«И хочется, и колется…» Эта поговорка хоть раз в жизни приходила в голову практически любому русскоговорящему человеку. Она как нельзя лучше отображает ситуацию, когда вы вполне себе представляете, чего вы хотите, однако сильно сомневаетесь, что у вас получится сделать или добиться этого. И даже не беретесь предположить, каково соотношение вероятностей успеха и провала и насколько мощным может быть провал, если все пойдет не по плану.
И что именно может пойти не по плану, вы тоже не совсем понимаете. Скорее, чувствуете, что такое возможно, а какую угрозу нужно предотвращать в первую очередь и где «стелить соломку», не представляете. Равно как и не можете оценить, стоит ли «овчинка выделки» и стоит ли вам браться за реализацию своей идеи.
В принципе, вас можно поздравить: вы не одиноки! С подобными проблемами регулярно сталкивается любой динамично развивающийся бизнес, пытаясь преодолеть разницу между желаемым и действительным, а заодно понять, что мешает достичь желаемого и возможно ли это желаемое в действительности.
Только вот в бизнесе в подобных случаях обычно делают gap-анализ и, как минимум, получают ответы на все вышеперечисленные вопросы: вероятность успеха и провала, что может помещать успеху, насколько мощным может быть провал и стоит ли за это браться в принципе? Заметим, что процесс gap-анализа можно адаптировать и к бытовым ситуациям.
Научиться использовать различные бизнес-модели для решения повседневных задач вы сможете на нашей программе «Лучшие техники самообразования». Сразу скажем, что на это потребуется немножко времени, поэтому к планированию лучше подойти с научных позиций, как советует наша программа «Лучшие техники тайм-менеджмента».
Пока же мы рассмотрим сущность gap-анализа, сферы его применения и варианты использования.
Что такое gap-анализ?
Метод gap-анализа разработан в США в Стэндфордском университете. Название метода происходит от английского слова gap в значении «зазор», «брешь» или «разрыв». Если понимать термин дословно, это анализ разрыва: gap-анализ направлен на исследование разрыва между желаемым и действительным в развитии компании, предприятия или организации.
GAP-анализ основывается на двух проекциях:
- Установленные цели и результаты.
- Изменение текущей ситуации в будущем.
По сути, это диагностический аудит, что является одним из инструментов консалтинга. Проведение gap-анализа предполагает сопоставление желаемого результата, который хотела бы достичь компания или организация, с тем, что есть по факту на текущий момент. Далее идет выяснение, чего не хватает для получения желаемого результата.
GAP-анализ предприятия позволяет не просто соизмерить желаемые цели с достигнутыми в реальности, но и оценить их адекватность. И если они адекватны, найти пути их достижения. Либо же отказаться от них, если, как говорится, «овчинка выделки не стоит», и сосредоточиться на других более перспективных проектах.
Собственно, именно для этого и нужен gap-анализ в стратегической перспективе. Поэтому очень часто понятия «gap-анализ», «стратегический анализ» используются, как синонимы.
Кроме того, gap-анализ организации можно рассматривать, как расширенную версию сертификационного аудита. В этом случае аудитор оценивает организацию на соответствие заданному критерию. Например, какому-нибудь стандарту или требованиям лицензии.
Тогда по итогам аудита составляется таблица gap-анализа по всем пунктам-требованиям стандарта или лицензии. И по каждому пункту указывается, что в организации соответствует требованиям, а что нет, что нужно изменить, исправить либо дополнить, чтобы соответствовать требованиям. Кроме того, аудитор выдает свои рекомендации по улучшению общей картины деятельности.
Так или иначе, такой сертификационный gap-анализ организации является анализом разрывов между тем, что есть, и тем, что должно быть. Таким образом, gap-анализ применяют как для анализа разрыва между реальным положением дел и самостоятельно поставленной стратегической целью, так и для анализа разрыва между реальным положением дел и некими официальными требованиями лицензии или стандарта.
Как проводить gap-анализ?
Независимо от того, кто и с какой целью применяет вышеописанную методику, применение gap-анализа имеет свои шаблоны, этапы и закономерности.
Этапы gap-анализа:
- Определение текущего состояния дел и идентификация разрыва между текущим и желаемым или требуемым результатом.
- Анализ причин разрыва между текущим и желаемым или требуемым результатом.
- Разработка плана по достижению желаемого результата и рекомендации по внедрению пунктов плана.
Это своего рода «матрица gap-анализа»:
Внутри данной матрицы возможны и часто необходимы более дифференцированные исследования. Например, определение максимально доступного результата, исходя из текущего положения дел, и анализ разрыва между максимально доступным и желаемым результатом. И, соответственно, оценка адекватности желаемого результата.
Условно говоря, если небольшой продуктовый магазин внутри квартала в спальном районе захочет составить конкуренцию супермаркету, находящемуся неподалеку на «бойком» месте возле транспортной развязки, нужно хорошо понимать, что потенциал роста в этом случае ограничен.
Как минимум, площадью торгового зала, доступной для размещения ассортимента, и площадью подсобных помещений для размещения складских запасов. А еще удобством маршрута для живущих на некотором удалении от магазинчика внутри квартала и многими другими факторами.
Это и будет тот самый разрыв между максимально доступным, исходя из текущего положения дел, результатом и желаемой целью «составить конкуренцию супермаркету». Это не значит, что владелец небольшого продуктового магазина не может и не должен иметь амбициозных целей по захвату или расширению сферы влияния.
Это значит, что нужно тщательно проанализировать, что для этого нужно, и выбрать оптимальную стратегию. Нужно определиться, будет ли это строительство собственного супермаркета, интеграция в уже работающую «раскрученную» торговую сеть, открытие еще десятка мелких магазинчиков внутри спального района.
GAP-анализ вполне может помочь оценить необходимые вложения и издержки для каждого варианта. И тогда не исключено, что десяток мелких магазинов в «шаговой» доступности для каждого жителя спального района в сочетании с более низкими ценами, отсутствием лишнего и экономией времени ввиду отсутствия очередей сможет «оттянуть» часть потока покупателей у супермаркета.
К слову, «отсутствие лишнего» зачастую оказывается даже более выигрышной стратегией, нежели традиционно рекомендуемое расширение ассортимента. Условно говоря, выбрать из трех сортов коньяка, водки, колбасы или сосисок всегда легче, чем из пятнадцати, а хорошо знакомые консервы с тушенкой или сардинами купят быстрее, чем консервированных омаров или маринованную крольчатину в соевом соусе. Особенно, если это промышленный район с преобладанием рабочих и инженерно-технического персонала промышленного предприятия среди жильцов соседних с магазином домов.
Таким образом, gap-анализ, пример которого мы рассмотрели, позволяет оценить недостатки и преимущества каждого из возможных сценариев развития событий, прибыль и издержки, которые могут быть получены вследствие принятия тех или других решений. При проведении gap-анализа всесторонне изучается «цена вопроса», происходит понимание предполагаемого эффекта от ликвидации разрывов и, самое главное, перспективности идеи. Проще говоря, того, что в народе называют «стоит ли овчинка выделки».
В принципе, этот вывод справедлив по отношению к любой ситуации, где потенциально возможно рассматривать более одного сценария развития событий. Если вы ранее никогда не занимались анализом «разрывов», вы можете для начала воспользоваться готовым алгоритмом проведения gap-анализа.
Общий алгоритм gap-анализа:
- Определить тему или темы gap-анализа (получение прибыли, сокращение затрат, разработка продукта, бренд-стратегия, другое) и написать ее/их на листе для всех участников обсуждения.
- Зафиксировать текущее положение дел в абсолютных или относительных показателях (объем продаж, процент издержек, прибыль и т.д.)
- Указать желаемый результат в абсолютных или относительных показателях (рост объема продаж в рублях или процентах, снижение издержек до определенного уровня и на какое-то количество процентов).
- Определить «заполнение» разрыва по основным параметрам (трудовые и временные затраты, необходимые материалы и технологии, техническое оснащение и программное обеспечение). При необходимости провести дополнительно SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы).
- Выработать конкретные шаги по «заполнению» пробелов с указанием сроков, в том числе следующей встречи для корректировки плана и оценки достигнутых результатов.
GAP-анализ компании и актуальных для исследования тем нельзя считать завершенным после одной встречи и выработки плана действий. Во-первых, жизнь всегда вносит коррективы в любые, даже самые хорошо продуманные планы. Во-вторых, в отсутствие контроля и интереса инициатора процесса у всех остальных падает мотивация и производительность усилий по работе в заданном направлении.
Если вышеприведенный общий алгоритм gap-анализа кажется вам недостаточным, вы можете воспользоваться развернутым алгоритмом, где каждый шаг расписан более подробно и разбит на более мелкие компоненты [hr-director, 2021].
Подробный алгоритм gap-анализа:
- Описание текущего состояния компании и внешних условий, влияющих на компанию.
- Аудит менеджмента и маркетинга.
- Идентификация главных проблемных зон и глобальных стратегических разрывов.
- Определение желаемого уровня развития.
- Выработка детального видения решения всех вопросов.
- Детализация глобальных стратегических разрывов.
- Проведение декомпозиции глобальных стратегических разрывов от высшего до низшего уровня.
- Анализ каждого разрыва.
- Постановка целей с разработкой основных целевых показателей gap-анализа.
- Прогноз развития, разработка возможных сценариев: наиболее вероятных, лучших и худших.
- Анализ плюсов и минусов всех вариантов.
- Разработка комплекса мер по каждому разрыву.
- Воплощение мер в жизнь.
- Контроль, при необходимости коррекция.
Отдельно следует пояснить пункт относительно идентификации главных проблемных зон и глобальных стратегических разрывов. Для этого нужно анализировать не только самоочевидные «слабые места», но и изучить нюансы текущих бизнес-процессов, опросить топ-менеджмент и сотрудников, задействованных в ключевых процессах [hr-director, 2021].
Только в этом случае в ходе gap-анализа можно выявить базовые причины и системообразующие факторы, повлиявшие на появление разрывов между желаемым и действительным. И, следовательно, выработать оптимальные меры и выбрать адекватные инструменты решения возникших проблем. Если у вас нет опыта проведения gap-анализа, эксперты рекомендуют регулярно проверять себя и следить, чтобы в ходе анализа были найдены ответы на следующие вопросы:
- Каковы ваши основные «разрывы»?
- Почему они появились?
- Можно ли их ликвидировать?
- Нужно ли их ликвидировать?
- Как их ликвидировать?
Выше мы уже писали о том, что если разница между желаемым и действительным слишком велика, зачастую более выгодно не ликвидировать этот разрыв, а сосредоточиться на более перспективных и менее затратных проектах. Если gap-анализ проведен качественно, он дает исчерпывающую картину, план действий и адекватную оценку ситуации и планов.
Заметим, кстати, что на сегодняшний день накоплен немалый опыт и большое количество примеров использования гап-анализа в самых разных сферах.
GAP-анализ: примеры и сферы применения
Итак, мы уже выяснили, что, по сути, гап-анализ – пример стратегического анализа, эффективный инструмент оценки текущей производительности и поиска путей достижения поставленных целей. Говоря о применении gap-анализа, мы отдадим предпочтение примерам использования данной методики в отечественной экономике.
Такой подход в большей степени отвечает реалиям российского рынка, а примеры из отечественного бизнеса будут более полезной с практической точки зрения иллюстрацией технологии использования метода gap-анализа. Итак, где и как использует gap-анализ российский бизнес и российские предприятия? Рассмотрим основные сферы применения gap-анализа.
Банковская сфера
Для коммерческого банка в условиях нестабильности рынка основной задачей становится управление собственной ликвидностью. Нужно постоянно удерживать баланс между пассивами и активами, между спросом на денежные средства (например, запросы на кредитование) и предложением денежных средств (например, размещение депозитов).
Сложность и многофакторность банковских процессов усложняют не только сам анализ, но и корректную подготовку исходных данных для такого анализа. А ведь от того, какие именно показатели gap-анализа буду взяты за основу, будет непосредственно зависеть корректность выводов и эффективность мер, планируемых по итогам анализа.
В этом направлении весьма интересно исследование «Алгоритм построения таблицы GAP-анализа ликвидности» [Т. Пустовалова, А. Банников, 2014]. Там содержатся рекомендации по составлению баланса банка и анализу различных направлений работы, таких как ценные бумаги, облигации, кредитные линии и т.д.
Логистика
В условиях растущего международного распределения труда, переноса сборочных производств на другие континенты и в страны с более дешевой рабочей силой эффективность функционирования макрологистических схем обретает особое значение для мировой экономической стабильности в целом.
Особенно с учетом того, что на международную доставку грузов влияет множество факторов: таможенные и налоговые правила, пропускная способность контрольных пограничных пунктов, доступность складских и экспедиторских услуг в том или другом регионе, погодные условия для морских перевозок, политические санкции.
«Использование методики GAP-анализа для оценки эффективности логистической системы распределения» было актуально еще с десяток лет тому назад [В. Марковский, 2012]. Сегодня потребность в формулах и методиках расчета применительно к сфере логистики еще выше в связи с тем, что к извечно существующим факторам добавились ограничения, связанные с пандемией.
Производство
Метод gap-анализа применим для всех видов производства, начиная тяжелым машиностроением и заканчивая мини-пекарнями. Практически на любом производстве, за исключением разве что финансируемого из бюджета по государственному заказу, всегда актуальны вопросы баланса выпуска и сбыта продукции, складских запасов и товарных остатков, совершенствование технологий и сокращение издержек.
Помимо этого, нужно всегда соотносить спрос и предложение, держать «руку на пульсе» и мониторить рынок, чтобы не допустить накопления невостребованной продукции и при этом быть готовыми быстро отреагировать на скачки спроса. Любое современное производство вынуждено пребывать в постоянной динамике изменений разного уровня и масштаба, от корректировки заказов сырья до оптимизации цепочки поставок готовой продукции потребителям.
В принципе, если gap-анализ производства кажется задачей непосильной и слишком ресурсоемкой без гарантии эффективности, вы можете воспользоваться готовым шаблоном оценки ситуации. Большинство проблем, возникающих на предприятии, и разрывов между желаемым и действительным, обусловлено ограниченным кругом причин:
- Большие затраты времени на изменения (модернизация производства, внедрение новых технологий, расширение номенклатуры выпускаемой продукции), когда рынок успевает «уйти вперед» и конкретный производитель оказывается в положении «догоняющего».
- Неожиданные препятствия, которые нельзя просчитать и нейтрализовать заранее (погодные условия для сельхозпроизводства, санкции, карантин и проблемы с поставками для любого производства).
- Не слишком эффективная координация действий и коммуникация между звеньями, задействованными в производстве.
- Возникновение новых помех, вызванных проведением запланированных изменений (например, поломка коммуникаций и необходимость срочного ремонта при демонтаже устаревшего оборудования).
- Недостаточная квалификация персонала, задействованного на производстве.
- Серьезные различия в понимании целей и задач у разных представителей топ-менеджмента, осуществляющих руководство процессом и постановку текущих задач.
Если на вашем предприятии наблюдается хотя бы что-то из этого «черного списка», вы можете с высокой долей вероятности предположить, что данный фактор в значительной степени стал причиной возникшего разрыва между желаемым и действительным.
В любом случае найденные причины уже приближают вас к решению проблемы. Вы можете внести коррективы в существующую схему производства или поставки конечной продукции или же разработать новый более адекватный стратегический план.
