Лучший способ представить товар, услугу или событие с целью привлечения клиентов, покупателей и зрителей – это презентация. О том, эффективна она или нет, можно узнать по отклику аудитории: если обращения и продажи есть, значит, все сделано правильно, либо наоборот: отсутствуют отклики, значит, материал недоработан. Цена ошибки велика – это потеря времени, лояльности потенциальных клиентов, необходимы новые затраты сил специалистов на поиск проблем неудавшейся презентации и составление новой.
Те, кто с представлением услуг и продуктов имеет дело на постоянной основе, понимают, что лучший способ продать – сделать не просто красивое оформление презентации, а сверстать эффективную структуру, проработать текст, подобрать качественный визуал; в общем, подходят к презентациям системно.
Кстати, презентации для продажи компьютеров, парфюма и игрушек, научной работы отличаются. У них разная целевая аудитория, разные способы коммуникации с публикой (и ее восприятие соответственно), отличаются ожидаемые результаты. Гораздо эффективнее получаются презентации у тех, кто владеет навыками разнообразных коммуникаций, чувствует людей и понимает их запросы. Чтобы овладеть этим искусством, приглашаем вас освоить курс «Лучшие техники коммуникации».
А в нашей статье поговорим о правильном оформлении презентации, о видах, отличиях и особенностях, а также расскажем, как сделать такой ряд слайдов, который с большой вероятностью заинтересует вашу аудиторию.
Настоятельно рекомендуем изучить весь материал, а не пролистывать до практических уроков. Читая статью, вы познакомитесь с основными отличиями презентаций друг от друга в зависимости от вида и поймете, как работать с разными темами.
Что такое презентация?
Итак, презентация (от лат. praesento – представление) – это комплект документов, информационных слайдов, наглядных пособий, предназначенных для представления компании, товаров, услуг, проекта целевой аудитории. Это универсальный инструмент, который помогает:
- стартаперам – привлечь финансирование;
- бизнесу – увеличить продажи;
- производителям – расширить рынок сбыта;
- компаниям – наладить внутреннюю коммуникацию между сотрудниками;
- ученым – поделиться достижениями с миром;
- ученикам и студентам – представить исследовательскую работу на любую тему.
Презентация – это универсальный способ представления чего-либо, но для разных целей ее структура, содержание и способ подачи отличаются. Так, презентация компании и продукта – это совершенно разные наборы слайдов и информации.
Нередкий запрос предпринимателей – это «бизнес-презентация» или «продающая презентация». Откроем тайну: их не существует, потому что за такими презентациями нет конкретики, только конечное желание заказчика – продажа товара или услуги.
Подать туристическую путевку и кольцо с бриллиантами – это совершенно разные методы взаимодействия с аудиторией. Оформление презентации для проекта отличается от реализации готового товара и предполагает показывать весь процесс создания чего-либо, демонстрацию эффективности и пользы от этой работы.
Почему нужно уметь оформлять презентацию?
Знание правил оформления презентации – полезный навык с тех пор, как люди научились презентовать продукты и услуги методом показа слайдов и документов на экране монитора. Наборы информационных картинок могут делать учителя, ученики, менеджеры, управленцы, разработчики программного обеспечения и техники, технологи, предприниматели и т.д.
Обладающий дополнительными навыками специалист конкурентоспособен и внутри компании для сохранения рабочего места, и при поиске нового. В современных реалиях работодатели выбирают преимущественно экспертов, владеющих не только узкопрофильными знаниями, но и прокаченной коммуникацией и прочими soft skills.
Почему презентация полезна:
- быстрое объяснение вопроса, предмета;
- наглядная демонстрация для тех, кто воспринимает информацию визуально;
- структурированный поток информации вместо большого письменного текста;
- при правильном подходе обеспечивает вовлеченность.
Умение работать в PowerPoint, главном конструкторе презентаций, в вакансиях встречается все чаще; это необходимый инструмент не только для маркетологов. Умение работать с презентациями ожидают, в том числе, от менеджеров всех уровней, юристов, бухгалтеров, даже врачей [hh.ru, 2022]
Сейчас время расширять свои умения и возможности. Они увеличивают конкурентоспособность человека при поиске работы, дают бонусы на текущем месте службы. Работодателю не выгодно обращаться к сторонним экспертам, поэтому он отдаст предпочтение штатным сотрудникам, обладающим дополнительными необходимыми навыками.
