Понимание собственных биоритмов и ознакомление с мировыми практиками дарят человеку преимущество как на рынке труда, так и в личной жизни, потому что позволяют эффективнее распоряжаться временем и меньше уставать как в кратко-, так и в долгосрочной перспективе. Подключаем знания о мозге и нейронауках, а также лучшие техники тайм-менеджмента, чтобы больше успевать и радоваться жизни.
Магия утра
«Кто рано встает, тому Бог подает», – гласит известная русская пословица. Люди передавали ее из поколения в поколение, в результате чего изначальный смысл был утрачен.
В 21 веке одним кажется, что это пережиток мышления солнцепоклонников, которые воспринимали восход, как божий дар, повышающий продуктивность, сулящий удачу и заряжающий энергией восходящего Светила.
Другие видят в этом крестьянскую логику: выполнять физически тяжелую работу по утреннему холодку, в тишине, пока домочадцы спят и не мешают, куда как проще. Той же концепции «утренней благодати» придерживаются и многие современные фрилансеры, которые готовы творить и трудиться, едва оторвавшись от подушки, потому что не нужно никуда ехать.
Менять или не менять?
А что про утреннюю личную эффективность говорят эксперты? Обратимся к опыту профессионалов из Всемирного экономического форума со штаб-квартирой в швейцарском Давосе. Как экономисты, они работают со статистикой, усреднением и аналитикой, куда чаще всего попадают традиционные офисные служащие, а не те же, к примеру, вышеупомянутые фрилансеры.
В ВЭФ убеждены, что начало ежедневной работы имеет ключевое значение для понимания того, как мы подходим к выполнению предстоящих задач и сколько из них мы сможем завершить до конца дня [Foro Económico Mundial, 2019].
Логика здесь такая: придя на свое рабочее место, садясь за стол, вместо того чтобы начать что-то делать, офисный сотрудник должен подумать о том, что ему нужно сделать и как. Отношение к этим мыслям, которые могут иметь мимолетный характер, высвечивает ответственность человека как лакмусовая бумага.
Ключевой вопрос: считать ли такие мысли блажью, пустой тратой времени? Или нет? Поэтому, прежде чем отвечать на все эти вопросы, сначала потренируйтесь, а затем решайте.
В отличие от фрилансеров, которые могут прямо с утра гореть идеями, причем в пижаме натощак и со следами вчерашнего загула на лице, офисные сотрудники вынуждены блюсти дресс-код. Как минимум, умываться по утрам. А в идеале, еще и завтракать, чтобы одолеть долгую дорогу до офиса. В результате человек прибывает на работу после более или менее долгой и более или менее стрессовой поездки в зависимости от расстояния, которое ему предстоит преодолеть, и используемого вида транспорта.
Во многих случаях во время этого пути многие работники уже как следует просыпаются, думают о предстоящей работе и организуются.
Однако весь ужас в том, что во многих случаях нужная для этого информация отсутствует. Всему виной – командная работа и цикл производительности, который может быть непрерывным, длится 24 часа в сутки семь дней в неделю. В результате, пока человек ездил домой, мылся, отдыхал, спал и ехал обратно на работу, за этот период времени могли возникнуть новые задачи или измениться приоритеты предыдущих.
И здесь мы снова возвращаемся к сотруднику, который утром успешно добрался до офиса, занял свой рабочий стул и осознал, что необходимо принимать решение о программе на ближайший день. Именно это отличает современную продуктивность от того, что было принято в древности в цехах, полях и на заводах: сотрудник больше не выполняет однообразную, предсказуемую, понятную для окружающих работу.
Поэтому каждое утро человеку бы неплохо раскинуть мозгами, что он делает сегодня, зачем и для кого. Это вынуждает человека быть не просто работоспособным и стрессоустойчивым, а еще и гибким, чтобы все, что он запланировал, можно было трансформировать. Правда в том, что не все на такое способны. Это не просто навык, это еще и определенная природная склонность, которая у кого-то есть, а у кого-то нет.
