Техника Planning Cycle собирает воедино все аспекты планирования в последовательную и унифицированную структуру. Этот инструмент поможет убедиться в том, что ваши планы хорошо продуманы, сфокусированы, гибки, практичны и экономически эффективны. Он также полезен в том случае, если вы хотите учиться на ошибках и получать обратную связь.
Как видно из названия, эта техника нацелена на планирование средних проектов — от нескольких месяцев до года. При этом количество людей, вовлеченных в работу, не должно превышать десяти.
Как использовать технику
Думайте о планировании как о цикле, а не как о прямолинейном процессе. Это лучший способ усвоить смысл техники.
Как только вы разработали план, нужно оценить его таким образом, чтобы понять, насколько легко он воплощаем и будет ли успешен. Эта оценка порой требует дополнительных инструментов и расходов, но лучше всего избежать подобных жертв и использовать технику Planning Cycle. Она позволит выяснить, имеет ли план слабые места и какие негативные последствия они с собой несут.
Техника ценна тем, что вы можете перемещаться от одной стадии к другой и наоборот. Вернувшись на предыдущий этап, вы можете изменить параметры и посмотреть, как это изменение отразится на следующих.
Рассмотрим все стадии по порядку.
Анализ возможностей
Первым делом вам нужно понять, что должно быть сделано. Вы кристаллизуете это понимание в основную цель и только потом переходите на следующую стадию.
Определите и изучите свое текущее положение и решите, как намерены добиться улучшения. В этом вам могут помочь две техники:
- SWOT. Позволит выявить сильные, слабые стороны проекта, возможности и угрозы.
- Risk Analysis. Позволит выявить потенциальные угрозы для проекта: человеческие, репутационные, финансовые, технические, природные, политические.
- Simplex. Позволит найти проблему, выявить доступные ресурсы и решить ее.
Определение цели вашего плана
После определения потенциальных возможностей и угроз пришло время поставить конкретную цель, которая будет достигаться с помощью вашего плана. Это позволит сфокусироваться на необходимых задачах, цифрах и аспектах.
Спросите себя:
- Каким я хочу видеть будущее?
- Какую пользу я хочу принести клиентам?
- Каковы мои стандарты?
- В какие ценности моей компании я по-настоящему верю?
Выразить главную цель желательно в одном предложении.
Изучение вариантов
Вы уже знаете, где находитесь и куда хотите прийти в будущем. Теперь вам нужно решить, как именно это можно добиться.
Придумайте большое количество вариантов, записывайте все, что придет в голову. Выделите достаточно времени, потому что в противном случае остановитесь на самых очевидных решениях. Воспользуйтесь методикой SCAMPER.
Выбор лучшего варианта
Вы придумали несколько десятков решений, из которых выбрали три наилучших. Решающий выбор всегда сложно сделать, тут достаточно сложно советовать что-то определенное, ведь каждый случай индивидуален. Воспользуйтесь квадратом Декарта — это хороший способ выяснить, какой вариант предпочтительней.
Детальное планирование
Признаки хорошего планирования:
- Установление текущей ситуации.
- Четкая и ясная цель.
- Использование всех имеющихся ресурсов.
- Разбивка на более мелкие задачи и расстановка приоритетов.
- Контроль над процессом и выявление вещей, которые не работают.
- Определение рисков и создание плана «Б». Это позволит быстро реагировать на непредвиденные обстоятельства.
- Меры переходного характера: как вы намерены заставлять двигаться все процессы во время воплощения плана?
Создайте детальный план на основе информации, полученной на ранних стадиях.
Оценка плана и его влияния
Нужно ли реализовывать план или лучше оставить все без изменений? Будьте объективны: вы просто хотите проверить свои способности или проект действительно важен для вас и вашей компании? Для этого воспользуйтесь техникой «Шести шляп».
Внедрение изменений
Пришло время реализовывать свой проект. Ваш план подскажет, как именно, потому что вы все продумали до мелочей.
Закрытие плана
- Оцените проект.
- Выясните, что не сработало и почему.
- Подумайте над тем, какие уроки вы извлекли.
Всегда получайте обратную связь, чтобы совершенствоваться. Каждый раз, когда вы занимаетесь реализацией задачи, возникают непредвиденные обстоятельства, которые вас учат чему-то и указывают на ошибки при планировании. Становитесь сильнее и лучше по окончании каждого проекта.
Желаем вам удачи!
