ПрограммыКурсыБлогКнигиPRO
Войти
Блог о саморазвитии

Как создать свою систему для любой деятельности


Одним из лучших способов сэкономить время в любой деятельности является создание системы для нее. Ее преимущество в том, что автоматизировав и оптимизировав работу, вы становитесь более продуктивным и получаете больше времени на другие важные для вас задачи.

Система — это метод, процедура или рутинный процесс, который создается для выполнения повторяющейся деятельности при помощи стратегии. Системы позволяют управлять своей работой и жизнью более эффективно.

Вот несколько сфер жизни, для которых можно создать собственную систему:

  • Систематизация финансов.
  • Систематизация здорового питания.
  • Систематизация задач для ведения блога.
  • Систематизация уборки дома.
  • Систематизация утренней и вечерней рутины.
  • Систематизация обработки электронной почты.
  • Систематизация рабочих задач.

Следующие пять шагов позволят вам создать собственную систему почти для любой деятельности.

1

Проведите инвентаризацию

Начните с определения действий, которые вы регулярно предпринимаете, как дома, так и на работе. Проанализируйте свой день и взгляните на все дела, которые составляют ваше ежедневное расписание. Например: утренняя подготовка к работе/учебе, подготовка детей к школе, поездка на работу, ответы на электронные письма и телефонные звонки, написание отчетов, вечерняя пробежка, приготовление ужина, написание поста в блоге, маркетинг вашей книги и т.п.

Перейдите к списку конкретных дел для выбранного пункта и спросите себя следующее:

  • Как вы делаете это сейчас?
  • Считаете ли вы, что делаете это максимально эффективно?
  • Где вы теряете много времени?
  • Где вы теряете деньги?
  • Какие действия вас больше всего расстраивают?
  • Что не делается в настоящее время так быстро, как может?
  • Что нужно оптимизировать?

На основе своей инвентаризации, выберите одну деятельность для систематизации.

2

Проанализируйте, чем на данный момент занимаетесь

Выполняйте действия, которые вы хотите систематизировать, используя обычную процедуру (то есть ведите себя, как обычно). Документируйте процесс, записав все из следующих действий:

  • Какие шаги вы предпринимаете?
  • Какие инструменты вы используете?
  • Где «узкие» места (где теряется время, постоянно происходят проволочки, что-то идет не так)?
  • Что вас разочаровывает?
  • Сколько времени требуется для завершения этой деятельности?
  • Сколько это стоит?
  • Какие результаты вы получаете?

После этого просмотрите полученный документ и изучите его.

3

Спланируйте новый процесс

Система, как мы указали ранее — это процесс, который вы создаете для оптимизации задач и повышения эффективности. Взгляните на свой документ и деятельность, которую хотите оптимизировать, и задайте себе следующие вопросы:

  • Какого результата вы хотите достичь, занимаясь этой деятельностью? Какой цели вы пытаетесь достичь? Каков идеальный результат?
  • Все ли шаги, которые вы предпринимаете, являются необходимыми? Можно ли некоторые из них устранить?
  • Вы выполняете шаги в наиболее эффективной последовательности? Получились бы иные результаты, если бы вы изменили порядок шагов?
  • Как это все можно сделать быстрее?
  • Можете ли вы создать чек-лист, диаграмму, ментальную карту или сценарий для этой деятельности?
  • Можно ли автоматизировать некоторые шаги или весь процесс? Есть ли программа, которую можно для этого использовать?
  • Можно ли делегировать некоторые шаги или весь процесс?
  • Нужно ли обновить инструменты, которыми вы пользуетесь?

Теперь запишите свою новую систему, подробно перечислив каждый шаг.

4

Выполняйте план

Когда у вас будет план, его тут же нужно приводить в действие. Возможно, вам предварительно понадобится помощь других людей, нужно будет приобрести программное обеспечение или обновить инструменты.

Настало время запустить процесс и протестировать его работу. Проведите его и обратите внимание на полученные результаты. Задайте себе следующие вопросы:

  • Получили ли вы желаемые результаты?
  • Что работает?
  • Что не работает?
  • Сколько времени вы сэкономили?
  • Сколько все это стоит? Учитывая результаты, эффективна ли система?
  • Вы достигаете своей цели самым простым способом?
  • Есть ли пробелы в процессе?
  • Можно ли еще оптимизировать процесс?

Внесите необходимые корректировки и изменения. Обновляйте свою систему, пока не получите желаемые результаты.

5

Непрерывно совершенствуйте систему

Следить за своей системой стоит постоянно, потому что в мире, который быстро меняется, она может так же быстро устаревать. Всегда спрашивайте себе, нужны ли улучшения.

  • Система работает так, как должна?
  • Можете ли вы снизить стоимость системы?
  • Можете ли вы сделать систему еще более эффективной?
  • Можете ли вы упростить систему, чтобы получать лучшие результаты?

Настройка системы всегда требует инвестиций времени. Но изначально потратив его больше, чем тратите привычно, вы в конечном итоге значительно его сэкономите. И минимизируете влияние операционного стресса.

Желаем вам удачи!