По словам Олеси Плотниковой, руководителя отдела подбора персонала компании HeadHunter, презентации востребованы везде, где есть необходимость донести информацию до коллег, руководства или партнеров вне и внутри компании. Даже врачи иногда делятся опытом на профессиональных мероприятиях, а рекрутеры в формате презентации дают кандидатам предложение о работе, в котором показывают специфику должности, обязанности и т.д.
Навык стал востребован на удаленке, когда традиционные методы коммуникации перестали работать. Посредством презентации нужную тему или вопрос осветить гораздо проще, чем обычным текстом по почте или телефонным звонком [hh.ru, 2022].
Визуальная грамотность
Знание классификации и способов оформления презентаций относится к визуальной грамотности – важнейшему навыку 21 века, полного технологий и повсеместного использования информации.
Визуальная грамотность – это способность понимать, структурировать и передавать информацию в виде инфографики, наглядных изображений, подкрепленных тезисами. Это не только инструмент, а еще и правило хорошего тона в отношении к тем людям, с которыми эксперт взаимодействует. Если он бесконтрольно употребляет слова-паразиты, говорит нелогично, нескладно, значит, его коммуникация недостаточно хорошо развита. То же касается визуальной грамотности: если у смотрящего презентацию возникают дискомфорт, непонимание того, что ему хотят сказать, значит, коммуникация не налажена, слайды не продуманы в должной мере.
Может возникнуть другая ситуация: спикер отлично ориентируется в теме, но как откроет презентацию… А там формат 4:3, устаревший клип-арт, хотя практическое содержание в порядке. Судя по оформлению, у аудитории может сложиться впечатление, что человек не следит за тенденциями, подходом к составлению наглядной документации, а это может создать впечатление, что спикер невнимателен к мелочам, а значит, может допустить ошибки в работе, не использовать нужный подход и т.д.
Умение правильно оформлять презентации – это мастерство удержания и управления вниманием зрителя. По сути, оно направлено на сортировку информационного поля и вычленение из него нужных данных. Так, при рассмотрении когнитивистики, одни подчеркнут способность к последовательному рассуждению, другие – мастерство и как человек находит необычные походы к решению обычных и нестандартных задач, хотя само определение включает в себя и первое, и второе.
Последовательность и красота слайдов – это индикатор способности составляющего презентацию вычленять нужную информацию, дополнять и представлять ее публике. Этот навык многие HR считают базовым для сотрудников разных профессий.
Какие бывают презентации?
Как уже было сказано, в зависимости от цели требования к оформлению презентации отличаются. Какой-то единой классификации презентационных документов не существует. В целом их можно разделить на несколько групп по типу слайдов и картинок на них:
- Статичные с неподвижной картинкой и текстом на слайде. Такие презентации могут быть объемными и при этом не тяжелыми, в них удобная навигация – спикер или пользователи сами могут найти нужный раздел, подобно меню и поиску на сайтах, выбирать порядок просмотра листов.
- Анимированные презентации, помимо картинки, содержат минимальную анимацию – переходы света, движущиеся изображения.
- Мультимедийные презентации включают в себя видео- и звуковые дорожки, активные кнопки и прочие интерактивные элементы.
Визуальная часть презентации зависит от ее специфики, и это вопрос которой многие почему-то упускают, поэтому и допускают ошибки в составлении и подаче материала. Немногие понимают, чем, к примеру, маркетинговая презентация отличается от инвесторской.
Давайте разберем основные типы презентаций.
Маркетинговые презентации
Это группа презентаций, конечная задача которых – продажа товаров или услуг. В них важно привлечь внимание потенциального покупателя, заинтересовать и продать. Права на ошибку у маркетолога практически нет, либо огрехи будут дорого стоить заказчику.
В маркетинговых презентациях присутствуют графики, таблицы – ими проще наглядно показать пользу и эффективность продукта, но цифры могут и отсутствовать, а в качестве материалов могут быть использованы только картинки.
