В процессе организации любого рода деятельности (неважно работа это или досуг) время является важнейшим элементом планирования. Время – это константа, ее нельзя изменить, но управлять ею эффективно для достижения лучшего результата можно. Сегодня тайм-менеджмент стал для успешного человека тем, без чего организация занятости просто не возможна.
В тренинге лидерского потенциала, размещенном на нашем сайте, отмечалось, что умение эффективно организовать свое время и время работы подчиненных для настоящего лидера – очень актуальная задача. Существует множество методик и принципов тайм-менеджмента, разработанных на базе экономических законов и успешно применяемых большими корпорациями. Но это не значит, что нельзя научиться эффективно управлять своим временем самостоятельно.
Анализ затрачиваемого времени
Первое что нужно сделать любому лидеру – проанализировать, как он проводит свое время. В таблице ниже приведены основные причины потери времени и рекомендации по его сохранению.
|
Ловушки времени |
Тайм-сейверы |
|
Беспокойство, откладывание дел «на потом» |
Управление процессом принятия решений |
|
Непредвиденные перерывы |
Концентрация, решение одной важной задачи за один раз |
|
Затягивание, создание нереалистичных оценок времени |
Постановка и ежедневная корректировка краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов |
|
Плохая, непродуманная организация |
Использование контрольных перечней и списков дел |
|
Неэффективные встречи |
Самоорганизация, пунктуальность |
|
Микроуправление, которое не позволяет другим расти |
Работа над высокоприоритетными задачами в первую очередь |
|
Выполнение срочных, а не важных заданий |
Правильная организация заседаний и мероприятий (точные временные рамки проведения, точные цели, необходимые участники) |
|
Плохое планирование, отсутствие плана |
Конкретные задачи каждому подчиненному |
|
Отсутствие возможности делегировать часть полномочий другим |
Делегирование части полномочий подчиненным, расширение их участия в процессе принятия решений |
Закон Хофштадтера гласит: «Любая работа всегда занимает больше времени, чем вы планируете на нее потратить, даже если при этом учитывается закон Хофштадтера». Несмотря на свою шуточность, закон довольно метко определяет, как сложно спланировать что-либо. Действительно, анализ затрачиваемого вами времени на те или иные действия не упростит процесс планирования, но сделать его более комфортным поможет однозначно.
Простой план по управлению временем
Начинайте как можно быстрее. Затягивание – одна из самых распространенных ловушек времени. «У меня еще полно времени, успею это сделать потом», – классическая фраза, которую мы так часто слышим от окружающих и… еще чаще от самих себя. Избегая работы над проектом, мы тратим время на мелочные, второстепенные занятия, а не на реализацию самого проекта, что в конце порождает трудности. Американские ученые в области образования пришли к выводу, что основное различие между хорошим студентом и студентом со средними показателями успеваемости зависит от того, как быстро они принимаются за выполнение заданий.
Рутина – часть работы. И с этим нужно свыкнуться. В каждом деле, в каждой профессии есть скучные аспекты, выполнение которых требует механической, рутинной работы. Правильно спланировав ее, вы сможете освободить часть времени для того, чтоб проводить его более насыщенно. Для этого четко определите временной отрезок своего рабочего дня для того, чтобы, например, отвечать на электронную почту или выполнять бумажную работу.
Важные дела – первостепенны. Даже если вы опережаете принятый план, не останавливайтесь пока не завершите работу. Не рассеивайте внимание на мелкие вопросы, не связанные с главной задачей. Растратить приобретенный гандикап легко, а вот снова заработать может и не удастся.
Разделяйте большие задачи. Важные объемные задачи должны быть разбиты на ряд небольших задач. Создавая небольшие, легче выполнимые задачи, вся задача в конечном итоге будет достигнута незначительно, но быстрее. Фрагментарный подход не новшество, его успешно используют многие большие компании, что служит неплохой рекомендацией к применению.
Не прилагайте ненужных усилий. Не зря существует поговорка: «Лучшее – враг хорошего». Усовершенствование требует дополнительных усилий, а ожидаемый результат приносит не всегда. Место для перфекционизма должно быть, но нужно уметь разглядеть задачи, когда его применение необходимо.
Установить время начала и окончания работы. Всегда оценивайте затрачиваемое время. Пусть ваши первые оценки будут далеки от реальных, со временем вы научитесь более тонко определять сколько времени у вас займет та или иная работа. Это повысит эффективность. Это научит распоряжаться временем.
Планируйте свою деятельность. Планировать свою занятость с умом вам помогут многие подручные средства. Это могут быть графики, специальные календари, ежедневники. Многие интернет-сервисы также предлагают набор специальных офисных средств, которые поспособствуют в управлении временем.
«Большая картина»
Представляйте себе то, что хотите достигнуть в долгосрочной, глобальной перспективе. «Большая картина» вашей деятельности должна всегда быть в уме. Планируйте свою занятость с учетом перспектив, целей, которые перед собой ставите. Хотите быть успешным лидером? Познакомьтесь со всеми людьми, которые работают вместе с вами. Развивайте коммуникацию. Интересуйтесь другими сферами (например, техникой продаж или маркетингом), общайтесь со специалистами в этих областях. Ответственно подходите к проводимым в компании тренингам и коучингам, стараясь постигнуть максимум. Уделяйте время самообразованию, читайте, знакомьтесь с последними разработками и новинками в области, в которой вы работаете. Это поможет планировать деятельность более эффективно, применять свои знания и быть эффективным.
Отзывы и комментарии
Своим мнением относительно тайм-менеджмента и предлагаемых методик управления временем вы можете поделиться, воспользовавшись формой для комментариев ниже. Если хотите пройти полноценный тренинг управления временем онлайн – обратите внимание на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».
