Прежде чем мы начнем разбираться, что такое диаграмма Ганта, нужно сказать вот о чем: в мире происходит одновременно очень много разных событий. И на каждом крупном предприятии и в крупной компании в единицу времени происходит масса разных событий. И даже в рамках одного отдельно взятого проекта всегда идет одновременно несколько процессов, которые нужно координировать, синхронизировать и мониторить, потому что от каждого из них зависит успех общего дела.
В конце 19-начале 20 века не существовало тайм-менеджмента в современном понимании, и приходилось изобретать инструменты контроля и визуализации процессов прямо на ходу, исходя из текущих потребностей производства. Сегодня вы можете пользоваться готовыми технологиями управления временем, пройдя нашу программу «Тайм-менеджмент». А освоить самостоятельно любые новые знания вы сможете, изучив программу «Самообразование» и предлагаемые там подходы к обучению. Но вернемся во времена на стыке 19 и 20 столетий и посмотрим, как же решались управленческие проблемы тогда.
Диаграммы как инструмент управления процессами
Считается, что первым, кому пришла в голову идея визуализировать производственные процессы в виде диаграммы, был польский инженер Карол Адамецки (1866-1933), посвятивший значительную часть своей жизни сталелитейной промышленности. В 1896 году он представил научной и производственной общественности так называемые гармонограммы (harmonogram) от слова «гармония». Заметим, что Адамецки является автором идеи гармонии в управлении, которая должна складываться из гармонии выбора, действия и духа.
Свои работы он публиковал на родном польском языке и русском, который выучил за время учебы в Санкт-Петербургском инженерно-техническом университете. Публикаций на английском не было, поэтому идея осталась незамеченной мировой общественностью. Тем не менее, работы Адамецки вызывают интерес до сегодняшнего дня и становятся объектом научного исследования нового поколения ученых [A. Kosieradzka, 2018].
Однако настоящий прорыв в разработке инструментария для контроля производственных процессов произошел в 1910 году. Именно тогда британским инженером и управленцем Генри Гантом (1861-1919) была предложена ленточная диаграмма, призванная решить проблему визуальной синхронизации и упорядочения разных составляющих единого целого.
Разные аспекты применения ленточной диаграммы описаны в работе Ганта Work wages and profits («Труд, заработная плата и доход») [H. Gant, 1910]. Впоследствии автор развил свои идеи применительно к производственной сфере в книге Industrial leadership («Промышленное руководство») [H. Gant, 1916]. Позднее был издан его труд Organizing for Work («Организация труда»), где Гант углубил свои прежние исследования [H. Gant, 1919].
Таким образом, вариант диаграммы, который предложил Генри Гант, нашел признание во всем цивилизованном мире. Диаграмма получила название по имени изобретателя, и по сей день в разных концах света самые разные данные сводят и обобщают при помощи изобретенной более 100 лет тому назад диаграммы Ганта.
Диаграмма Ганта: что это такое?
Диаграмма Ганта (график Ганта) – это ленточная диаграмма, визуально синхронизирующая и наглядно представляющая части единого целого. Как мы уже знаем, диаграмма была предложена британским инженером и управленцем Генри Гантом, чтобы в наглядном виде представить этапы готовности разных видов работ в рамках одного проекта.
Диаграмма Ганта для проекта представляет собой параллельные линии, отображающие один и тот же отрезок времени, но содержащие информацию о разных составляющих проекта. Для наглядности на диаграмме указывают время старта и дедлайн проекта. По такой диаграмме легко контролировать, какой из процессов идет четко по плану, а какой запаздывает и где можно не успеть к дедлайну. Вот как выглядит диаграмма Ганта в самом общем виде:
На всякий случай уточним, что исходные данные для диаграммы – предполагаемые сроки работ, дедлайны и прочее – вы планируете самостоятельно. Условно говоря, диаграмма Ганта отображает стадию проекта согласно заданным вами датам и ориентирам, но не имеет встроенных инструментов для расчета времени, необходимого для проведения тех или иных операций в рамках проекта.
Где применяется диаграмма Ганта?
