Даже самый последний разгильдяй слышал о принципах организованности – чистое, правильно оформленное рабочее место, где все под рукой, система хранения информации, записи, расписания и т.д. Более того, он наверняка видел примеры, доказывающие их работоспособность. Вот только дисциплины ему, чтобы самому им следовать, не хватает. Так рождается популярная отговорка, мол, организованность это скучно, организованный человек становится рабом своих привычек и времени.
Так ли это? Отнюдь. Организованность – это определенные привычки. А привычки есть у всех нас. Только у одних это привычка разбросать все, а у других – держать в порядке. Первая не обязательно плохая, но лишь до тех пор, пока не вредит жизни, убивая продуктивность и отнимая время.
Привычки организованных людей
Развивайте следующие привычки, чтобы стать организованным человеком.
Записывайте все
Зачастую, когда человек что-то не забыл, это не благодаря хорошей памяти, а потому, что он самое важное записал. Попытка запомнить все не поможет стать организованным, это, скорее, признак лени.
Запишите все: список товаров, которые нужно купить, фильмов, которые хотите посмотреть, книг, которые необходимо прочесть. Можете использовать бумажный дневник, телефон или компьютер.
Составляйте расписания и устанавливайте крайние сроки
Составляйте расписания, таблицы и графики. Устанавливайте сроки и цели. Без этих простых приемов очень сложно контролировать то, что происходит в вашей жизни.
Помните, что если найдется хотя бы малейшая причина ничего не делать, вы тут же ухватитесь за нее. Поэтому грамотно составленный план – это своеобразный способ не дать себе увильнуть от работы, ведь вот она, определена и понятна.
Избавьтесь от прокрастинации
Прокрастинация – одна из главных бед современного человека. Даже особо не напрягаясь, можно себя обеспечить едой и иметь крышу над головой. А значит, можно отложить важные дела и заняться чем-нибудь приятным, верно? Нет, потому что таким образом вы делаете выбор в пользу сиюминутного удовольствия, упуская возможность сделать что-то значащее.
Чем дольше вы откладываете работу, тем сложнее будет за нее взяться. Поэтому нужно ввести привычку заниматься важными делами сразу после пробуждения.
Регулярно убирайтесь в доме
Уборка – акт не только полезный, но и символический. Вы таким образом показываете самому себе, что наводите порядок в жизни и не приемлите хаоса.
Убирайтесь в квартире хотя бы раз в неделю. Это позволит находить нужные инструменты за считанные секунды и не откладывать важные дела.
Купите все, что нужно для работы и учебы
Как мы уже говорили, человек любит придумывать себе оправдания для того, чтобы не работать. Об организованности в не может быть и речи. Если у вас нет блокнота, ручки, скрепок и прочих канцелярских товаров, вы рискуете упустить то минутное вдохновение, когда вас тянет работать. Да и когда не тянет, но нужно, гораздо проще начать, когда все необходимое есть под рукой.
Исключите отвлечения
Если что-то может вас отвлечь, то обязательно отвлечет. Не испытывайте силу воли. В читальном зале библиотеки сложно заняться чем-то другим, так как никто вас не дергает, за стеной не орет телевизор или радио, а соседи сверху не поют в душе «Макарену». Чем меньше раздражителей – тем проще сосредоточиться на важном.
Много работайте
Для того чтобы стать организованным, для начала нужно очень много работать. Это необходимо для понимания, где нужно приложить больше, а где меньше усилий.
Вы можете прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», но мало чего из нее вынести. Ведь он говорит о людях, которые много работают и должны быть продуктивными. А если вы любитель прикладывать минимум усилий, его советы вам вряд ли помогут.
Исходите из того, что нужно работать больше восьми часов в сутки. И только когда начнете замечать, что можно это делать умнее, начинайте пользоваться советами по продуктивности.
Как стать собранным и организованным
Используйте метод 3D
Данная техника расшифровывается как Delete, Delegate, Do (удалите, поручите, действуйте). Как видим, «действуйте» находится на последнем месте. Если вы хотите научиться работать разумно и оставаться организованным, для начала уберите все ненужное или поручите некоторые дела другим людям (об этом отдельно расскажем чуть ниже).
Удалите все дела:
- которые являются срочными, но не очень важными;
- которые дают поддельное чувство прогресса;
- вызывают сильный стресс и при этом не несут никакого смысла.
Это особенно важно при работе с электронной почтой, поскольку по своей сути она представляет собой список дел других людей. Это запросы, которые они вам посылают. Они забирают энергию и время.
Конечно, в некоторых случаях пользу от ответа получаете как вы, так и человек, написавший письмо. Но только в том случае, если ваши цели гармонируют. Во всех остальных случаях это является отвлечением.
Делегируйте свои дела
Если у вас есть помощник или команда сотрудников, поручите им дела, которые они могут сделать. Сложность в том, что вы можете считать себя великим экспертом, а всех остальных – аматорами. И даже если так, часто бывают случаи, когда правильнее позволить сделать другим работу нормально другие, чем самому потратить непропорционально много времени, чтобы сделать ее идеально.
Если таких людей нет, найдите их. Предположим, вы фрилансер, который работает на износ, получает достаточно денег. Хочется не только отдыхать, но и заняться саморазвитием, например, выучить английский язык. Что делать? Найти другого фрилансера, который сможет выполнять часть вашей работы.
Если вы сможете освободить при этом 50% времени, снизив доход на 10-15% – отлично! Значит вы уже начинаете следовать заветам Кийосаки.