Типы маркетинговых презентаций разделим на несколько подгрупп.
Презентация компании
Это имиджевый и коммуникационный инструмент бизнеса, который помогает презентовать фирму партнерам и клиентам, продемонстрировать преимущества и сильные стороны. Презентация компании может включать историю развития фирмы, миссию и ценности, принципы работы, компетенции и направления деятельности, команду, достижения, ключевых партнеров.
Важно не зацикливаться на фирме, а сместить фокус на потребностях клиента, например, показав, как деятельность предприятия сделала жизни клиента лучше. Вот пример такой презентации:
Рекомендации по дизайну: визуальное оформление презентации компании должно соответствовать фирменному стилю, возможно, логотипу или флагу, целостность помогут создать символика, шрифты, цветовая гамма.
Презентация продукта
Представление товаров – важное звено цепочки продаж. Задача презентации – стимулирование спроса и мотивация покупателя к приобретению. Товар находятся в фокусе внимания, ему должно быть посвящено 80% объема слайдов, 20% допускается на представление компании.
В презентации необходимо привести полное описание продукта, раскрыть достоинства, характеристики, технические параметры и прочую ключевую информацию.
Есть несколько стратегий продвижения товаров: через историю клиента, через боль, сторителлинг, через сухие факты и цифры, как делал Стив Джобс. Цель этих стратегий – вызвать у покупателя приятные чувства от решения проблемы или от самого факта приобретения, которые он испытает после покупки. Вот пример такой презентации:
Рекомендации по дизайну: единого правила оформления презентации продукта или товара нет, здесь маркетологам открыт максимальный простор для творчества. Важно использовать качественные фотографии, и чем больше, тем лучше.
Презентация услуги
Продать услугу можно по алгоритму, идентичному продаже товара. Покупателю нужно показать полезность приобретения услуги. Следует раскрыть особенности ее предоставления, а не оставлять блоки мелкого шрифта. В структуру можно включить четыре смысловых блока:
- Выявление проблемы («Хочу купить квартиру»).
- Предоставление решения («Мы поможем, возьмем подбор и оформление квартиры на себя»).
- Закрытие возражений («Я все сам сделаю, мне не нужны посредники» – «Вы потратите уйму времени и не учтете подводные камни»).
- Призыв к действию («Обратитесь к нам, мы поможем сэкономить ваше время, нервы и деньги»).
Презентации услуг чаще встречаются при работе с b2b-компаниями, поэтому в слайды следует включить информацию, убеждающую в надежности сотрудничества, гарантиях для потенциальных партнеров.
Рекомендации по дизайну: ставку на эмоциональность можно сделать в случае, если услуга представляется физическим лицам. Если идет взаимодействие с компанией, лучше оперировать фактами. В презентацию следует включить состав услуги, таблицы, сравнительные таблицы, графики.
Презентация франшизы
Франшизу следует продавать как продукт или услугу, но с более детальным профильным информационным углублением. В ней стоит раскрыть:
- концепцию и бизнес-модель франшизы;
- форматы сотрудничества;
- анализ и прогноз окупаемости инвестиций;
- требования для франчайзи;
- дорожную карту работы.
В презентации также должен быть приведен анализ целевой аудитории, ниши, конкурентов.
Рекомендации по дизайну: упаковка презентации франшизы определяет качество передачи информации и успех продажи соответственно. Здесь действует правило «чем холоднее аудитория, тем глубже детализация».
Иными словами, франшизой сети быстрого питания может заинтересоваться ресторатор с опытом – это условно теплая ниша, человека не нужно погружать в ряд тонкостей, которые он сам знает. Если будущий франчайзи человек, далекий от бизнеса питания, ему потребуется та самая детализация для понимания тонкостей работы бизнеса.
В плане дизайна презентация должна быть оформлена в единой концепции с брендом: цвета, шрифты, стиль. Хороший пример – франшиза сети кофеен Coffe 13: локальные слайды, аналитика, цифры.
Коммерческое предложение и медиа-кит
Коммерческое предложение представляет собой сжатую презентацию с обозначенными конкурентными преимуществами сотрудничества, товара или услуги, а медиа-кит – презентацию услуг из медиа (СМИ, радио, онлайн).
