Наверняка вы бывали на таких совещаниях: начальник просит идеи, два человека пытаются что-то предлагать, а остальные просто-напросто спят. Затем какая-то из идей принимается, но большинство не понимает сути, и, как следствие, не готово включаться в работу.
Такие ситуации встречаются в любой сфере, на работе и в личной жизни (например, на семейном совете). Если вам не хватает посредника для групповых обсуждений, решения сложно принимаются, а мотивация окончательно ушла, то фасилитация – решение для вас. И если вам показалось, что она подходит только для групп людей, то спешим вас заверить – для самостоятельного применения ее техники также пригодится. Давайте разбираться!
Что такое фасилитация?
Простыми словами – это процесс, когда специальный человек облегчает и направляет групповую коммуникацию с помощью разнообразных инструментов ведения дискуссии. Он организовывает пространство, позволяет выслушать всех и помогает выбрать наиболее подходящее решение.
Цель фасилитации – найти верный метод, который позволит группе работать созидательно и результативно. Один из главных секретов фасилитации в том, что наиболее эффективными являются те решения, которые люди могут выработать самостоятельно и которые оказывают влияние на них самих [М. Вилкинсон, 2012].
Фасилитация несет в себе ценности неформального образования, такие как добровольность, особая и равная среда, ориентация на группу и ее опыт, отсутствие внешней оценки [А. Фельдман, 2018]. Это вовлекающий и безопасный процесс, в котором каждый становится равноправным участником, а это повышает мотивацию и улучшает итоговый результат.
Кто такой фасилитатор?
Зачастую это внешний специалист из бизнеса, консалтинг-сферы, но может быть и внутренний сотрудник компании, устраивающей фасилитационную сессию, готовый принять на себя нейтральную позицию во взаимодействии.
Однако с распространением разнообразных курсов по подготовке фасилитаторов в «чистом виде» таковых стало появляться больше. При том и тот, и другой варианты одинаково приемлемы, ведь специалист по время сессии занимает не одну роль, а несколько:
- мотиватор – чтобы помочь участникам найти личный смысл в дискуссии;
- модератор – чтобы логично вести группу от этапа к этапу и сохранять эффективность;
- медиатор и миротворец – чтобы построить максимально открытую среду для обмена идеями, находить различия и сходства, использовать их для поиска консенсуса;
- вопрошатель – чтобы анализировать комментарии участников и формулировать вопросы, направляющие дискуссию в продуктивное русло;
- предсказатель – чтобы вовремя улавливать напряжение и усталость и предотвращать сложное поведение участников;
- хвалитель – чтобы поддерживать участников за усилия, прогресс и результаты.
Главная же позиция, которую занимает фасилитатор, – нейтральная, он не берет на себя принятие решений, не обучает группу, а лишь помогает участникам идентифицировать проблемы и принять решение с помощью конструктивного обсуждения. Он может быть экспертным в обсуждаемой теме, иметь широкий опыт решения подобных вопросов, но он не вмешивается, а ведет группу к собственному решению.
Если картинка окончательно не сложилась, то узнайте, чем занимается фасилитатор, из первых уст:
Сейчас это уже существующая и достаточно популярная профессия. И она будет становиться все более актуальной по мере того, как будет появляться все больше кросс-отраслевых и кросс-культурных команд, членам которых непросто понять друг друга [Атлас новых профессий, 2021]. Так мы и подобрались к сферам применения фасилитации.
Сферы применения фасилитации
Мы уже разобрались, что главная функция фасилитатора – модерировать дискуссию таким образом, чтобы ни одна идея не осталась незамеченной. В целом, необходимость применения технологии ясна, но есть ряд условий, при которых следует ее использовать:
- когда есть неопределенная задача, решение которой неочевидно;
- когда для решения задачи нужно ее обсуждение и сбор мнений с нескольких сторон;
- когда нужно собрать мудрость группы и нужна поддержка от большого количества участников [Е. Литвинова, 2021].
Соответственно, фасилитаторов приглашают, чтобы найти новые идеи, принять новую стратегию, договориться разным командам продукта. Например, в случаях:
- совещания по развитию организации и формированию новых проектов;
- сессии стратегического планирования;
- подведения итогов года;
- антикризисных сессий;
- поиска и внедрения новых продуктов и услуг;
- совещания по конкретному продукту;
- разработки корпоративных ценностей, миссии, ключевых показателей;
- ребрендинга;
- решения конфликтов и улучшение взаимодействия.
