Проекты сегодня сопровождают нас по жизни практически всегда. Но, конечно же, в наибольшей степени само понятие проектов относится к профессиональной области. И, как и следует полагать, проекты должны управляться, для чего и существуют системы управления проектами, о которых мы и побеседуем.
Что такое системы управления проектами?
Под системой управления проектами обычно подразумевается комплекс технологических и организационных методик и инструментов, поддерживающих управления проектами в организациях и способствующих повышению эффективности их осуществления. Нередко данное понятие объясняют и более узко, говоря о системе управления проектами как об информационной или автоматизированной системе управления проектами, т.к. как о программе.
Любая система управления проектами подразумевает наличие определённых целей и задач.
Целями систем управления проектами являются:
- Повышать эффективность сотрудников организации в работе с проектами
- Улучшать качество проект-менеджмента руководителей проектов
- Повышать эффективность управления общим портфелем организации (за конкретный срок реализуется больше проектов при меньших затратах)
А среди задач систем управления проектами можно выделить, главным образом, следующие:
- Предоставление участникам проектов простых и эффективных инструментов для выполнения заданий и доступа к любой информации, которая может потребоваться
- Обеспечение руководителей проектов инструментами для планирования проектов и контроля их выполнения
- Предоставление руководителям подразделений инструментов по контролю объёмов работ сотрудников по заданиям в рамках и вне рамок проектов
- Предоставление руководителям информации для принятия решений о закреплении за сотрудниками новых проектов и перераспределения объёмов работ между ними
- Обеспечение руководителей проектов единой мониторинговой панелью по всем проектам, включающей возможность аналитики отклонений и принятия управленческих решений
- Предоставление директорам проектных офисов удобных инструментов, позволяющих автоматизировать выполнение простых операций и установить надлежащий контроль состояния общих проектных портфелей и качества работы руководителей проектов
- Обеспечение акционеров проектов возможностью отслеживать соответствие портфелей текущих проектов стратегическим целям организаций
Особенности процессов проект-менеджмента в каждом отдельном случае будет оказывать прямое воздействие на требования к функциональному потенциалу систем управления проектами.
Где применяются системы управления проектами?
Область применения той или иной системы управления проектами будет зависеть от того, к какой отрасли она принадлежит, и какова её специфика. Так, системами управления проектами могут управляться:
- Инвестиционные проекты
- Строительные проекты
- Инновационные проекты
- Организационные проекты
- Проекты по разработке и внедрению ПО (программного обеспечения)
На практике можно встретить специализированные системы управления проектами, предназначенные для конкретных областей, а также интегрированные, которые позволяют управлять несколькими типами проектов. Подстраивается система под какую-либо отрасль посредством гибких паспортных настроек и настроек методов управления и отраслевых справочников.
В чём преимущества применения систем управления проектами?
Преимущества применения систем управления проектами, в первую очередь, предполагают возвращение инвестиций. Затраты на внедрение и использование систем управления проектами окупаются благодаря тому, что проектная деятельность становится более эффективной – повышается эффективность операций с финансами, ресурсами и сроками.
Рассчитывается показатель возврата инвестиций очень просто: финансовые и временные характеристики проектов применяются к тем выгодам, которые ожидаются от внедрения системы.
По данным, предоставленным независимой исследовательской фирмой «Forrester Research», занимающейся исследованиями рынка новых технологий, организация может получить следующие выгоды от использования систем управления проектами:
- Сокращение затрат времени руководителей проектов и проектных офисов: значительно сокращается время, которое уходит на сбор информации и составление отчётов, благодаря чему появляется возможность заняться более приоритетными задачами
- Сокращение количества проектов, не соответствующих стратегии организации: если отказаться от ненужных или несоответствующих стратегии организации проектов, появляется возможность снижения затрат по общему проектному портфелю
- Сокращение количества неудачных проектов: грамотные и эффективные средства проектного мониторинга и особая методология, внедрённая через информационную систему, дают проектному офису возможность сокращения количества тех проектов, которые не укладываются в бюджет и сроки или не позволяют достичь намеченных результатов
- Повышение эффективности манипулирования ресурсами: посредством более оптимального распределения ресурсов и контроля объёмов работ сотрудников можно использовать ресурсы с максимальной отдачей
- Снижение перерасхода средств: благодаря стратегическому планированию и усиленному контролю расходов, можно избежать ненужных финансовых затрат
Какие бывают системы управления проектами?
Здесь мы сосредоточим своё внимание именно на информационных системах управления проектами. Исходя из технических характеристик, такие системы управления проектами бывают:
- Локальными/настольными (Microsoft Project и другие)
- Клиент-серверными с установкой на сервере основных компонентов ПО и приложения на локальном компьютере (Oracle Primavera, Microsoft Project Server и другие)
- Веб-базированными, для работы с которыми требуется лишь доступ к Интернету (Адванта и другие)
В настоящее время информационные системы управления проектами являются, преимущественно, веб-базированными. Отличаются же они по двум основным параметрам:
- Место установки ПО (это может быть либо сервер организации, либо облако)
- Модель ценообразования (система может либо покупаться единовременно, либо предполагать арендную плату)
Сегодня на рынке систем управления проектами можно отыскать достаточного много полностью или частично бесплатного «софта». Самое недорогое ПО выгодно использовать небольшим организациям, специализирующимся на малом бизнесе. Функционал таких систем включает в себя возможность управлять задачами, вести списки и т.п. Если же речь о среднем или крупном бизнесе, то его представители стараются сохранять данные на собственных серверах или дата-центрах, взятых в аренду, т.е. используют более дорогие системы.
Продолжая тему функционала систем управления проектами, можно привести в пример несколько наиболее популярных, среди которых PMBok, Agile и PRINCE2.
Далее будут представлена только краткая сравнительная характеристика:
- Система управления проектами PMBok – ориентирована на управление ресурсами и сроками проектов (если содержание фиксировано условно). Если изменится содержание, изменятся сроки и бюджет; если будут меняться критерии качества и цели, то будет изменяться содержание. Система также может предоставлять информацию о неэффективности управления проектами или неоптимальном использовании ресурсов
- Система управления проектами Agile – ориентирована на управление содержанием проектов и продуктов (если сроки и бюджет зафиксированы условно). Система позволяет разделять проект на отдельные циклы и работать с каждым из них в отдельности, создавая из них минипроекты. Также своевременно сигнализирует о времени, когда необходимо произвести переоценку приоритетов
- Система управления проектами PRINCE2– ориентирована на комплексное управление проектами. Она позволяет отслеживать динамику запуска и реализации проектов, руководить проектами и инициировать новые, производить контроль этапов, управлять созданием продуктов, а также изменять границы этапов
Конечно же, какой-либо одной универсальной методики управления, которая подходила бы ко всем проектам, не существует, исходя из чего, выбирать систему необходимо, руководствуясь типом проекта и особенностями среды, в которой он создаётся.
Если, например, у вас в работе проект, в котором возможны небольшие изменения по содержательной части (строительные проекты и т.п.) можно смело выбирать каскадную систему управления проектами, типа PRINCE2 или PMBok.
Когда разрабатывается программное обеспечение, графический дизайн и другие подобные сервисно-ориентированные проекты, наиболее подходит система Agile. В том же случае, если необходимо свести к минимуму риски и использовать для выполнения среднего или крупного проекта структурированный подход, то лучшим вариантом будет PRINCE2.
Но использовать в своих проектах следует любые системы управления, даже если они и не являются очень популярными. Самое главное, чтобы они в максимальной степени соответствовали проектам.