Эти презентации обычно содержат минимум слайдов, потому что чем лаконичнее подача, тем выше шансы на успех, ведь потенциальный покупатель намерен найти нужные данные быстро. При составлении документа следует переходить сразу к сути.
Рекомендации по дизайну: лаконичные цвета и картинки, которые не отвлекают читателя от сути. Шрифты должны быть читабельными. В самой презентации присутствуют только необходимые слайды, без воды и излишеств.
Медиа-кит расписывается как презентация услуг со всеми подпунктами и тарифами, может быть использована информация о СМИ, выгоды для рекламодателя, кейсы. Интересный пример здесь.
Каталог продукции
Как ни странно, каталог продукции и портфолио оформляются по типу презентации и по аналогичным принципам. С помощью этого инструмента можно показывать результаты работы, товары.
В основе каталога или портфолио – фотографии товара или результата оказания услуги, возможно, довольных клиентов. Дизайн должен отображать статусность компании, эксперта, профессионализм и вызывать доверие у целевой аудитории.
Корпоративная презентации
Вторая группа презентаций – корпоративные, используемые для коммуникаций внутри компаний среднего и крупного бизнеса. В большинстве случаев это формальные документы, составленные по регламенту, в котором недопустимы эмоциональность, излишний креатив за рамками концепции предприятияи, поэтому рассмотрим их кратко:
- Презентации для инвесторов – публичные документы, составляемые к какому-то бизнес-мероприятию. Предназначены для привлечения инвесторов, а значит, должны включать информацию о состоянии и перспективах рынка, финансовые показатели за прошлые периоды, данные о реализации стратегий компании, достижениях и клиентов. В основе презентации – инфографика, цифры, таблицы для быстрого и наглядного восприятия.
- Годовой отчет для развития стратегии investor relations – неотъемлемый инструмент. Он составляется ежегодно и публикуется на сайте компании для ознакомления акционерами и инвесторами. Отчет охватывает несколько аспектов деятельности компании, поэтому объем документа может достигать нескольких сотен страниц. Чтобы не перегружать их, следует использовать нейтральные цвета, при этом отчет должен соответствовать брендбуку компании. Чтобы не получился монолит из цифр и информации, следует разбивать отчет на смысловые блоки. Пример отчета от Газпрома здесь, обратите внимание на объем и качество слайдов.
- Презентация для сотрудников (onboarding) помогает уменьшить текучку кадров за счет конкретного оформления корпоративной культуры и ценностей, социальных пакетов и бонусов, распорядка рабочего дня, возможностей развития и обучения и прочей информации, необходимой для сотрудника. Посредством этой презентации компания информирует нового сотрудника о рабочих процессах, его обязанностях, возможностях.
- Брендбук – важный документ, включающий в себя перечень визуальных корпоративных и коммуникационных атрибутов компании. Брендбук оформляет видение компании и создает основу для создания единого узнаваемого стиля. В нем также обозначаются миссия и стратегия компании, позиционирование и стандарты бренда. В брендбуке также может быть гайдлайн – руководство по применению фирменного стиля и символики.
Корпоративные презентации также включают различные отчеты, например, об устойчивом развитии, финансах, но составляются они по утвержденному регламенту и должны содержать только ключевую информацию в структурированном виде.
Инвестиционные презентации
Третья группа презентаций – инвестиционные, направленные на привлечение финансирования.
Презентация стартапа
Оформление презентации для стартапа по шаблону лучше не делать – в данном случае начинающему предпринимателю необходимо показать собственную уникальность, чтобы быть замеченным и оцененным.
Презентация стартапа не должна быть большой – достаточно до 10 слайдов, но в них должна быть максимально сочная выжимка фактов: что за продукт предстоит разрабатывать и продвигать, чем он может быть интересен, когда заинтересует и как быстро окупится. Креативность – обязательное сопровождение презентации.
Презентация инвестиционного проекта
Инвестиционный проект отличается от стартапа наличием реального действующего бизнеса, который уже функционирует, но нуждается в денежных вливаниях для повышения производительности, расширения производственной базы. За основу могут быть взяты правила составления презентации стартапа, дополнительно включены блоки достижений, планов, описания целевых вложений.
