Сколько времени вы тратите на работу или саморазвитие и при этом понимаете, что данные усилия никуда вас не ведут? Возможно, первым ответом будет «не так уж много», однако если вы начнете вести журналы активности, то можете быть удивлены тем, сколько времени уходит впустую.
Когда вы поймете, насколько эффективно используете рабочее время, то сможете минимизировать деятельность, которая несет меньше всего ценности. Любой человек хочет тратить свое время именно на то, что дает больше всего результатов, однако лишь немногие из нас делают шаги в этом направлении.
О журналах активности
Журнал активности представляет собой записывание информации в дневнике о том, на что вы тратите свое время. Это по сути единственное правило, которое требуется выполнять. В виду своей простоты многие люди не считают необходимым вести такие дневники, однако польза от них действительно огромная.
Когда вы начинаете вести такой журнал, то наконец имеете четкую картину того, как проходит ваш день и во что вы инвестируете свое время. Также вы понимаете, насколько обманчивой является ваша память. Вы удивитесь, сколько времени у вас уходит на ненужные вещи и действия.
Журнал активности даст вам понять, выполняете ли вы наиболее важную для вас работу в правильное время суток. Например, если вы наиболее энергичны и креативны утром, планируйте самую трудную работу именно на этот отрезок дня. И наоборот, всю рутинную работу выполняйте в то время, когда ваша концентрация и внимание падают.
Также вы сможете понять, на что именно и сколько времени уходит на неважные дела, которые не двигают вас к цели. Это могут быть, например:
- Серфинг в интернете
- Социальные сети
- Мобильный телефон
- Телефонные звонки
- Пустое общение с другими людьми
Если вы осознаете, что тратите по 5-6 часов в день на деятельность, которая ничего не даст вам в будущем, то сможете намного более эффективно планировать свой день и расставлять приоритеты.
Как вести журнал активности
Вы можете вести его в формате таблицы, где будут такие заголовки столбцов:
- Дата/Время
- Описание деятельности
- Как я себя чувствовал во время этой деятельности
- Длительность
- Ценность (низкая, средняя, высокая, негативная)
Возможно, уже в первый день ведения такого дневника вы осознаете, сколько времени уходит впустую. Однако не делайте никаких выводов и просто продолжайте его вести. Выделите на журнал хотя бы неделю — вам нужно собрать больше информации о том, во что вы инвестируете свое время.
Записывайте все, чем занимаетесь:
- Чашка кофе
- Разговоры с коллегами или по телефону
- Проверка почты
- Проведение времени на сайте онлайн-магазина
- Работа
Помните, что не стоит судить себя на первом этапе. Возможно вы выясните, что две чашки кофе в день хоть и отнимают в сумме десять минут, однако позволяют вам находиться в приподнятом настроении. Не убирайте все радости жизни, но осознайте, что несколько часов тратить на бессмысленные занятия — нерационально. Вы не будете прогрессировать, не сможете позволить себе путешествовать, останетесь на прежнем месте работы и будете каждый день подвергаться стрессу. Поэтому оценивайте время, выделенное на чашку кофе, с позиции отдыха и повышения настроения.
Как делать выводы из журнала активности
Итак, допустим вы вели журнал на протяжении семи дней. Самое время включить критическое мышление и честно себя оценить.
- Не выполняйте работу, которая не движет вас к цели, только если вам необходимо ее выполнять по долгу службы. Если же вы менеджер, то помните, что можете делегировать дела.
- Распланируйте свой день таким образом, чтобы сочетать повышенный энтузиазм с важной и сложной работой. Вы даже можете выделить себе время для серфинга в интернете на то время, когда вам необходимо отдохнуть, либо когда ваша концентрация находится на нуле.
- Минимизируйте количество дел за один день. Например, если вчера вы выполнили около 50 дел, сегодня постарайтесь выполнить около 20. Через несколько дней вы увидите, что вам удается концентрироваться на более длительные отрезки времени.
- Решите какие слабости вы можете себе позволить и какие помогают вам отдохнуть и прийти в себя. Мы уже приводили пример с чашкой кофе. Обратным примером может быть пустая болтовня с коллегами, которая не несет никакого смысла, да еще и портит вам настроение.
- Научитесь различать отдых и прокрастинацию. Обычно достаточно просто задуматься над тем, чем вы сейчас заняты и честно ответить себе на этот вопрос. Серфинг в интернете может быть отдыхом лишь в том случае, если вы плодотворно поработали.
Журналы активности очень полезны в тех случаях, когда вы хотите наглядно увидеть, на что тратите время. Они помогут вам отслеживать изменения в количестве вашей энергии на протяжении дня, практиковать осознанность и ликвидировать деятельность, которая не приносит ощутимой пользы. Если же вы хотите получить максимум из минимума затраченного времени, изучайте искусство тайм-менеджмента.
Желаем вам удачи!