Существуют сотрудники, которые очень хорошо выполняют свою работу, но не очень гибкие, когда дело касается смены планов. Если они планировали сделать А, но оказалось, что Б срочнее, то им это изменение покажется трудным и даже раздражающим. Во многих случаях дело не в том, что у них нет необходимых навыков или знаний для решения задачи Б, а в том, что они уже запланировали задачу A и им сложно изменить свои предыдущие планы. В быту таких называют «упертыми». Им было бы очень неплохо посетить наш курс «Принятие решений» и пересмотреть свое чересчур серьезное к ним отношение.
Экономисты, мало того, что подметили эту актуальную «боль» современных офисов, так еще и придумали выход из тупика. Представители ВЭФ предлагают обратиться к опыту древних греков, а конкретнее Пенелопы из «Одиссеи» Гомера, которая днем ткала саван, а по ночам распускала. «В зависимости от обстоятельств», – уточняют в ВЭФ [Foro Económico Mundial, 2019].
По сути, европейские экономисты предлагают сделать привычкой типичное для царской особы, коей и была Пенелопа, планирование. Оно всегда необходимо для большей организованности, чтобы ничего не упустить из виду, и чтобы задачи выполнялись в соответствии с заранее определенными приоритетами. Однако в перспективе офиса краткосрочное планирование опережает долгосрочное.
Простыми словами, добравшись до заветного офисного кресла, сотрудник должен на минутку-две замереть, остановиться и подумать о том, что его ждет впереди. Если он все правильно сделает, то время, которое он потратит на корректировку предстоящей работы, будет сэкономлено благодаря концентрации, когда он посвятит себя ее выполнению.
В итоге вырастет та самая продуктивность, человек будет работать эффективнее и быстрее.
При этом в ВЭФ оговариваются: «планерки» необходимо проводить не раз в день, не только утром, а желательно 3-4 раза за день, чтобы совершенствовать методологию. Так человек быстрее видит, что он уже закончил, что ему еще предстоит сделать, чтобы распределить время между этими задачами в течение оставшейся части дня [Foro Económico Mundial, 2019].
Правило максимальной продуктивности
«Все вещи будут производиться в большем количестве и качестве, и с большей легкостью, когда каждый человек будет заниматься одним делом, в соответствии со своими природными дарованиями и в надлежащее время, не мешая ничему другому», – записал еще один мыслитель из Древней Греции, а именно Платон.
Некоторые люди более продуктивны утром, а другие – днем. По крайней мере, на это указывает теория хронотипов человека. В эти часы человек чувствует себя более свежим и сосредоточенным, даже если напрямую не ощущает этого.
Как извлечь пользу из этой, казалось бы, очевидной истины? А вот как: Carpe diem, «ловить мгновение», жить настоящим. Лучшие рабочие задания обычно прилетают в течение короткого периода времени в течение дня, и лучшее, что вы можете сделать, – это воспользоваться ими.
Самый понятный для обывателей «лайфхак» для достижения этой столь размытой цели предложил индус африканского происхождения с канадским паспортом по имени Робин Шарма. Это знаменитое «Правило 90 минут», оно же «Правило 90/90/1».
Основной принцип – в течение 90 суток последовательно начинать день, тратя первые 90 минут на самую важную задачу. Основная идея заключается в абсолютной концентрации и полном погружении в выбранную деятельность в это время.
Фокус в том, что рекомендация Шармы не относится непосредственно к началу дня, а ко всему рабочему дню. Например, вы можете поставить свои 90 минут на полдень или обеденный перерыв, потому что точно уверены, что в этот временной промежуток вам будут меньше всего мешать. Главное – сохранять выбранный интервал изо дня в день и так на протяжении 90 дней, т.е. трех месяцев.
По словам исследователей из Университета Дьюка, теория основана на том факте, что 45% наших повседневных действий происходят в одном и том же месте и в одно и то же время. Иными словами, почти половина наших ежедневных решений основана не на осознанном выборе, а на привычках [D. T. Neal, 2006]. Узнать больше о том, как работает наш разум, можно на нашей онлайн-программе «Мозг и нейронауки».
Таким образом, определение рабочего пространства и времени может помочь легче интегрировать новый крупный проект в повседневную рутину.
На механизм привычек влияет тот факт, что человеческое тело функционирует в циклах, называемых «ультрадианными ритмами». В хронобиологии существуют биологические активности, которые происходят циклично и обычно не зависят от геофизических факторов. Они влияют на различные формы поведения животных, такие как питание, движение и исследование, а также на совокупление, уровень внимания и склонность к обучению. Их частота у млекопитающих пропорциональна скорости метаболизма и обратно пропорциональна возрасту рассматриваемого животного.
Шарма предполагает, что во время каждого из этих циклов есть пики, когда у человека больше энергии, и периоды, когда он более истощен [The Singju Post, 2018].
Принято считать, что личная эффективность работников наиболее высока утром, поскольку сила воли и энергия находятся на пике, однако пики случаются в течение всего дня. Методика Шармы заключается в концентрации в течение 90 минут, а затем отдыхе в течение 20-30 минут до появления следующего пика.
Шарма также предлагает внедрить в свою жизнь следующие пять правил:
- «Зависимость от отвлечения внимания – это конец вашего творческого потенциала».
- «Оправдания не создают гениальности».
- «Каждое изменение сначала трудно, в середине запутанно, а в конце прекрасно».
- «Чтобы добиться отличных результатов, вам придется делать то, чего люди делать не хотят».
- «Когда вам захочется сдаться, продолжайте идти» [ Cantera Herrero, 2018].
Чтобы сформулировать личное отношение к советам Шармы, необходимо принять к сведению его биографию: он писатель и лектор. Офисный мир больших корпораций и амбициозных планов Шарма покинул в должности юриста и в возрасте 25 лет. Еще одна несостыковка: хотя этот канадский автор дает общечеловеческие советы для повышения продуктивности, его слава ограничена евроатлантическим регионом. Почему опыт Шармы не заинтересовал его соотечественников и «братьев по крови» в Индии и Уганде, остается загадкой.
Еще один удар по репутации Шармы был нанесен в 1993 году, когда ученые обнаружили, что цикл в 90 минут может оказаться рабочим и при варианте с интервалом в 45 минут [K. Anders Ericsson, 1993]. А это старый-добрый советский и постсоветский школьный урок, над определением длительности которого педагоги бились веками.
Вы также можете подумать, что нет существенных отличий «Правила 90 минут» от известной техники «Помодоро», но единственным дополнительным вкладом является обращение к биологическим ритмам, а не к случайным временным рамкам.
На самом деле, сам Шарма утверждает, что открыл для себя эту технику, когда понял, что в некоторые периоды времени у него больше энергии и он продвигается дальше, чем в другие. И, возможно, именно то, что делает эту технику простой и реалистичной, позволяет вам обнаружить свой лучший момент, не пытаясь навязывать какой-то глобальный стандарт.
Многие люди мало обращают внимания на естественные ритмы своего организма. Но фактом является то, что некоторые просыпаются более энергичными, чем другие. Очевидно, что каждый человек индивидуален, но, по словам автора, как только вы узнаете, в какое время вы работаете лучше всего, вы сможете использовать это в своих интересах и повысить свою производительность до максимума, соотнося пиковые уровни энергии с вашей самой важной задачей. Не помешает самим попробовать и проверить, прав ли Шарма [Hipertextual, 2017].
«Начните рано, начните сильно, начните побеждать»
Если вы хотите повысить свою продуктивность на работе, также важно знать, как вам следует начинать свой день.
Прийти на работу с опозданием – это не то же самое, что приступить к работе первым, так же, как начать выполнять самую важную задачу дня – это не то же самое, что начать выполнять задачу, не имеющую особой ценности.
Вот почему Берто Пенья, основатель ThinkWasabi и автор книги «Как сделать жизнь лучше», предлагает трехактную модель, чтобы помочь профессионалам работать лучше, с меньшим стрессом и большей производительностью.
По его словам, он практикует эту технику более 15 лет, и она помогает выкладываться по полной, но сохранять хладнокровие: «Начните рано, начните сильно, начните побеждать».
Но что именно означают эти слова? А вот что:
- «Начните рано». Вспоминаем вышеупомянутую пословицу. Пенья считает полезным приниматься за работу раньше остальных коллег. Не важно, за 20 минут, час или даже больше, главное – иметь преимущество. Таким образом, у вас будет больше шансов начать работу в интересующем вас направлении, не подвергая себя стрессу из-за проблем и обстоятельств, которые ежедневно возникают в трудовых коллективах. Это более спокойный способ начать день.