Примеры качественного инвестпроекта можно посмотреть здесь.
Презентации научного типа, исследований
Этот тип презентаций используют школьники и студенты, медицинские работники, преподаватели и другие узкопрофильные специалисты, которым не нужно продавать, но необходимо донести пользу проделанной работы. Их главная задача – последовательно представить предмет изучения, показать его динамику, перспективу.
В презентации расписывают предмет исследования, результаты не все, а только основные. Важно продемонстрировать понимание материала [И.А. Сучков, 2017].
Мы привели основные типы презентаций, наиболее часто встречающиеся в практике. Зная базовую типологию, в остальных видах презентации разобраться не составит труда, а их знание – уже половина успеха. Остается все правильно упаковать.
Правила оформления презентаций
Переходим к самому интересному – практическому блоку. Когда с целью презентацией определились, пора оформить слайды.
Первым делом следует понять, в каком формате целесообразно сделать презентацию:
- В виде последовательных слайдов, переключаемых автоматически или вручную человеком.
- В виде видео с голосовым сопровождением.
- В виде Flash для создания аминированных и мультимедийных презентаций с подвижными элементами, активным меню.
- В вине PDF – подходит для статических презентаций, документов.
Наполнение слайдов зависит от формы подачи материала. Если презентация – вспомогательный инструмент для сопровождения рассказчика, в ней могут быть сконцентрированы только картинки с минимумом тезисов. Самостоятельные презентации, например, отправляемые по почте, должны раскрывать суть вопроса.
Структурирование и сбор информации
Ввиду того, что презентация – это способ донести информацию, эту самую информацию нужно на начальном этапе структурировать и разбить на блоки:
- Продумайте, о чем хотите рассказать, соберите данные, проверьте их.
- Обозначьте тезисами основные блоки (структуру), затем расширьте их важными фактами.
- Выделите главное – на чем надо сделать акцент. Курсив это будет или провокационная картинка?
- Определитесь с языком подачи материала. Для этого нужно знать целевую аудиторию, с которой предстоит взаимодействовать.
Основная проблема некоторых докладчиков – неумение структурировать материал. Набросок блоков и расширение их тезисами создает скелет будущей презентации и дает понимание, в какую сторону двигаться, какие изображения, видео и спецэффекты подобрать.
Страх белого листа поможет преодолеть следующий алгоритм:
- Начните с провокации: «Довольны ли вы уровнем своего дохода?», «Чувствуете ли вы себя счастливыми?», «Уютен ли ваш дом?» Такой акцент способен привлечь внимание аудитории и обозначить проблему, решение для которой предложит спикер.
- Раскройте проблему – приведите статистику недовольных доходами, домом, уровнем жизни, а также тех, кто уже вышел из порочного круга.
- Приведите примеры успеха реальных людей.
- Сделайте вывод.
Этот костяк универсален, его можно использовать для большинства презентаций. Важный принцип, который дополнит его – Explain like I’m 5 («Объясни это так, как будто мне 5 лет»). Упрощайте, не используйте сложные конструкции, термины. Представьте, что разговариваете с ребенком, которому нужно объяснить сложную тему.
Теперь переходим к работе с презентацией. Для этого чаще всего используют программу PowerPoint. У нее интуитивно понятный интерфейс, освоить который может любой человек, владеющий Office. Если с подобными программами вы не сталкивались и нужна инструкция, как сделать слайд с изображением и текстом, посмотрите это видео:
Далее несколько важных моментов.
Работа с изображениями
Оформление презентации начинают с титульного листа. В PowerPoint есть шаблоны для первого листа, но лучше их не использовать из-за неуникальности предложенных вариантов.
Лучшие картинки для оформления презентации – этот оригинальные фотографии товара, персонала, клиентов, продуктов работы предприятия и т.д.
Для дополнения слайдов можно использовать картинки, чужие фото, причем легально – загляните на фотостоки. Предостерегаем выдавать фото с этих ресурсов за свои, чтобы не нарушать авторские права.
