Продолжаем изучать самые эффективные техники тайм-менеджмента. В этой статье вы узнаете, как найти дополнительные несколько часов в сутки, почему нужен список To-Don’t, как автоматизировать решения, чем вреден перфекционизм, почему нужно объединять сходные задачи и ещё 5 полезных методов управления временем.
Говорите «нет» чаще, чем «да»
Жить по принципу “всегда говори «да»” означает жить по принципу “забудь про свои цели”. Все просто: вы должны делать только то, что приближает вас к цели, а не делать все. Поскольку время – это ограниченный ресурс, от чего-то приходится отказываться.
Как же понять, на что соглашаться, а от чего отказываться, и как не пропустить уникальную возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить границы и лучше принимать решения. Оно состоит из 2-х этапов:
- Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.
- Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.
Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени
У нас есть много времени, которое мы тратим впустую: очереди, зал ожидания, небольшие перерывы в расписании, поездки в транспорте и пробки.
Если сложить все это, получится 1-3 часа в сутки. Согласитесь, такой резерв не должен пропадать зря. Отнеситесь к нему так же стратегически, как и к остальному времени в течение дня. Вы можете сделать очень много полезного в эти кусочки времени:
- Читайте книги или статьи по вашей специальности;
- Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
- Составляйте планы на день/неделю/месяц;
- Слушайте подкасты;
- Учите слова иностранного языка;
- Просто прогуляйтесь и отдохните.
Автоматизируйте принятие решений
Заставьте свой мозг принимать слишком много решений, и в конечном итоге сила воли будет истощена, вы почувствуете усталость. Что, конечно же, не замедлит сказаться на качестве этих решений.
Чтобы избежать умственного перенапряжения, автоматизируйте решения. Это позволит снизить когнитивную нагрузку и не полагаться исключительно на свою самодисциплину.
Под автоматизацией решения подразумевается то, что вы принимаете его однажды, а затем постоянно следуете установленному алгоритму, лишь изредка меняя его при необходимости. Ниже приведены примеры задач, которые можно автоматизировать:
- Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
- Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
- Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
- Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.
Не переключайтесь
Преимущества многозадачности – корпоративный миф, который развивался с течением времени. Мозг предназначен для фокусировки на одной вещи за раз. Переключение между задачами может иметь разрушительное воздействие на нашу работу и производительность. Особенно это касается тех дел, которые требуют концентрации и вдумчивого подхода.
Воспитывайте в себе привычку фокусироваться на одной задаче за раз. Это значит также, что вы должны бороться с отвлекающими факторами, которые рассеивают ваше внимание.
Хорошим подспорьем в этом деле будет техника Помодоро. Она заключается в том, что вы должны избавиться от всех отвлечений, включить таймер на 25 минут и всецело посвятить это время одной-единственной задаче. Четверть часа – это оптимальное время концентрации внимания на одной задаче для нашего мозга. Этот бесплатный сервис имеет адаптированный под данную технику таймер.
Ешьте слона по кусочкам
У всех нас есть огромные задачи, от которых мы устаем, просто думая о количестве работы, необходимой для их выполнения. Мы прокрастинируем или же занимаемся всякой ерундой, чтобы не приступать к поеданию большого слона. Избежать подобной ситуации можно, поделив большие цели на маленькие задачи с реально достижимыми этапами. Абсолютно любой долгосрочный проект можно разбить на кусочки, которые легко выполняются в течение часа.
Составьте план, выделите промежуточные цели, определите конкретные шаги, а также установите сроки выполнения каждой подзадачи. Этим простым алгоритмом вы мгновенно делаете из пугающей горы кучу щебенки, которую не так уж сложно постепенно перенести в другое место. Дальше просто запаситесь терпением и трудитесь. Ешьте слона по кусочкам.
Работа с календарем
Календарь дел – это дальнейшее, логическое развитие списка дел. В последнем вы записываете, что делать. В календаре вы отмечаете не только что, но и когда (а еще лучше и где) вы это сделаете.
Сделать что-то – это абстракция, ей не хватает времени и места. И календарь помогает превратить идею в реальность: поставив точную дату, вы с большей вероятностью сделаете это. Поэтому, как только у вас появилась новая задача, постарайтесь сразу же записать ее в календарь, иначе высока вероятность, что она будет кочевать из одного списка дел в другой.
Так же, как и рутинные дела, вы должны планировать форс-мажоры. Не загромождайте календарь, иначе потом будете оправдывать невыполненные дела непредвиденными обстоятельствами. Оставьте время для случайностей, которые постоянно возникают в нашей жизни. И если они все же не произойдут, что ж, у вас появится дополнительное время для себя.
Избавьтесь от перфекционизма
Легко быть пойманным в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Однако подобное стремление может привести к тому, что вы будете работать слишком медленно и пропустите все сроки.
Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Вы просто оправдываете отсутствие реальных (пусть и несовершенных) результатов попытками достичь безупречности.
Ваша задача – делать вещи достаточно хорошо. Они должны работать, а не блестеть и сиять. Все остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства.”
Сделайте себе список To-Don’t
В математике существует метод решения проблем, называемый инверсией. Вы начинаете с результатов и раскручиваете цепочку назад, чтобы вычислить исходные данные. Похожий принцип работает и в области тайм-менеджмента.
Предположим, вы хотите повысить производительность. Обычно при этом мы думаем о том, что помогает улучшить эффективность наших усилий. Однако инверсия позволяет взглянуть на проблему с другой стороны: а что же мешает этой цели? Что нужно не делать, чтобы успевать больше?
Задайтесь этим вопросом. Что мешает вам работать продуктивно? Какие привычки, обязательства или нездоровые желания?
А затем создайте список того, чего вы не должны делать – To-Don’t List.
Вот несколько примеров таких дел:
- не заходить в соцсети, как только проснулся;
- не назначать утренние встречи;
- не пить кофе после обеда;
- не говорить «да», если не уверен, что сделаешь это.
- не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания.
Это может быть и что-то более конкретное, например, какими проектами вы не будете заниматься, чтобы не отбирать время у основного вида деятельности.
Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать.
Пакетируйте похожие задачи
Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.
Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.
Например, пакетировать можно такие дела:
- Написать все посты для блога на неделю за один присест;
- Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
- Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
- Выполнить все бытовые задачи в один день.
Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.
Выделяйте время для перезарядки
В современном высокотехнологичном мире легко попасть в ловушку пребывания на связи 24/7. Нам кажется, что мы что-то упускаем, не работая по выходным над сложным проектом. Мы обещаем себе отдохнуть по его завершению, однако там нас уже ждет новое Очень Важное Дело.
Наше тело и ум нуждаются в отдыхе, чтобы функционировать должным образом. Небольшие перерывы во время работы критически важны для поддержания мотивации, концентрации и высокой продуктивности. Если вы пробовали технику Помодоро, то наверняка заметили, что через несколько циклов уже начинает чувствоваться усталость, концентрация ухудшается, а результаты падают. Самое время сделать перерыв минут на 10-15 и отдохнуть. Лучше всего – активно, хотя бы просто пройтись.
Это же касается и более длительных промежутков времени. Отдыхайте хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Вы не потратите это время впустую. Вы сделаете себя более эффективным.
Резюме
Говорите «нет» тому, что не приближает вас к поставленным целям. Используйте периоды вынужденного безделья продуктивно – занимайтесь мелкими делами вроде изучения слов иностранного языка. Автоматизируйте принятие решений и работайте на автопилоте, чтобы сэкономить силу воли для важного. Будьте монозадачны. Разбивайте большие цели на маленькие. Заносите дела не в списки, а в календарь. Работайте не на «отлично», а на «очень хорошо». Сделайте себе список не-дел. Объединяйте сходные задачи в блоки и выполняйте их вместе. И обязательно давайте себе время для отдыха и перезарядки.
