Система производительности Лео Бабауты, Zen to Done, представляет собой набор из 10 привычек, которые помогут стать более организованным, упростить жизнь и привести дела в порядок. Она базируется на «Getting Things Done» (GTD) Дэвида Аллена, работах Стивена Кови и некоторых других идеях гуру производительности.
Имейте в виду, что вместо того, чтобы пытаться привить себе все 10 привычек ZTD сразу, Лео рекомендует выбирать одну и сосредотачиваться на ее развитии в течение 30 дней. Затем переходить к следующей.
10 привычек ZTD таковы:
- ZTD 1: Сбор информации
- ZTD 2: Процесс. Быстрые решения для папки «Входящие»
- ZTD 3: План
- ZTD 4: Сделайте одну вещь за раз, не отвлекаясь
- ZTD 5: Простая, надежная система
- ZTD 6: Все на своем месте
- ZTD 7: Еженедельный обзор
- ZTD 8: Упрощение
- ZTD 9: Распорядок
- ZTD 10: Нахождение своей страсти
Теперь подробнее.
Сбор информации
Берите инструмент хранения информации с собой (бумажный блокнот, Evernote, OneNote), куда бы вы ни направлялись. Записывайте задания, идеи, проекты, номера телефонов и вообще все, что появляется в вашей голове.
Ключевые моменты:
- Возьмите инструмент хранения информации.
- Запишите информацию, пока не забыли.
- Когда придете домой, перенесите записи туда, где им место (например, в список дел или книгу номеров).
Процесс
Входящие — это место, где вы проверяете свои сообщения или читаете поступающую информацию. Первое, что нужно сделать: свести к минимуму количество входящих. Перечислите все способы получения информации, оцените каждую из них, чтобы узнать, имеет ли она значение. Найдите способы объединения или удаления входящих.
Любые дела, которые в виде писем или запросов поступают к вам, нужно распределить по категориям: удалить, делегировать, сделать тут же (если требует до 2 минут), добавить в календарь.
План
В начале недели перечислите все цели, которых намереваетесь достичь. Главных целей должно быть от 3 до 6. Их распланируйте сразу.
Каждое утро создавайте список из трех самых важных сегодняшних дел. Постарайтесь расправиться с ними в начале дня.
Планирование придает смысл неделе: вы не просто проверяете элементы из списка дел, вы делаете то, что важно для вас, и что приблизит к достижению целей.
Сделайте одну вещь за раз, не отвлекаясь
Выберите задачу и решите, что вы собираетесь работать над ней либо до ее завершения, либо в течение установленного промежутка времени (скажем, 30 минут). Прежде чем приступить к работе, устраните все отвлекающие факторы: отключите электронную почту и мобильный телефон, выйдите из соцсетей и т.д.
Если вас прервали или вы вспомнили о чем-то еще, что нужно сделать, запишите новое дело в ежедневник и вернитесь к задаче.
Простая, надежная система
Все, что вам нужно, это списки. Вместо того чтобы увязнуть в инструментах и создавать сложные системы, сосредоточьтесь на выполнении.
GTD, например, предлагает разместить все свои дела по спискам:
- Работа
- Личное
- Звонки, которые можно совершить в любом месте
- Поручения
- Отслеживания
- Когда-нибудь/возможно
Ведите простые списки: все, что вам нужно, это один список для каждого контекста, который вы проверяете ежедневно, и список проектов, который вы просматриваете ежедневно или еженедельно.
Все на своем месте
Ваша жизнь может быть полностью организована при помощи следующих двух правил:
1) все, что у вас есть, должно иметь свое персональное место;
2) когда вы закончили работать с предметом, положите его туда, где его место.
Возвращение вещей обратно, причем сразу же — это привычка. Относитесь к ней, как к любой другой привычке, и сосредоточьтесь на ней на 30 дней, чтобы такая модель поведения стала автоматической.
Еженедельный обзор
У вас должен быть список жизненных целей, то есть долгосрочные цели. Из этих долгосрочных целей у вас должно быть от одной до трех, которых вы хотите достичь в этом году. Если вы выберете слишком много долгосрочных целей для работы в любой конкретный год, вы потеряете фокус.
Для каждой долгосрочной цели выберите одну среднесрочную цель, которая приблизит вас к достижению этой долгосрочной цели, и которую вы сможете выполнить в течение следующих нескольких месяцев. Затем выберите одну краткосрочную цель, которую вы можете выполнить на следующей неделе, чтобы приблизить себя к среднесрочной цели. Задача еженедельного обзора — работа с краткосрочными целями.
Упрощение
Просмотрите список задач и проектов и подумайте можно ли их упростить. Сократите входящий поток информации. Убедитесь, что ваши проекты и задачи соответствуют вашим годовым и жизненным целям.
Распорядок
Создайте распорядок. Например, утром вы можете медитировать, бегать, работать со списками дел на день и неделю. У вас также могут быть вечерние и еженедельные занятия, такие как стирка в понедельник, готовка еды на неделю во вторник, оплата счетов в среду и так далее.
Нахождение своей страсти
Если вы увлечены своей работой, то ваш список задач будет почти похож на список наград.
Желаем вам удачи!