Правила работы со слайдами
Фото найдены, структура составлена, теперь это нужно перенести на слайды. Придерживайтесь нескольких правил:
- Простое содержание – минимум текстовой информации.
- Структурируйте – используйте маркированные списки, тезисы.
- Выделяйте ключевые слова курсивом или жирным шрифтом.
- Придерживайтесь единой цветовой гаммы и стиля шрифтов на всех слайдах.
- Используйте качественные картинки, фотографии, таблицы и графики.
- Не придерживайтесь образов оформления презентации, старайтесь самостоятельно придумать дизайн каждого слайда, можно даже нарисовать его [com]
- Выравнивайте текст на листе относительно правого или левого края – так он выглядит компактнее.
- Посвятите один из слайдов команде, которая создала продукт – это жест благодарности коллегам и способ повысить лояльность целевой аудитории, которая увидит за продуктом реальных людей.
- При необходимости вставьте видеоролик или аудиодорожку. Важно: они должны быть увлекающими, не длинными, их задача – пояснять или вызывать эмоции. Например, в 2019 году Samsung на презентации новых смартфонов использовали трансляцию эмоциональных кадров, снятых на камеру смартфонов, на огромных экранах на сцене. Необычный ход, потрясающий эффект в зале:
Слайды должны быть информативными, удобно читаемыми. Если графика плохая, человеку придется вглядываться в текст и картинку, но будет ли он это делать, тратить свое время? Скорее всего, нет. Рисковать вниманием – непозволительная роскошь.
Примеры качественных презентаций в разных стилях есть в Note & Point, а в Pinterest можно посмотреть варианты готовых презентаций и сделать свою.
Финальный слайд
Как завершить презентацию и чем заполнить последний слайд? Есть два варианта:
- Перечисление источников, используемы для составления материала. Вариант подходит для деловых презентаций и бизнес-документов.
- Благодарность за внимание аудитории – вариант для презентаций, предназначенных для аудитории, которой не требуется излишняя официальность.
Слайд, который содержит вывод о продукте, услуге, вопросе презентации, не следует делать последним [Центр внешкольной работы «На Сумском», 2022]
Где сделать презентацию?
Необязательно устанавливать на компьютер программу для создания презентаций – гораздо удобнее использовать онлайн-сервисы:
- Microsoft PowerPoint в версии веб доступен бесплатно. Он по праву считается одним из лучших – самое широкое распространение, большой выбор инструментов редактирования, шаблонов, палитр, шрифтов.
- Apple Keynote – программа для презентаций с богатым инструментарием и набором идей. В сервисе можно работать коллективно, однако подходит только для iOS-устройств и Mac.
- Google Slides – сервис для создания презентаций, подходящий для работы в командах через Интернет, а редактировать и сохранять презентации можно офлайн.
- Canva известна владельцам смартфонов на всех типах платформ. В бесплатной версии набор функций ограничен, для серьезных презентаций необходима подписка.
Вдохновиться интересными идеями оформления, чтобы сделать презентацию с эффектом «вау» можно здесь.
Программы для создания презентаций – это только инструмент. Даже самый хороший шаблон можно испортить избытком информации, подбором неправильного шрифта или несоответствием стилистике брендбукинга. Следуйте предложенным правилам, помните о цели создания презентации, целевой аудитории, полезности информации и действуйте.
Подведем итог
Чтобы улучшить навыки работы с оформлением презентаций, рекомендуем скачать несколько книг для прокачки скиллов:
- Робин Уильямс, «Дизайн. Книга для недизайнеров».
- Карстен Бредемайер, «Черная риторика. Власть и магия слова».
- Гарр Рейнольс, «Презентация в стиле дзен».
Это примеры литературы, направленные в первую очередь на развитие коммуникативных навыков.
Освоить эти техники быстрее и уже в течение ближайших недель внедрять их на практике вы научитесь на программе «Лучшие техники коммуникации». Приглашаем вас на обучение, которое поможет достичь новых высот не только в профессиональной жизни, но и в общении с окружающими, родными и близкими.
Дерзайте!
А в заключение предлагаем пройти небольшой тест на закрепление материала статьи:
