основные мысли предыдущих уровней. Идеи на любом уровне пирамиды всегда должны быть кратким изложением идей, сгруппированных под ними.
• На первом уровне представляйте информацию, подтвержденную фактами. И эти факты должны быть известны аудитории.
• Лучше, чтобы в каждой группе не было больше или меньше трех идей.
• Все утверждения должны быть обоснованы так, чтобы не возникало новых вопросов.
• Использовать принципы дедукции или индукции. Дедукция – это соблюдение последовательности событий от общего к частному. Индукция – взаимосвязь событий, движение от частных фактов к общему выводу.
• Логические цепочки должны быть построены таким образом, чтобы идеи в одной группе имели одинаковый уровень важности, а уровни друг за другом поглощали друг друга.
• Правильная формулировка проблемы – это важнейший элемент успешности текста. Именно она будет держать внимание аудитории до конца.
• Для поиска вывода и главной сути, которой будет посвящено ваше выступление, двигайтесь по аргументам вверх, а для представления полученных результатов исследования выбирайте рассказ от сути к деталям.
• Для структурирования процесса поиска решения удобно использовать схемы, mind-карты и т.д.
• Для отражения структуры в тексте лучше использовать нумерацию, буллиты, подзаголовки. И даже при подготовке публичного выступления не стоит пренебрегать этим, ведь удобное оформление текста помогает четче выражать мысли во время самого выступления.

Список принципов немал, он требует отдельной отработки и концентрации, чтобы использовать каждый из пунктов. Но, поверьте, они будут очень полезными для вас и вашей аудитории. Ведь слушатели и читатели в любом случае естественным образом будут пытаться группировать ваши доводы и обобщать аргументы – тогда зачем вам терять их внимание? Лучше упростите им задачу и сконцентрируйте их на своих рекомендациях и выводах.

Польза и недостатки инструмента

Принцип пирамиды Минто – это мощный и удобный инструмент для создания повседневных деловых документов: пояснительных записок, аналитических отчетов или успешных предложений. Логично предположить, что этот метод применим в сфере организационного консалтинга, где он был зарожден. Но может ли он пригодиться тем, кто далек от консалтинга?

Конечно, ведь это еще и универсальный инструмент, который позволяет готовить динамичные презентации, вести эффективные переговоры и организовывать продуктивные совещания. И это может спасти многие организации, погрязшие в многочасовых встречах, которые не приводят к нужному результату.

Пирамида может быть применена не только для выступлений, но и для общения. Даже когда вам задают вопрос, вы можете ответить с ее помощью. Например, вместо того, чтобы говорить: «Я обнаружил, что “а, б, в…” и думаю, что мы должны сделать “г”, попробуйте сказать: «Я думаю, что мы должны сделать “г” из-за “а, б и в”». Так же можно, например, формулировать сообщения и публикации в Сети.

Что же касается текста, то масштабные и сложные письменные задания есть не только в консалтинге. Удивительно, но такой достаточно сухой метод может пригодиться даже писателям или сценаристам, ведь он помогает заранее продумать взаимосвязь между идеями, выделить основные и вспомогательные моменты.

Подобное формулирование текстов помогает не только его автору, но и аудитории, потому что стратегии чтения и мышления заложены в сам текст, и слушателю или читателю не нужно упорядочивать мысли самостоятельно. Такое преимущество в том числе пригодится в обучении. Если педагог научится таким образом подавать информацию, то его ученики будут намного быстрее понимать и впитывать знания.

Использование принципов и структуры пирамиды поможет вам повысить качество текста и быть более убедительными, а это повлечет за собой персональную уверенность, что обычно играет немалую роль в принятии решений.

Однако у данной методики также имеются и недостатки, которые нужно учитывать при ее использовании:

• требуется много времени и усилий для создания более качественных текстов;
• из-за сокращений и обобщений существует опасность повторения информации, а это затрудняет формулирование глубокого анализа;
• принцип в основном эффективен для текстов с недвусмысленным выводом или рекомендаций, в остальных случаях формулирование сути будет даваться намного сложнее.

Если же говорить про саму методику, то ее можно сравнить с профессиональным инструментом, который могут использовать отнюдь не все, например, с музыкальной пилой – вроде бы все кажется просто, но в процессе применения может возникнуть масса сложностей. Методика требует зазубривания, постоянного оттачивания и глубокого погружения в процесс использования, но после успешного освоения она выделит вас среди остальных специалистов.

Итак, вот секрет успеха вашего текста:

• определите главную мысль – решение проблемы;
• погрузите аудиторию в ситуацию, укажите на проблему;
• соберите аргументы в поддержку главной мысли и объедините их в группы, следуя логике;
• последовательно излагайте все, что доказывает главную мысль;
• если нужно, объясняйте и доказывайте каждый аргумент по отдельности;
• призовите к действию, суть которого вы описали выше.

Начните следовать этим шагам, и тогда ваши тексты писем и презентаций будут наиболее заметными среди остальных. А более полноценно подготовиться к публичным выступлениям и переговорам помогут наши курсы: «Современная риторика» и «Лучшие техники коммуникации».

Приходите, вам точно понравится! И желаем удачи!

А еще просим вам пройти небольшой опрос по теме статьи: