Практически каждый человек хочет выжать максимум из своей жизни. И эффективно использовать время — это, пожалуй, одна из наиболее важных задач для любого. Кто-то говорит, что тайм-менеджмент не работает, ведь вместо счастья ведет к стрессу и эмоциональному выгоранию. Другие утверждают, что для начала нужно вникнуть в это искусство, набить шишек, создать свою систему и только потом, шаг за шагом, управление временем будет гармонично вплетаться в жизнь. Важно ведь не только выполнять больше, но и чувствовать при этом радость и душевный подъем.
Мы предлагаем вашему вниманию 10 дел (советов, правил), на освоение которых нужно выделить определенное количество времени. Большинство людей не следует им, считая это пустой тратой времени, однако в итоге проигрывает. Небольшая подготовка перед началом работы сохранит массу нервов и минут.
Планируйте наперед и начинайте раньше
Если вы выделите хотя бы 10 минут на планирование, то сумеете в итоге сберечь намного больше. При выполнении задачи обязательно возникнут трудности, которые можно было бы учесть заранее, но из-за лени и невежества они зачастую не рассматриваются. Человек, который планирует, будет на несколько шагов впереди, потому что четко знает, что нужно делать и что нет. Расхлябанный человек будет метаться между важным и неважным.
Начинать раньше — тоже эффективная стратегия в том случае, если на задачу выделено, скажем, 60 минут. Выделите на нее 80, работайте не отрываясь, и вы сделаете на 40-50% больше, чем задумали.
Выполняйте двухминутные задачи сразу
Это правило ввел известный эксперт тайм-менеджмента Дэвид Аллен. Он настаивает на том, что задачи, требующие на свое выполнение две минуты или меньше, нужно делать немедленно, иначе в итоге они потребуют намного больше или будут отвлекать. То есть заберут не только время, но и энергию.
Объединяйте похожие задания
Переходить с одного типа задач на другой бывает очень сложно. Кто-то говорит, что это крайне важный навык и его стоит развивать, другие же утверждают обратное. Но суть в том, что объединение позволяет сэкономить время и этот факт трудно опровергнуть.
Устраняйте все раздражители на время работы
Раздражители повсюду: почта, телефон, беседы с сотрудниками, шум, навязчивые мысли. Все это имеет свою ценность во время обеденного перерыва или небольшого отдыха, но в других случаях достаточно серьезно подтачивает эффективность работы. Есть сведения, что продуктивность без отвлечений увеличивается в 4 раза.
Делайте заметки и составляйте списки
Не всегда есть время использовать мнемотехники, особенно во время работы. Поэтому записывайте все новые идеи и мысли без стеснения. Это займет пару минут, но зато избавит от длительных (и зачастую неточных) воспоминаний.
Стандартизируйте обычные обязанности
Вспомните, когда в последний раз вы эффективно справлялись с рутинными обязанностями. Все просто: поступайте так же в дальнейшем. Если рутина дается легче утром — прекрасно, планируйте день, исходя из этого.
Покупайте оптом, готовьте оптом
Этот пункт находится в нашем списке неспроста: его крайне редко принимают во внимание. Мы планируем свои дела и обязанности, но забываем о том, что необходимо вместить в список дел еще и поход по магазинам и готовку. Если вы делаете это каждый день, подсчитайте, сколько часов тратите. Нельзя ли сократить количество вылазок до одной? Пищу в идеале тоже нужно готовить раз в несколько дней. Разумеется, она будет требовать определенного обращения.
Используйте шорткаты
Если вам кажется смешным экономить одну или две секунды при использовании программы или браузера, вспомните, когда последний раз вас просили перейти на сайт, а вам было лень выделить время даже на то, чтобы кликнуть по ссылке. Одна секунда при использовании компьютера — чрезвычайно много. Если ваш любимый сайт будет грузиться на секунду дольше, а программа на секунду позже реагировать на команду, это вызовет серьезный стресс.
Шорткаты прекрасны тем, что позволяют быть полностью сосредоточенным. Мысль и цепочка рассуждений могут уйти очень быстро, если в это время пытаться отыскать нужную клавишу в самой программе. Вам не нужны сотни, достаточно и двух десятков шорткатов, чтобы повысить эффективность.
Приведите в порядок и организуйте свое рабочее место и не только
Рабочее место — это не только стол. Это еще и:
- Компьютер, на котором должен быть порядок;
- Браузер с минимумом вкладок;
- Опрятная кухня, на которой можно быстро что-то найти и приготовить здоровую пищу;
- Холодильник, в котором есть все необходимое, чтобы не возникло соблазна отлынивать от работы и ходить в магазин
Как понедельник начинается с субботы, так и рабочее место начинается с вешалки.
Продуктивно используйте время ожидания
Этот психический феномен описан в книге Андре Куклы «Ментальные ловушки» и называется фиксацией. При фиксации наше продвижение к цели заблокировано: мы не можем ничего делать, пока не дождемся звонка, вдохновения, разрешения. То же самое и с временем ожидания. Пожалуй, требуется большая дисциплина и осознанность, чтобы заниматься чем-то полезным, когда мы ждем.
Даже если вы просто просмотрите список дел и подумаете над тем, как все быстрее выполнить, польза будет неоценима. Или можете заняться тем, до чего не доходили руки — ответить на письмо недельной давности, скачать книгу, удалить пару ненужных приложений.
Желаем вам удачи!