Как только вы начнете мыслить подобным образом, то, возможно, захотите пойти дальше и начать работать 4 часа в неделю, как писал Тим Феррисс. Почему нет? Даже если такого идеального результата достигнуть не получится, стремиться к нему все равно нужно.
Составляйте список из трех самых важных дел
Составляйте список из трех самых важных дел, которые нужно выполнить за день. Это поможет сохранить предельную ясность и концентрацию. Длинный же список утомляет и заставляет чувствовать себя подавленным и потерянным. Непонятно, с чего начать, особенно если на носу большой проект. А это ведет к прокрастинации.
Всего три задачи, не больше. Каждая из них должна занимать от 1 до 2 часов. Обязуйтесь выполнить их на следующий день, что бы ни случилось. Никаких отговорок. Помимо этого можно планировать три дела в неделю, особенно если они достаточно объемны.
И все же стоит упомянуть, что некоторые гуру тайм-менеджмента не согласны с этим методом. Они считают, что подобные списки приводят к еще большей неорганизованности, ведь помимо трех дел все равно есть множество мелких задач, которые нужно выполнить. В любом случае, советуем попробовать эту технику и выявить ее плюсы и минусы.
Другие эксперты советуют завести два списка. В первом будет три самых важных задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Во втором то, что вы должны сделать потом. Рассмотрите и этот вариант.
Узнайте обо всех своих недостатках и слабых сторонах
У каждого из нас есть недостатки и ограничения. Тот, кто будет игнорировать этот очевидный факт, каждый день будет сталкиваться с одними и теми же проблемами. Поэтому не переоценивайте свои возможности.
Хотите изучить английский язык и ходить в спортзал три раза в неделю? Нет проблем, только для начала достаньте лист бумаги и проведите простые расчеты. Предположим, вы работаете 8 часов в день в офисе, 2 часа уходит на дорогу. Нужно еще собраться утром и поужинать вечером, это еще 1 час. Вам необходимо спать, это еще 7 часов. Сколько получилось в день? Не обманывайте себя, цифры не лгут. Найдите другой способ развивать свои навыки. Чем-то придется пожертвовать.
Независимо от того, насколько вы организованы, часть дня, скорее всего, будет бесполезной: встречи, пробки, бессмысленные разговоры. А еще необходимо отдыхать и приводить себя в порядок. Смиритесь с ограничением: на все время найти нельзя. Но найти его можно на самое важное. Поэтому список из трех задач, о котором мы писали выше, так важен.
Создайте список «Возможно когда-нибудь»
Человек на протяжении дня может держать в голове идеи и дела, до которых прямо сегодня, руки точно не дойдут. Они могут быть ценными или не очень, но прямо сейчас истязать себя выявлением этого, не стоит. А чтобы не забыть о них – просто запишите их в отдельный список. Так они перестанут вас беспокоить и отвлекать.
Используйте технику тайм-боксинга
Тайм-боксинг – один из лучших способов организовывать себя. Суть его состоит в том, что вы резервируете определенные часы дня для своих ценных дел и целей.
Приведем пример. Первый час после пробуждения вы посвящаете чтению. Это не обсуждается, потому что саморазвитие для вас является невероятно важным. Затем работаете на протяжении 5-6 часов. Идете в тренажерный зал или на пробежку.
Суть в том, чтобы выделить несколько часов на конкретные дела, но при этом не назначать точного времени, а, скорее, забронировать его.
Тайм-боксинг применяли некоторые писатели. Они выделяли на свою работу, скажем, 4 часа и садились за стол. У них был выбор – просидеть без дела или начать писать. Мало кто комфортно себя чувствует во время скуки, поэтому человек сразу брался за задачу.
Например, вам нужно написать статью. Вы забронировали 2 часа на это. Просто садитесь за стол и открывайте документ в Ворде. Не знаете, с чего начать? Тогда напишите то, что точно будет в статье. Придумайте заголовок или создайте абзац, который там точно должен быть. Идеи появятся сразу, следует лишь преодолеть инерцию.
Заточите пилу
Совет может показаться не нужным именно для организованности, но это лишь на первый взгляд. Затачивание пилы – это один из принципов книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Суть в том, чтобы регулярно обновлять свои знания и изучать новые навыки. То есть, инвестировать в себя на уровне:
- физическом: делайте зарядку, правильно питайтесь, избегайте стресса и достаточно спите;
- эмоциональном: общайтесь с позитивными людьми, любите, будьте благодарны, верьте в себя;
- умственном: читайте книги, пробуйте новое, играйте в игры для мозга, ходите в музеи, занимайтесь творчеством, медитируйте, проводите сеансы мозгового штурма;
- духовном: продолжайте искать цель жизни, будьте хорошим и достойным человеком, помогайте другим, жертвуйте деньги.
Придерживайтесь минимализма
В конце концов, чем меньше вещей вокруг вас, тем проще быть продуктивным. Раньше не было смартфонов с кучей приложений, телевизор показывал пару каналов, об интернете вообще никто не слышал.
Минимализм, однако, должен быть не только в отношении вещей: это еще мысли, окружающие люди (хотя с этим кто-то будет спорить), еда. Однако во всем нужно знать умеренность. Все, что окружает вас, так или иначе влияет на уровень энергии. Поэтому выясните, что ее забирает и избавьтесь от этого.
Используйте приложения для продуктивности и организованности
Их сейчас огромное количество, при этом некоторые совершенно бесплатны, а другие стоят не слишком дорого. Вот что мы вам можем порекомендовать:
Желаем удачи!