Для производства возможны изменения по следующим направлениям:
- Модернизация производства.
- Модернизация выпускаемой продукции.
- Изменение или дополнение функционала выпускаемой продукции.
- Расширение номенклатуры выпускаемой продукции.
- Повышение производительности.
- Отказ от выпуска маловостребованной продукции.
- Переориентация на другие рынки и сегменты целевой аудитории.
- Модернизация системы поставок.
- Пересмотр системы расчетов с заказчиками продукции и поставщиками сырья.
- Пересмотр ценовой политики.
- Пересмотр бюджета предприятия.
- Модернизация рекламной и маркетинговой стратегии.
Понятно, что некоторые пункты вполне предсказуемо пересекаются. Так, переориентация на другие рынки и сегменты целевой аудитории может вызвать к жизни изменение или дополнение функционала выпускаемой продукции. Но мы решили максимально подробно расписать все возможные варианты, потому что в зависимости от специфики производства «наполнение» и трактовка этих пунктов могут существенно различаться.
IT-сфера
И, конечно, нельзя обойти вниманием применение gap-анализа в такой динамично развивающейся отрасли как IT-технологии. Правда, тут речь пойдет в большей степени про fit/gap-analysis. Слово fit переводится с английского как «соответствие». В данном контексте fit/gap-analysis – это анализ разрывов и соответствий чего-либо требуемому параметру.
Рассмотрим ситуацию на самом простом примере, который будет понятен большинству читателей, хоть раз столкнувшихся с использованием crm- или erp-систем в своей работе [RSM US, 2021]. Уточним «на всякий пожарный», что разработка crm- и erp-систем – это сфера компетенции специалистов в области IT-технологий.
Перспективность использования crm- и erp-систем, прочих облачных технологий в бизнесе уже самоочевидна. Это единый доступ для всех сотрудников, что упрощает переход на дистанционную работу в случае необходимости. Это лучшая защищенность данных, чем если каждый будет их хранить на свое усмотрение в личном компьютере и пересылать посредством общедоступных почтовых сервисов.
Другими словами, облачные технологии становятся важнейшим инструментом, способствующим развитию компаний. Они открывают двери для масштабируемых решений с повышенной безопасностью и помогают компаниям стать более эффективными и конкурентоспособными.
Кроме того, преимущества crm- и erp-систем, прочих облачных технологий расширяются, поскольку постепенно нарабатываются дополнительные возможности, такие как аналитика данных, роботизированная автоматизация процессов (RPA), искусственный интеллект (AI) и многоканальное управление клиентским опытом.
Более того, сегодня доступны стандартизированные и бесплатные для малого числа пользователей решения, предлагающие необходимый минимум функций для организации продаж, генерации лидов, контроля сроков исполнения и других рабочих процессов. Это, например, «Битрикс24», «Мегаплан», retailCRM, amoCRM и другие.
Однако серьезный бизнес предпочитает заказывать crm- и erp-платформы индивидуально под свои запросы. Разумеется, это не значит, что каждый раз каждая фирма и каждый разработчик, взявший заказ в работу, делает все «с нуля» и «открывает Америку» в деле использования облачных технологий для бизнеса.
Естественно, у любого разработчика, выбравшего узкую специализацию, есть базовые шаблонные наработки, имеющие стандартный функционал, нужный любому бизнесу. В принципе, мы можем не уточнять, что первоочередной задачей любого бизнеса является получение прибыли. Так что у разработчика главной задачей становится «подогнать» готовый шаблон под запросы конкретной фирмы.
Вот тут и начинается fit/gap-analysis, т.е. сравнение операционных или бизнес-требований организации с возможностями системы. При таком сравнении выявляются как различия или «разрывы» между имеющимся и желаемым со стороны заказчика (gap), так и соответствия некоторым его требованиям (fit).
Вы уже знаете этапы gap-анализа и поэтому понимаете, что после идентификации и анализа разрывов следующим шагом будет разработка плана по достижению желаемого результата. Ввиду того, что в IT-продуктах все составляющие прочно взаимосвязаны, важно внести изменения и дополнения так, чтобы не пострадали те компоненты, которые полностью соответствуют требованиям заказчика (fit).