Еще одна частая сфера применения – Agile-команды, которые сами по себе используют принципы работы, схожие с применяемыми в фасилитации. Но ее инструменты помогают постоянным рабочим командам систематизировать и одновременно упростить все процессы.
Однако работа над проектами – не единственная форма, в которой фасилитация приносит эффект. Самоменеджмент тоже может стать эффективнее, если в нем применять техники фасилитации.
Например, делать графические или текстовые записи во время мыслительного процесса – это тоже элемент фасилитации. Визуализация помогает сконцентрироваться, точнее выразить свои мысли и объяснить их другим. Так можно проще решить собственные внутренние конфликты, взвесить все аргументы и быстрее принять решение.
Индивидуальный коучинг – это тоже своего рода фасилитация, только с коучем ведется работа по личному запросу. Но основные принципы работы остаются неизменными.
Получается, что мы можем проводить фасилитационные сессии с кем-то или наедине с собой, ведь нашим внутренним голосам тоже нужно помогать договориться!
Также вам наверняка знаком эффект социальной фасилитации: присутствие других людей повышает уровень возбуждения человека, улучшая выполнение им простых заданий и ухудшая выполнение сложных [R. Zajonc, 1965]. Если учитывать влияние этого эффекта на нас, то можно осознанно усилить свою продуктивность.
Удивительно, но в педагогике фасилитация также может быть применима (это не так удивительно внимательному читателю, т.к. мы уже писали выше про схожесть с принципами неформального образования).
На данный момент преподавание знаний перестало быть актуальным, т.к. вся информация доступна всем в Интернете. На арену образования выходит педагогическая фасилитация – инициирование и поощрение саморазвития и самовоспитания учащихся в процессе учебной деятельности за счет особого взаимодействия педагога и обучаемого [В. Овчаренко, 2020].
Учителю-фасилитатору теперь нужно сосредоточиться на создании в классе такой атмосферы, которая помогала бы ученикам активно и свободно участвовать в процессе обсуждений – без критики и традиционных властных отношений, включающих оценивание. Работа преподавателя теперь связана с работой терапевта, который не создает человека заново, а помогает обучающемуся развить в себе уже существующие положительные качества [C. R. Rogers, 1969].
В каком-то смысле такой вид фасилитации объединяет групповое взаимодействие и самоменеджмент, т.к. влияет на образование в классе и самостоятельное обучение.
Таким образом, мы видим, что сфера применения фасилитации достаточно широка, что еще и влияет на формы ее использования. И если придерживаться ее принципов, тогда она принесет пользу и поможет продвинуться в решении самых различных вопросов.
Методы фасилитации
Теперь давайте рассмотрим некоторые из инструментов, используемых при фасилитации процессов. Стоит учитывать, что многие из них применяются и в других формах работы, поэтому являются достаточно известными (примерно, как упражнения из йоги перешли в классическую разминку или ЛФК).
Основными методами можно считать следующие:
- работа в мини-командах, она позволяет высказаться каждому и синхронизировать мысли участников, не потратив на это много времени;
- уже упомянутая нами выше визуализация процесса с помощью диаграмм, открытого голосования, ранжирования, ментальных карт, скрайбинга, письменного обсуждения и т.п.;
- мозговой штурм для генерации большого количества свежих идей и суммирования уже имеющихся.
Данные методы являются достаточно универсальными, а в зависимости от цели сессии специалисты добавляют к ним более детальные:
- SWOT-анализ – форма оценки настоящей ситуации для стратегического планирования;
- поиск будущего или форсайт – поиск общей основы для сотрудничества и создания общего будущего всей организации на основании анализа настоящего и учета современных тенденций;
- выход за рамки – отказ от бюрократических процессов, поиск инструментов для усовершенствования бизнес-процессов внутри организации;
- поляризация мнений – использование максимально пессимистичных и оптимистичных прогнозов развития ситуации, возможность высказаться и «выпустить пар»;
- открытое пространство – обсуждение частных вопросов в рамках одной темы, поиск максимального количество подходящих решений.
Также, несомненно, в процессе сессии фасилитаторы используют техники для разогрева участников, переключения внимания, концентрации внимания и удержания работы в рамках установленных правил, чтобы исключить конфликты и групповую лень [Mindtools, 2016].
Конечно же, методов фасилитации намного больше, мы перечислили только наиболее яркие. Но даже если смешивать только перечисленные инструменты, такие «миксы» приведут к разным результатам.