Сфера применения диаграммы Ганта достаточно широка. Как вы уже поняли, она пригодна для визуализации любых проектов, состоящих из нескольких задач, выполняемых параллельно. Например, на непрерывно работающем производстве одновременно идет процесс собственно производства, отгрузки готовой продукции, получения необходимого сырья или комплектующих для производства, планирования загрузки и конкретной номенклатуры продукции на следующий период.
Воспользовавшись диаграммой Ганта, будет легко увидеть, на какой срок хватает запасов сырья, нет ли проволочек с отгрузкой готовой продукции, и сколько производственных мощностей остаются незагруженными. Такое наглядное представление процессов в виде ленточной диаграммы позволяет быстрее найти узкие места в организации производства и оптимизировать процессы так, чтобы заметно повысить эффективность работы в целом.
В этом плане показательна книга «Цель. Процесс непрерывного совершенствования», посвященная производственным будням одного американского предприятия в начале 80-х годов 20 века [Э. Голдрат, Д. Кокс, 2007]. Герои книги регулярно обращаются к методам визуализации производственных процессов, что, в конце концов, позволяет им вывести предприятие из глубокого кризиса, потому что они, в прямом смысле слова, увидели, что не так в сложившейся производственной цепочке и почему она не отвечает реалиям рынка.
Точно так диаграмма Ганта может помочь упорядочить процессы в IT-компании. Возьмем простой пример: разработку сайта. В самом обобщенном виде подготовка сайта включает несколько этапов: разработка дизайна, верстка, наполнение контентом, тестирование, устранение недоработок. И если верстка возможна только после того, как готов дизайн, то работа над контентом – написание текстов, подготовка иллюстраций и т.д. – вполне может идти параллельным курсом.
Упорядочить и синхронизировать эти процессы поможет диаграмма Ганта: в шаблон вносятся сроки, необходимые для дизайна, верстки, подготовки текстов и иллюстраций, назначаются исполнители и конечная дата, когда нужно сдать готовый сайт. Так будет наглядно видно, к какому сроку нужен дизайн сайта, чтобы его успеть сверстать, загрузить и протестировать. И когда нужно иметь готовые тексы и картинки, чтобы представить заказчику готовый вариант. Далее остается лишь отмечать степень готовности каждого процесса и, при необходимости, принимать меры, если кто-то отстает от графика.
Это лишь некоторые примеры использования диаграммы Ганта. На самом деле, областей применения очень много.
Сферы применения диаграммы Ганта:
- Промышленное производство.
- IT-сфера и телекоммуникации.
- Банковская сфера.
- Строительство и архитектура.
- Торговля и ритейл.
- Сфера госуправления.
- Здравоохранение.
- Наука и образование.
- Творческие проекты.
- Культура и искусство.
Возможно, кто-то удивится, увидев в этом списке сферы науки, образования и творчества. На самом деле, в науке ленточные диаграммы стали применяться намного раньше, чем в промышленности.
Ленточные диаграммы в науке и искусстве
Как же могло так получиться, что диаграмма, похожая на диаграмму Ганта, появилась задолго до появления на свет самого Ганта? Мы вряд ли сегодня получим ответ на этот вопрос, но в научных архивах обнаружена очень интересная карта-диаграмма A New Chart of History, датированная 1765 годом:
Если внимательно присмотреться, вверху можно увидеть линейную временную шкалу, идущую горизонтально. А по вертикали выстроены названия регионов, события в которых разместили относительно временной шкалы:
Таким образом, карта-диаграмма визуализирует и синхронизирует все известные на тот момент исторические процессы в разных частях света. Мы можем увидеть, какие события происходили в начале нашей эры в Америке, Африке, Индии, Китае и т.д. Естественно, процессы описаны в терминологии, принятой по ситуации на 1765 год, когда была издана карта-диаграмма.
Так или иначе, диаграмма позволяет понять, какими сведениями располагали ученые-историки к середине 18 столетия, как представляли себе мировой исторический процесс и какими понятиями оперировали для описания этих процессов. А на этой основе уже можно понять многие выводы, которые встречаются в научных трактатах тех лет. Согласитесь, это все было бы намного проблематичнее, если бы не было такой наглядной синхронизации процессов в виде диаграммы.
Такая синхронизация нужна не только для представления исторических процессов в масштабах мировой истории. Это может понадобиться и на более ограниченных временных отрезках применительно к отдельным культурным явлениям.
Меломаны со стажем, бдительно следящие за творческой активностью любимых музыкальных групп, давно приспособились визуализировать бесконечные смены состава, вызванные творческими кризисами и другими личными проблемами участников, в виде ленточных диаграмм. Для примера можно рассмотреть, как менялся состав любимой многими поколениями группы The Beatles («Битлз»):
Это фактически диаграмма Ганта в чистом виде. Горизонтально расположена временная шкала, а вертикально – задачи и исполнители. Вокал, гитара, ударные – это все задачи, которые выполняются на протяжении всего времени существования группы. Даже не зная историю The Beatles, мы увидим, что Джон Леннон, Пол Маккартни и Джордж Харрисон выступали в группе с момента основания, а барабанщик Ринго Старр присоединился к основному составу в 1962 году.
Причем диаграмма позволяет отследить и ситуации, когда один исполнитель отвечал за две задачи. Например, Джон Леннон пел и играл на гитаре. Точно так можно увидеть случаи, когда у одной задачи было несколько исполнителей. Так, в вокальных партиях The Beatles традиционно были задействованы все основные участники группы.
А вот в группе Scorpions («Скорпионс») ротация кадров на многих позициях происходила гораздо интенсивнее, что вполне логично для 55 лет творческой активности. И без использования ленточной диаграммы даже самые верные фанаты группы, скорее всего, запутались бы, кто и когда сидел у «Скорпионов» за ударной установкой, кто играл на бас-гитаре и пользовалась ли группа когда-либо клавишными инструментами. Однако у нас есть ленточная диаграмма состава группы Scorpions по годам, где все наглядно и понятно:
Если хорошо подумать и подойти к вопросу творчески, диаграмму Ганта можно использовать даже в семейной жизни. Например, если у вас трое детей и все они занимаются разными видами спорта, причем некоторые успевают ходить в музыкальную школу и кружок рисования.
Вы вполне можете построить общую временную шкалу, кто и когда из детей занят на тренировке или в музыкальной школе, и вам будет проще координировать расписание, кого и когда нужно отвести на занятия или забрать домой. И даже в промежутке выделить себе время на поход в парикмахерскую или в ателье на примерку.
В общем, возможности диаграммы Ганта в самых разных сферах жизни, поистине, неисчерпаемы. Остался, пожалуй, только один вопрос: а как построить эту замечательную и полезную во всех отношениях диаграмму Ганта?
Как построить диаграмму Ганта: инструменты и программы
Ввиду достаточно широкой распространенности диаграммы Ганта как метода контроля и визуализации процессов в бизнесе и на производстве на сегодняшний день разработано немало инструментов и программ, позволяющих создать диаграмму под практически любую задачу или комплекс задач. Самый популярный вариант – это диаграмма Ганта в Excel. В принципе, таблицы Excel имеют весь необходимый функционал, чтобы сделать график диаграммы Ганта.
Кроме того, можно найти подробнейшие пошаговые инструкции, как это сделать. Мы отобрали наиболее наглядные и понятные инструкции с демонстрацией всех действий по пунктам, а вы можете для себя выбрать, как вам удобнее воспринимать информацию: в виде обучающего видеоролика с YouTube либо в виде статьи с иллюстрациями. Итак, диаграмма Ганта – как сделать (видеоинструкция):
Кроме того, в Excel можно сделать круговую диаграмму на основе данных, внесенных в таблицу. Это удобно для очень многих сфер деятельности, в частности, для маркетинга и продаж. Вот так выглядит круговая диаграмма Ганта в Excel:
Сделать ее можно, как мы уже упомянули, с помощью встроенных инструментов Excel. Итак, круговая диаграмма Ганта – пример, как сделать, здесь:
Очень толковая статья, как строится диаграмма Ганта в «Экселе», есть на специальном обучающем сайте, посвященном работе с таблицами Excel [exceltable.com, 2020]. Вы получите представление, как строится диаграмма Ганта в Excel + шаблон диаграммы для скачивания.
Помимо этого, доступна диаграмма Ганта онлайн на специализированном сервисе GanttPRO [GanttPRO, 2020]. Этот ресурс дает возможность работать как непосредственно в GanttPRO, так и в более привычных для многих Google таблицах. Если вы предпочитаете работать офлайн, можно диаграмму Ганта скачать в виде шаблона без предварительной регистрации. Вот как выглядит шаблон диаграммы Ганта на GanttPRO:
Далее вам останется лишь присвоить задачам и проектам названия, внести требуемые даты и указать имена исполнителей. Заметим, что предоставляется эта диаграмма Ганта бесплатно.
Независимо от того, какой способ работы вы предпочтете и какой именно шаблон скачаете, принцип построения диаграммы будет везде одинаков. Вертикальные столбцы – это названия задач, проектов и имена задействованных в проектах исполнителей. Горизонтальные строки – это линия или лента времени, в течение которого реализуются задачи и проекты, идущие параллельными курсами, которые требуется синхронизировать.
Вам нужно продумать заранее, сколько времени займет та или иная задача и подзадача, чтобы потом не было путаницы со сроками. Напомним еще раз, диаграмма Ганта не дает инструмента для расчета времени, требуемого для реализации запланированных вами производственных и творческих процессов. К слову, именно на этом обычно и строится критика диаграммы Ганта как метода координации процессов.
Критика диаграммы Ганта
На просторах Интернета можно найти критику диаграммы Ганта за то, что в некоторых случаях она никак не помогает синхронизировать процессы и успеть завершить проект к планируемой дате [А. Лосев, 2013]. Описаны и предпосылки к такому положению дел: срок исполнения по каждому этапу оценивается в пределах 3-7 дней, а этапы имеют линейную зависимость. Другими словами, пока не завершен предыдущий этап, нельзя начать следующий. Таким образом, если в диаграмму внести усредненный срок 5 дней, даже мелкие сбои могут привести к значительному отставанию от графика.
В общем-то, тут стоит вернуться к началу и перечитать функции, которые изначально возлагаются на диаграмму Гранта. Это, в первую очередь, функции визуальной синхронизации и упорядочения разных составляющих единого целого. Рассчитать, сколько времени потребуется на каждый вид работ, нужно самим и заранее, до построения диаграммы. Чем точнее расчет, тем корректнее будет работать диаграмма. Если же возможные сроки исполнения задачи могут отличаться в 2 и более раз, о точности координации процессов речь не может идти в принципе.
Чтобы научиться точно оценивать потенциальные затраты времени на разные процессы, приглашаем изучить нашу программу «Тайм-менеджмент». Далее, на программе «Самообразование» вы научитесь подбирать адекватные инструменты и методы решения под все ваши задачи. В общем, если не возлагать на диаграмму Гранта функции, для которых она не предназначена, в целом ее можно признать очень действенным и эффективным инструментом.
Преимущества диаграммы Ганта
Итак, каковы же преимущества диаграммы Ганта в плане визуализации, синхронизации и мониторинга производственных процессов? Главное преимущество заключается в том, что диаграмма Ганта, в отличие от множества других инструментов, решает сразу несколько задач. Именно так считают многие коучи, продвигающие современные методики повышения эффективности, в том числе Agile-методы (гибкие методы) [M. Gebicz, 2020].
Какие задачи решает диаграмма Ганта:
- Создание комплексного проекта и управление комплексным проектом.
- Поддержание производственного порядка и контроль сроков.
- Отслеживание организационных аспектов и связей между задачами.
- Упрощение управления модульными и составными проектами.
- Представление о положении дел в проекте в любой момент времени.
- Своевременная информация о сбоях в сроках исполнения.
- Общее наглядное представление о проекте в целом.
Последний пункт – общее наглядное представление о проекте в целом –может оказаться весьма актуальным, если структура проекта требует включения в работу новых участников в середине проекта. Им будет легче влиться в процесс, ознакомившись с его ходом на всех предыдущих этапах.
Итак, мы, в общем и целом, разобрались, что такое диаграмма Ганта, зачем она нужна, где применяется и какие функции выполняет. Если вы захотите построить диаграмму Ганта для каких-то своих задач, у вас теперь на выбор есть несколько письменных и видеоинструкций, как это делать. Мы желаем вам эффективной работы на всех выбранных вами направлениях!
