Бюджет, возможности и график образовывают так называемый железный треугольник управления проектом. Между ними важно научиться балансировать. Ведь, наверное, каждому известны примеры, когда для завершения работы необходим дополнительный бюджет или горят все сроки. Как быть в таких случаях, от чего отказаться и чем пожертвовать?
Данная статья может помочь в поиске ответов на эти вопросы. При этом не только тем, кто ведет в компании сложнейшие проекты, но и обычному человеку, работающему на себя.
Железный треугольник
Устав проекта — это документ, который определяет цели и требования, необходимые для его воплощения в жизнь. Требования формируют железный треугольник, который ограничен возможностями, бюджетом и графиком (дедлайном).
Треугольник называется железным по той причине, что если вы меняете один из его элементов, то это приводит к изменению двух остальных. И то, насколько эффективно вы справитесь с требованиями повлияет на качество в позитивную или негативную сторону.
Предположим, вы разрабатываете проект новой автономной IT-системы. На этапе создания и проектирования вы понимаете, что треугольник трещит по швам, а это не позволит довести проект до завершения. Вы можете предпринять следующие действия:
- Продлить время работы над проектом. Вы понимаете, что не сможете создать качественный продукт, поэтому решаете выделить дополнительное время. Это приведет к дополнительным затратам на рабочую силу, однако так как качество — ваша главная цель, вы идете на это.
- Сократить длительность отдельных этапов. Такой подход может повысить риск неудачи или повлиять на качество продукта. Тем не менее, если к делу подойти творчески и выйти за рамки привычного мышления, можно обнаружить, что некоторые этапы можно объединить или и вовсе убрать без ущерба для проекта.
- Изменить возможности. Вы можете убрать из своего проекта некоторые функции, интерфейс и прочие возможности, которые посчитаете менее важными. Это позволит сэкономить бюджет и снизить время работы.
При работе с любым проектом будут возникать проблемы и вам придется чем-то жертвовать. Нужно действовать решительно, предварительно все обдумав. Также попытайтесь понять разницу между лучшим и идеальным решением.
В области деятельности под названием «управление проектами» существует правило-поговорка о том, что при рассмотрении трех факторов — быстро, дешево и хорошо — вы можете выбрать только два:
- Если вы создаете продукт дешевым и при этом быстро, то жертвуете качеством.
- Если продукт дешевый и качественный, значит вам потребуется значительно больше времени на его создание.
- Если продукт создается быстро и при этом он качественный, вам придется завышать на него цену.
Структура принятия решения
Используйте эту структуру всякий раз, когда вам нужно принять решение о том, что трансформировать в железном треугольнике. Важный совет: сделайте свой проект гибким, чтобы вы могли в максимально короткие сроки принять решение об изменении курса и добиться этого.
Давление графика
- Есть ли задания, от которых можно отказаться без вреда?
- Если нужно, создайте новый план и подумайте над тем, можно ли добиться промежуточных целей при меньших усилиях и затратах.
- Есть ли у вас план на случай непредвиденных обстоятельств?
- Можно ли перенести некоторые из ваших целей в свой следующий проект?
- Какие этапы можно объединить?
Давление возможностей
- Насколько критичны для вас бизнес-ограничения?
- Можно ли приостановить проект и пересмотреть бизнес-ограничения?
- Можно ли объединить два параллельных проекта и добиться поставленных целей?
- Можно ли переместить некоторые цели в список желаний и достичь их позже?
Давление бюджета
- Можно ли выполнить задачу с меньшими тратами?
- Можно ли использовать более дешевые компоненты и ресурсы?
- Пострадает ли при этом качество продукта и будет ли это критично?
- Все ли этапы задачи необходимы для того, чтобы выполнить проект? Можно ли убрать некоторые из них?
- Можно ли снизить расходы на команду? Например, ограничить траты на командировки.
- Есть ли что-то из неучтенного вами, что можно использовать?
Всегда помните о том, чего вы пытаетесь достичь. За рутиной и огромным трудом можно забыть, зачем делаешь то, что делаешь, и начать тратить деньги и ресурсы впустую.
Подумайте о том, можно ли найти спонсора для вашего проекта. Как его заинтересовать дать вам деньги? Какую выгоду он получит?
Не забывайте и о том, что иногда маленькие изменения дают большие результаты, а большие траты приводят к минимальным результатам. Изучите принцип Парето.
Желаем вам удачи!