Преимущества технологии
Наверняка вы уже смогли самостоятельно сложить мнение о фасилитации, но мы все же постараемся систематизировать все упомянутое вместе с мнением экспертов и привести максимум аргументов.
И вот главные плюсы фасилитации:
- поощрение демократического способа принятия решений и повышение морального духа команды, т.к. каждый чувствует себя частью процесса;
- возможность понять групповую динамику и поощрять позитивные рабочие отношения;
- возможность разрешать конфликты внутри группы на этапе планирования, облегчая выполнение задачи;
- снижение стресса у интровертных участников;
- экономия времени и ресурсов организации;
- препятствие групповой борьбе за власть;
- вдохновение участников на творческие идеи и решения;
- возможность найти и принять группой лучшее из возможных решений;
- развитие интеллектуального потенциала участников, их обучение эффективной групповой коммуникации;
- создание безопасного психологического пространства в коллективе;
- обмен опытом между участниками.
Еще одно важное преимущество: фасилитация помогает развивать мягкие навыки (как фасилитатора, так и участников процесса). Начальникам однозначно нравится, когда сотрудники демонстрируют гибкость и устойчивость перед лицом проблем, а также способность самостоятельно реализовывать разработанные стратегии [WEF, 2020].
Позитивный подход к обучению в сочетании с лидерскими качествами и навыками генерирования идей гарантирует, что такие специалисты будут в начале очереди на лучшие рабочие места в течение следующего десятилетия [R. Allabarton, 2020]. А участие в фасилитационных сессиях помогает максимально развить данные навыки.
Конечно же, нужно учитывать, что все это работает только при условии, что фасилитатор правильно использует все инструменты и придерживается принципов технологии, а участники не дискредитируют ведущего.
На самом деле, даже самая обычная коммуникация всех сотрудников организации без какой-либо фасилитации может быть полезной, т.к. в рабочее время у них просто могло не быть времени на командную работу. А иногда и желания. Поэтому задача взаимодействовать друг с другом может иметь свои плоды даже без специалиста.
Недостатки технологии
Как таковых, недостатков и критики данной технологии экспертами высказывается достаточно мало. Например, однозначный минус, что у фасилитации есть обратная сторона – эффект социальной лени.
Суть эффекта заключается в том, что люди склонны прилагать меньше усилий при коллективной работе в составе группы по сравнению с выполнением задачи в одиночку. Такая лень более очевидна в задачах, где вклад каждого члена группы объединяется в групповой результат, что затрудняет определение вклада одного человека [S. A. McLeod, 2011].
Хотя решение есть даже здесь – социальное безделье можно ограничить, установив индивидуальную ответственность, поощрив лояльность к команде и назначив отдельные обязанности для каждого члена команды. [R. Hoffman, 2020]
Но у технологии все же есть ряд ограничений, при которых не стоит использовать фасилитацию:
- использование нецелесообразно, когда есть острый дефицит времени для принятия решения;
- у членов команды должны быть развиты базовые навыки коммуникации;
- участникам необходимо быть заинтересованными в принятии решения и реализации поставленной цели;
- у участников должно быть стойкое доверие к фасилитатору и уверенность в его компетентности;
- нет смысла фасилитировать процессы, у которых не будет постподдержки, т.е. все принятые решения не будут реализованы в дальнейшем.
Еще одно важное ограничение – это необходимость менять образ мышления ведущего фасилитационной сессии, ведь он должен оставаться нейтральным лицом и оставлять свою экспертную позицию за бортом.
Понятно, что при приглашении внешнего специалиста этого можно избежать, но если используется внутренний сотрудник, он может столкнуться со сложностями. Например, опытным педагогам трудно принять нейтральную позицию для фасилитации обучения и перестать передавать знания студентам напрямую. Переход на сторону фасилитации трудоемок и занимает немало времени, но иметь такую технологию в арсенале весьма полезно.
Преимущества технологии, очевидно, преобладают, т.к. большинство ограничений можно избежать. А современные тренды говорят, что к фасилитации будут обращаться все чаще и профессия будет все популярнее, т.к. проектный менеджмент стал мультикомандным и глобальным.
Фасилитаторы нужны будут для построения взаимоотношений в компаниях, для настройки продуктов и построения планов по саморазвитию, а эти процессы никогда не прекратятся. Мы рекомендуем вам попробовать принять участие в групповой фасилитационной сессии и применить инструменты у себя в жизни, положительный эффект не заставит себя ждать.
И пусть все упростится! А чтобы закрепить материал статьи, предлагаем пройти небольшой тест:
