Личные и рабочие дела имеют одно неприятное свойство: они копятся. Это приводит к разным последствиям. Например, у вас может быть одно дело, которое вдруг прерывается еще двумя. Что делать? Откладывать первое и браться за них? И если так, то как в этом случае вернуться и доделать первое?
Незавершенные дела накапливаются и погружают нашу жизнь в хаос. Очень трудно последовательно выполнять все свои задачи. Нужна простая и эффективная система, которая наладит все винтики и позволит разгрузить мозг. Для этого вам может пригодиться канбан.
Канбан — это система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Персональный канбан — система организации своих дел, позволяющая эффективно и в срок их завершать. Лучший персональный канбан — визуальный. С его помощью легко и эффективно можно разобраться со своими задачами.
Он очень похож на систему GTD Дэвида Аллена. Он состоит из контейнеров (или колонок) пунктов дел на разных стадиях завершения. Вы можете классифицировать различные типы действий, используя цвет или разные линии. Таким образом, можно видеть задачи в их контексте.
Есть два принципа персонального канбана:
- Визуализировать свою работу.
- Ограничить свою работу в ходе выполнения.
Как это можно сделать? Для визуализации запишите все свои действия на стикерах. Затем вы можете перемещать их по диаграмме рабочего процесса, созданной на доске. Вы также можете использовать стикеры разных цветов для визуального отображения различных групп действий.
Самый простой канбан состоит из трех колонок:
- Список дел (To Do)
- Дела в процессе выполнения (Doing)
- Сделано (Done)
Более продвинутые варианты включают большее количество колонок. Те, кто их используют, добавляют особые функции, что помогает эффективно браться за большие проекты. Советуем вам первым делом освоить простой канбан, а затем переходить к более сложному.
Расширенный персональный канбан может включать до девяти колонок.
Цели
Эта колонка поможет держать ваши цели прямо перед собой. При этом они наглядны и физически осязаемы. Того, что не записано, не существует. Это правило как нельзя лучше работает в отношении целей.
Проекты
Данная колонка предназначена для тех проектов, к которым вам нужно прийти или о которых не нужно забывать. Удержание их в поле зрения помогает быстрее добраться до них. Когда будете готовы начать проект, то можете «использовать бегунки», то есть перемещать его во времени.
Резервные дела
Это дела, которые могут стать важными на каком-то этапе вашей жизни. Можете сегментировать их по времени и выполнять, когда появятся свободные часы.
Обучение/улучшение
Здесь будет все, что связано с обучением и улучшением жизни. Сюда же можно записывать абсолютно любые идеи из этой области. Вы можете вписывать название книг и курсов, чтобы вернуться к ним, когда будет свободное время.
Готово/в ожидании/на этой неделе
Эта колонка предназначена для дел, требующих внимания на этой неделе. Они должны быть в вашем сознании. Когда эти элементы созреют для действия, переместите их из колонки «Резервные дела» прямо сюда.
Помните второе правило персонального канбана и ограничьте свою работу. Стремитесь к тому, чтобы количество элементов в этой колонке не превышало 5-6 единиц. Большее количество дел может морально подавить.
Сегодня/действие
Эти пункты требуют немедленного внимания. В своем ежедневном планировании просмотрите колонку «Готово» (5) и выберите те, которые можно переместить в эту. Однако не перегружайте ее. Ограничьте список до 3. Таким образом вы сможете сфокусироваться, не отвлекаясь на большое количество задач.
В процессе
Для элементов, над которыми вы сейчас работаете. Их цель состоит в том, чтобы как можно быстрее отправить ее в колонку 9 («Сделано»).
Ожидание
Этот столбец предназначен для элементов, которым требуется действие другого человека (начальника, клиента), прежде чем их можно перемещать в другое место. Или же это дела, которым требуются деньги или определенное время.
Сделано
Столбец для выполненных действий. Наслаждайтесь приливом азарта при перемещении в эту колонку. Эти дела не нужно удалять, копите их. Возможно, когда-нибудь эта информация вам поможет. Например, выяснить, дела из какой области своей жизни вы выполняете чаще всего или не выполняете вовсе.
Можете также проанализировать, какие незапланированные дела появляются у вас в течение дня.
- Откуда они берутся?
- Сколько часов в день они занимают?
- Из каких они областей?
Как уже было сказано, вы можете настроить свой личный канбан как пожелаете. Но можете начать, используя нашу заготовку. Изменения будете вносить уже по ходу дела.
Желаем вам удачи!