Основная сложность fit/gap-analysis – это достичь такого баланса между работающими компонентами и внесением изменений, чтобы система была рабочей, функциональной и выполняла все возложенные на нее задачи. Эта сложность усугубляется тем, что далеко не всегда представители со стороны заказчика четко понимают весь спектр своих ожиданий от нововведения, а иногда и просто не владеют технической терминологией, чтобы внятно объяснить свои требования.
В крупной компании, где у любой внедряемой системы будет много конечных пользователей, основные требования и показатели gap-анализа уточняются в каждом структурном подразделении, у всех ключевых менеджеров и у лиц, принимающих стратегические решения в компании.
Сбор этих требований дает представление о применимости программных продуктов и потенциальных недостатках существующих базовых систем. После завершения сбора информации составляется условная «матрица требований» и рассматриваются первоначальные предложения по ликвидации обнаруженных разрывов при доработке crm- или erp-системы.
Разумеется, первоначальные предложения обычно претерпевают корректировки, иногда существенные. Так, изначально обязательное требование к системе может на поверку оказаться не таким уж принципиальным, а компоненты системы, которые не слишком тщательно обсуждались, могут выйти на первый план.
Тем не менее вышеописанная «дорожная карта» представляет собой итеративный подход, т.е. выполнение задачи параллельно с непрерывным анализом получаемых результатов и корректировкой предыдущих этапов работы [RSM US, 2021].
Отзывы со стороны заказчика помогают уточнить требования, «довести до ума» разработку и получить, в конечном итоге, эффективно работающую систему, автоматизирующую рутинные процессы и открывающую новые возможности для развития бизнеса.
Значит ли все вышеизложенное, что гап-анализ подходит практически для всего, что угодно? Скажем так: это не является преувеличением. Значит ли это, что у гап-анализа нет никаких минусов? Наверное, это не совсем так.
Плюсы и минусы gap-анализа
Разумеется, положительные и отрицательные стороны любого процесса, явления или методики нужно рассматривать в балансе. Начнем с безусловных преимуществ gap-анализа.
Плюсы gap-анализа:
- Относительная простота и прозрачность при условии, что вы четко понимаете, какая у вас цель и чего вы хотите.
- Высокая скорость проведения при анализе ограниченного количества факторов, когда нужно просто сравнить желаемое и действительное в каком-либо сегменте.
- Универсальность ввиду наличия большого количества прикладных разработок и легкости адаптации к любым ситуациям.
- Результативный эффект анализа, позволяющий оперативно оценить возникшую проблему и сэкономить время на поиске путей решения.
Минусы gap-анализа:
- Относительная сложность анализа, если цели и задачи изначально прописаны нечетко и нет внятных критериев, к чему именно вы стремитесь.
- Большие затраты времени при необходимости оценки сложных процессов и сбора большого массива исходных данных.
- Вероятность получить некорректный результат, если были упущены некоторые неочевидные факторы, оказывающие заметное влияние на ситуацию.
- Сложность использования для ситуаций с большим количеством разрывов, взаимно влияющих друг на друга.
Думается, что найти баланс плюсов и минусов и определить оптимальное использование gap-анализа для решения собственных задач всегда возможно, в чем вы сможете убедиться, если научитесь самостоятельно добывать недостающую информацию и правильно с ней работать. Этому, напомним, мы обучаем на нашей программе «Лучшие техники самообразования».
Тогда gap-анализ сэкономит вам время, которое вы могли бы потратить на совершение и исправление ошибок, если бы не потратили его на проведение gap-анализа. Умело распределять собственное время вы научитесь на программе «Лучшие техники тайм-менеджмента».
Мы желаем, чтобы ваш бизнес и все ваши повседневные дела всегда были в полном порядке, и просим ответить на вопрос по теме статьи:
