Издание CareerCast провело опрос, в результате которого выяснилось, что 82% работников испытывают стресс на работе, а самой популярной (30%) причиной оказались дедлайны.
Если сроки устанавливает босс, он может не учитывать нужный объём работы или наличие других дел. Но если вы ставите дедлайн самостоятельно, это тоже не гарантирует спокойствия. Людям свойственно недооценивать время на выполнение задачи, поэтому они назначают слишком оптимистичный срок. И в том, и в другом случае вы пролетаете мимо, что вызывает стресс.
В этой статье вы узнаете, как применять дедлайны с пользой, чтобы завершать дела быстрее и не перегорать.
Чтобы не психовать от слова «дедлайн», чтобы успевать выполнять все рабочие и повседневные задачи в срок, приходите на онлайн-программу «Лучшие техники тайм-менеджмента». И хватит уже гореть от пропущенных сроков!
Установите несколько промежуточных дедлайнов вместо одного
Учёные провели исследования [Dan Ariely, 2002] дедлайнов и их эффективности. Они назначили по три задачи трём группам:
- Первой группе дали крайний срок для каждой отдельной задачи.
- Второй группе установили один дедлайн для всех задач.
- Третья группа выбрала собственные сроки.
Группа, которой назначили промежуточные остановки, сработала лучше всех: они реже ошибались и пропустили меньше дедлайнов.
Чтобы окончательный срок не казался таким монструозным, установите время для каждой промежуточной цели. Равномерное распределение сроков по времени также даст вам ощущение прогресса, что в итоге может мотивировать вас на достижение финиша.
Мозг выделяет дофамин в ответ на успешное выполнение задачи. Это вещество мотивирует вас на следующее достижение. Закрыв очередной промежуточный дедлайн, вы уже не будете чувствовать себя уставшим и раздражённым. Наоборот, ощутите удовлетворение и прилив энергии.
Найдите свой рабочий уровень стресса
Не всегда стресс вредный: в умеренном количестве он будет мотивировать вас, а не угнетать.
В 1908 году психологи Роберт М. Йеркс и Джон Д. Додсон открыли закон Йеркса-Додсона [R. Yerkes, J. Dodson, 1908]. Он гласит, что чем сильнее психическое возбуждение, тем более эффективным становится человек. Но после того как вы достигнете определённого порога, ваша производительность начнет снижаться. Чем выше уровень стресса, тем больше вы возбуждены. Это вполне объяснимо: при стрессе в кровь выбрасывается адреналин и кортизол. Эти гормоны помогают быстрее бежать и яснее мыслить. Но когда их становится слишком много или они действуют очень долго, энергетические запасы человека истощаются, и его продуктивность падает.
Для задач разной сложности подбирайте разные уровни стресса:
- Тяжёлые задачи возбуждают сами по себе, поэтому им нужен низкий начальный уровень стресса.
- Лёгкие задачи требуют высокого уровня стресса, чтобы достичь большего возбуждения.
Строгие дедлайны вызывают больше стресса. Поэтому устанавливайте сжатые сроки для простых задач, и более свободные – для трудных.
Установите более срочный дедлайн
Сжатые сроки помогают, если не хватает мотивации начать дело, и вы прокрастинируете.
В исследовании [Meng Zhu, 2018] учёные попросили участников пройти опрос. Одной группе дали на это семь дней, другой – 14. Испытуемые из первой группы провалили меньше дедлайнов, чем со второй.
В другом эксперименте [Meng Zhu, 2018] студентам предложили выполнить срочное задание и получить за это три шоколадки или выбрать задачу с длинным сроком за пять шоколадок. Во втором случае участникам давали много времени, а награда была привлекательней, но большинство предпочло первый вариант. Психологи назвали это эффектом срочности: людям скорее хочется выполнить задачу в короткие сроки, чем в длительные, даже за свой счёт.
Хотя длительные сроки предотвращают ошибку планирования, сжатые дедлайны помогают работать продуктивней за счет эффекта срочности.
Делитесь целями и прогрессом с другими людьми
В 2015 году Ассоциация развития талантов (ATD) провела исследование подотчётности и обнаружила, что если вы отчитываетесь перед одним человеком, это увеличивает шансы достичь цель на 65%. Вероятность успеха возрастает до 95%, если вы встречаетесь с партнёром, чтобы обсудить свои достижения.
Найдите себе партнёра по подотчётности, с которым вы бы могли периодически встречаться, чтобы рассказывать о проделанном и делиться планами. Поддержка со стороны товарища уменьшит стрессовость дедлайнов и добавит мотивации.
Превратите соблюдение сроков в игру
Американский психолог Михай Чиксентмихай в своем выступлении на TED сказал следующее:
«Чтобы войти в состояние потока – когда вы настолько сосредоточены, что даже не замечаете, как проходит время, вы должны найти дело, которое будет достаточно сложным, чтобы вы находили его полезным, но не таким трудным, чтобы уменьшать вашу мотивацию».
Когда мы находимся в потоке, иначе известном как «максимальная когнитивная эффективность», наша мозговая деятельность меняется. В префронтальную кору попадает больше насыщенной кислородом крови.[Yoshida K., 2014]. Этот участок мозга отвечает за сознание и логическое мышление. Когда нам скучно, концентрация кислорода уменьшается.
Некоторые задачи увлекают сами по себе. Но если какое-то дело вызывает у вас зевки – примените к нему геймификацию. Превратите его в увлекательную и мотивирующую игру.
Используйте для этого приложение Habitica. Вы загружаете в него свои планы и отчитываетесь об их выполнении. Программа начисляет за это виртуальные награды или наказания. Ваша цель – прокачивать себя и игрового двойника.
Резюме
Как показали исследования, дедлайны – самая популярная причина стресса на работе. Но этот вред можно превратить в пользу:
- Устанавливайте промежуточные сроки для каждого этапа работы – это поможет сохранить мотивацию.
- Для простых задач устанавливайте сжатые сроки, а для трудных – более свободные.
- Срочные дедлайны заставляют работать быстрее.
- Найдите человека, перед которым вы бы отчитывались о своих успехах.
- Геймифицируйте свои дедлайны с помощью игр на продуктивность.
А как вы относитесь к дедлайнам? Делитесь своим мнением в комментариях!
