Все большая и большая доля наших коммуникаций переходит в онлайн (уже перешла). Особенно это актуально для деловой переписки. И если в личном общении мы можем позволить себе многое, вроде опечаток, неформальной лексики и стикеров, то в рабочем все намного сложнее. Как сделать так, чтобы ваши email’ы открывали только ради них самих, а из-за слишком длинных сообщений в Telegram не срывались сделки, читайте в нашей статье.
Также вы можете пройти нашу онлайн-программу «Лучшие техники коммуникации». За 2 месяца на этой онлайн-программе вы научитесь лучше взаимодействовать с людьми. Вы узнаете и сможете применять в своей жизни 72 лучшие коммуникативные техники, которые мы собрали из десятков книг и тренингов.
Несмотря на бытующее мнение, что электронная почта должна умереть в эру мессенджеров, вот уже около 40 лет она остается эффективным способом деловых коммуникаций. В первую очередь, вероятно, благодаря ее официальному характеру. Ну а уж если характер официальный, то и требования тут будут специфическими:
- Тема. Чрезвычайно неприятно получать письма, в которых видно лишь имя отправителя. Когда у вас добрая сотня (в лучшем случае) непрочитанных писем, так и хочется пропустить такое. Обязательно заполняйте поле темы. Она должна действительно соответствовать содержанию текста.
- Приветствие и обращение. Конечно, если речь идет об официальной переписке, то и приветствие должно быть формальным: «Добрый день, Иван», «Здравствуйте, Сергей». Если письмо пишется адресату впервые, имеет смысл представиться парой строк. Однако в этом блоке письма главное – уважать время – свое и получателя. Коротко, но вежливо.
- Содержание. Обычно письмо имеет две цели: информировать о чем-либо или предложить что-то. В первом случае необходимо кратко, но содержательно, в информационном стиле донести свое сообщение. Обычно с этим не возникает проблем. Проблемы возникают в другом случае – когда вы чего-то хотите от собеседника. Но очень часто такие письма как раз-таки не содержат никаких четких призывов. Авторы почему-то считают, что их собеседник должен обо всем догадаться. Нет. На самом деле это их задача. Размещайте призыв к действию в конце письма, как его логическое завершение.
- Подпись. Она обязательно должна быть. Даже в классическом виде «С уважением, …» Также в этом блоке можно указать дополнительные контакты, если вы готовы общаться по другим каналам связи.
И, конечно же, опечатки. Перед отправлением письма внимательно перечитайте его и исправьте возможные ошибки и опечатки.
Мессенджеры
У мессенджеров есть некоторые преимущества перед электронной почтой. Они удобнее, быстрее, изначально предполагают менее формальный стиль общения, дают возможность быстрого обмена файлами. Но их преимущества накладывают и определенные ограничения:
- Краткость. Мессенджеры, в отличие от электронной почты, предназначены для мгновенного обмена информацией. И потому ваши сообщения должны быть максимально краткими и содержательными.
- Срочность. Используйте мессенджеры, когда вам нужен срочный ответ, и вы не можете ждать, пока дойдет очередь до вашего имейла. Уважайте чужое время, пишите по действительно важному поводу.
- Эмоджи. Не используйте их в деловой переписке. В первую очередь по той причине, что вы не знаете, как их интерпретируют другие люди. Если же вам всё-таки нужно передать эмоцию, подбирайте эмоджи очень аккуратно и лаконично.
- Опечатки. Если вы не пишете близкому другу, все же стоит перечитать текст перед отправкой. Иногда виноваты в ошибках вовсе не вы, а автозамена. Но кого это интересует на той стороне?
- Аудиосообщения. Не используйте их. Преимущество текстового сообщения в том, что его можно прочитать в любых условиях. Тогда как прослушать запись иногда весьма трудно, например, в шумном помещении. В результате о вашем сообщении могут просто забыть.
- Подражайте собеседнику. Обычно пары сообщений достаточно, чтобы понять стиль собеседника. Подстройтесь под него – это упростит беседу и придаст больше взаимопонимания.
А еще никогда не ждите мгновенной реакции. Несмотря на большую оперативность, чем у email, мессенджеры все же не предполагают мгновенного ответа. Человек прочитает сообщение в удобное время и точно так же ответит.
Звонки
Будь-то телефонные звонки или звонки через мессенджеры, они имеют одну важную функцию – быстро и в реальном времени обсудить какой-то вопрос. Если кто-то решил не писать вам, а звонить, это наверняка важное и срочное дело.
Телефонные звонки также обеспечивают больший диапазон общения, чем это было бы возможно в тексте, поэтому они хороши для обсуждения сложных или чувствительных тем, тонкости которых могут быть потеряны в тексте. Вот несколько полезных рекомендаций:
- Представьтесь, а затем спросите, с кем вы говорите. Это общий телефонный этикет. Начните каждый деловой звонок с: «Здравствуйте, это (ваше полное имя) из (ваша организации и/или название). Это (имя и должность человека)?” Если вы не знаете, кто другой человек, вы можете спросить: «С кем я говорю?»
- Слушайте больше, чем говорите, но слушайте активно. Это значит уточняйте, задавайте вопросы, подводите итоги.
- Делайте паузы. После того как собеседник закончил фразу, сделайте паузу на несколько мгновений. Это дает ему возможность добавить что-нибудь дополнительное, не прерывая его.
- Избегайте длительного молчания. С другой стороны, не позволяйте этим паузам затягиваться. Собеседник может подумать, что вы повесили трубку или не обращаете внимания.
Кстати, очень полезно делать заметки. Всякий раз, когда ведете деловой разговор по телефону, держите рядом блокнот или откройте соответствующее приложение, чтобы потом не тратить время на поиски, если потребуется что-то записать.
Видеозвонки
Это такой компромисс между телефонным звонком и личной встречей. Весьма характерный для нашего сверхзанятого мира. Он помогает включить в разговор невербальные сообщения, что значительно повышает эффективность коммуникации. Но и здесь нужно соблюдать определенные правила:
- Приведите внешний вид в порядок. Это означает, что вы должны одеваться точно так же, как для личной встречи. Не стоит говорить с потенциальным клиентом в майке или домашнем халате.
- Делайте звонок в приватном месте. Это поможет избежать ненужного шума как для вас и вашего собеседника, так и для других людей.
- Не делайте другие вещи на компьютере во время разговора. Этим вы покажете свое неуважение к собеседнику. Максимум – сделать краткую заметку.
- Убедитесь, что у вас есть стабильный Интернет. Очень обидно будет неправильно понять собеседника из-за сбоев с соединением. Это не всегда в ваших руках, но все же будьте готовы к такому повороту.
- Будьте аккуратны с невербальным общением. Не стоит слишком усердно размахивать руками перед камерой. Но все же старайтесь поддерживать контакт глаз и улыбаться при необходимости.
И в заключение отметим, что с учётом того, что вы не всегда можете видеть своего онлайн-собеседника, вероятность недопонимания в такой форме общения значительно повышается. Так что следует очень осторожно относиться к тому, что вы пишете или говорите. Будьте внимательны и вежливы – и вы вряд ли попадете в неловкую ситуацию.
Желаем удачи!