- «Начните сильно». Здесь речь идет о решительности, потому что так вы не будете терять время. Избегайте отклонений и приступайте к работе с четкими идеями благодаря предварительному плану, составленному накануне. Начиная свой рабочий или учебный день с импровизации и выполнения случайных задач, вы рискуете растратить много времени впустую, не имея четкого представления о том, что вы собираетесь делать, что вам не нужно делать и с чего начать.
- «Начните побеждать». Забудьте обо всех отвлекающих факторах и не беритесь за несущественные задачи, займитесь самой важной задачей дня, той, которая имеет наибольшее влияние и принесет наибольшие результаты. Например, проверка электронной почты – одна из тех задач, которая может подождать. Сосредоточьтесь на том, что наиболее срочно, на том, что имеет наивысший приоритет, чтобы, закончив, вы могли прочитать электронное письмо с удовлетворением от того, что достигли своих главных целей.
Если вы начнете применять все эти советы на практике, то вскоре вы заметите положительные изменения в своем подходе к работе [BusinessInsider, 2021].
Советы по повышению продуктивности
Когда время дорого, поиск способов максимально эффективно его использовать и повысить продуктивность труда становится приоритетом.
Часто бывает так, что в конце дня остается ощущение, что мы не использовали его по максимуму или даже потратили его впустую. Это разочарование может стать причиной стресса и беспокойства. По этой причине все больше людей ищут способы повышения продуктивности, чтобы лучше работать и наслаждаться свободным временем без забот.
Чтобы повысить продуктивность, мы должны сначала узнать, что это такое. Существует распространенное заблуждение, что для повышения продуктивности нужно работать дольше и выполнять как можно больше задач в течение дня. Это может привести к серьезным проблемам со стрессом и потере мотивации.
Продуктивность – это возможность работать умнее и эффективнее. Это подразумевает:
- сведение ненужных процессов к механическим задачам;
- умение делегировать полномочия;
- поиск эффективных сокращений, которые делают работу лучше и более удовлетворительной.
Чтобы достичь наивысшей степени совершенства в кратчайшие сроки, мы должны сначала уделить время размышлениям о том, как стать более продуктивными и применить необходимые методы.
Существуют привычки и приемы, которые способствуют концентрации и повышают продуктивность. С помощью небольших ежедневных жестов вы сможете оптимизировать свою производительность, повысить продуктивность на работе и больше наслаждаться как рабочим днем, так и своим свободным временем.
Попробуйте методы управления временем
Универсальной формулы не существует, но вам следует поэкспериментировать с различными методами управления временем, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям и стилю работы. Здесь важно достичь хорошей концентрации, которую вы сможете поддерживать в течение всего дня и которая сократит отвлекающие факторы.
Прежде чем начать свой день, используйте такие инструменты, как матрица Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты на основе важности и срочности.
Когда вы будете готовы приступить к работе, попробуйте метод «Помодоро», при котором вы работаете в определенные временные интервалы (например, 25 минут работы + 5 минут отдыха), чтобы оставаться сосредоточенными и избегать умственной усталости.
Узнать больше о подобных методах можно в нашей онлайн-программе «Тайм-менеджмент».
Прощайте, отвлекающие факторы
Понимаете ли вы разницу между занятостью и продуктивностью?
Возможно, вы сталкивались с чем-то подобным: вы начинаете выполнять какое-то задание, но вдруг вам звонят на мобильный телефон. Это ваш начальник, и он просит вас решить проблему. Итак, вы прекращаете то, что делали, и начинаете новую задачу. Однако вы забыли ответить на несколько важных писем и позвонить партнеру, чтобы отменить совместный ужин.
И вот вы снова останавливаете свою задачу и включаете компьютер... И весь день проходит в таком духе: перескакивание с одной задачи на другую.
Вы, несомненно, очень заняты, однако ваша работа непродуктивна, поскольку вы не концентрируетесь ни на одной задаче. Результат? Вы испытываете стресс и ничего не успеваете сделать.
Существует огромная разница между занятостью и продуктивностью. Мобильный телефон, планшет, часы, компьютер… Уведомления приходят отовсюду, и даже простой звук может нарушить вашу концентрацию. Чтобы повысить продуктивность, определите и устраните отвлекающие факторы, которые могут помешать вашей работе. Обязательно отключите или выключите все электронные устройства и приложения для обмена сообщениями, а также составьте четкий график времени, которое вы потратите на выполнение задач и перерывы.
Пространство также может стать определяющим фактором, когда речь идет об улучшении производительности. Если вы работаете дома, выберите в качестве офиса комнату, удаленную от проезжей части и мест общего пользования, таких как гостиная или кухня.
Планируйте заранее с помощью списков дел
Порядок – великий союзник в деле повышения личной эффективности.
Используйте списки дел, чтобы организовать свою деятельность и расставить приоритеты в своих обязанностях. Составив список всех задач, разбейте их на более мелкие действия с реалистичными сроками выполнения и выделите определенное количество времени на каждое из них. Последний пункт очень важен, поскольку цели, которых невозможно достичь, в конечном итоге порождают разочарование и тревогу.
Регулярно просматривайте и корректируйте свои списки, чтобы сосредоточиться на важном и избежать распыления. Вы должны знать, что для того, чтобы научиться быть более продуктивным, необходимо принимать изменения в планах и улучшать свою способность адаптироваться к ним.
Кроме того, это также поможет вам испытать большее удовлетворение от выполнения этого списка дел, так что у вас не будет ощущения, что рабочие часы длятся вечно.
Перерывы для повышения производительности
Планируйте короткие перерывы в течение рабочего дня, чтобы подзарядиться и сосредоточиться, особенно если вы работаете сидя за компьютером. Воспользуйтесь этими моментами, чтобы расслабиться, потянуться или совершить короткую прогулку.
Уровень концентрации может снижаться по мере того, как вы тратите больше времени на работу, поэтому регулярные перерывы помогут вам чувствовать себя бодрее в любое время дня, предотвратят умственное истощение и сохранят оптимальный уровень производительности в течение дня.
Качество сна имеет значение
Думаете ли вы, что повысить производительность труда можно только в течение рабочего дня? Если да, это ошибка! Часы отдыха так же важны, как и остальная часть дня. Отдавайте приоритет качественному сну и старайтесь достаточно отдыхать каждую ночь.
Достаточный отдых необходим для поддержания оптимального уровня энергии и концентрации в течение дня. Если вы хотите быть более продуктивными, установите регулярный режим сна и создайте в спальне благоприятную для отдыха обстановку: приглушите свет, не пользуйтесь экранами за два часа до сна, отключите уведомления и сведите к минимуму окружающий шум.
Хотя хороший ночной сон часто остается незамеченным, он является действительно важным фактором, когда речь идет о повышении производительности. Отдохнувший разум будет работать гораздо лучше.
Важность важного
Как мы уже упоминали ранее, повышение производительности труда можно спутать с многозадачностью, но это не так. Научитесь различать самые срочные и менее важные задачи и соответствующим образом расставлять приоритеты.
Избегайте соблазна брать на себя неважные задачи, которые вы можете делегировать кому-то другому, и сосредоточьте свои усилия на том, что действительно важно. Таким образом, вы сможете минимизировать стресс и максимально повысить уровень благополучия на рабочем месте.
Избегайте многозадачности
Слишком большое количество открытых вкладок в браузере не является синонимом повышения продуктивности. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз и избегайте соблазна выполнять несколько дел одновременно, поскольку в таком случае вы не сможете завершить ни одно из них.
Многозадачность рассеивает ваше внимание и снижает вашу способность эффективно выполнять задачи. Хотя иногда может показаться, что многозадачность позволяет выполнить работу, на самом деле все наоборот, поскольку вы не можете по-настоящему сосредоточиться ни на одном из них.
В данном случае рекомендуемый способ повышения производительности – сосредоточиться на одной задаче до ее завершения, а затем переходить к следующей, избегая таким образом распыления усилий, креативности и мотивации.
Следуя этим советам о том, как повысить свою ежедневную продуктивность, вы сможете повысить уровень своей концентрации, что окажет весьма положительное влияние как на качество вашей работы, так и на ваше самочувствие в течение дня. Помните, что главное – найти баланс между личной эффективностью и заботой о своем психическом и физическом здоровье, а также применять те методы, которые наиболее подходят именно вам [Actiu, 2024].
Будьте здоровы и берегите себя! В чтобы убедиться, что вы ничего не перепутали, рекомендуем пройти небольшой тест:
