ПрограммыКурсыБлогКнигиPRO
Войти
Блог о саморазвитии

Ещё одна техника для организации информации


как организовать информацию

Организовать свое информационное пространство – это, пожалуй, главная задача любого делового человека. Грамотно распределенные и учтенные информационные единицы – это показатель ответственного подхода к своей работе и всегда цениться профессионалами.

Очень часто встречаются «асы», первоклассно выполняющие свои обязанности, но при этом страдающие хронической дезорганизацией. Сей факт очень расстраивает, ведь можно, сделав несколько простых действий, организовать рабочую информацию и эффективно ее использовать.

В этой статье будет предложен прием организации информации и дано несколько практических советов о том, как держать необходимые данные под рукой.

Доступные средства организации информации

Для того чтобы понять принципы, по которым необходимо распределять и учитывать данные, необходимо определить для себя доступные средства организации информации.

В нашем случае мы будем рассматривать подручные средства, а именно программные продукты MS Office:

  • Excel.
  • OneNote.
  • Word

У вас, разумеется, может быть, свой набор инструментов, но мы решили рассмотреть самые популярные.

Но не будем больше вас томить и приступим к упорядочиванию.

Способы организации информации — практический совет

Для начала давайте озвучим несколько важных правил:

  1. Аккуратность – в вашем хранилище информации всегда должно быть все по полочкам, все записи должны быть четкими и грамотно составленными.
  2. Обязательность – каждая единица информации должна быть учтена, обладать проставленными реквизитами;
  3. Высокая самоорганизация – вы должны уделять время учету информации всегда — независимо от ее количества и качества.

Организация рабочего пространства

Хранилище вашей информации может быть организовано разными способами, но мы хотим предложить самый простой и доступный. Вам нужно создать папку у себя на рабочем компьютере или на съемном носителе (2-й вариант предпочтительней). Внутри этой папки необходимо создать файл Excel, который вы можете назвать как угодно. В нашем случае это data.xls

Далее, открываем наш файл и создаем в нем следующую таблицу (данная структура предложена автором, но вы в любом случае можете адаптировать ее под себя – примечание Редакции):

  1. № — порядковый номер для удобства.
  2. Подразделение – указываете документы для этого раздела.
  3. Тег – можно использовать общий вид документа (приказ, письмо и т. д.).
  4. Название документа – можно использовать как оригинальное, так и свое название.
  5. № документа — регистрационный номер, если он есть;
  6. Дата последнего обновления/редакции.
  7. Тип документа — указывается, какой документ.
  8. Ссылка на расположение (папка, где лежит документ).
  9. Ответственный – можно указать человека, который отвечает за этот документ.

1

Правила организации рабочего пространства

Как видите, удобная структура и наглядное представление позволяет легко и в короткий срок найти любой рабочий документ. Можно сделать множество разделов, которые будут хранить все ваши данные.

Главное, необходимо помнить, что каждая папка должна быть внутри общей и хранить оригиналы документов, которыми вы пользуетесь. Это позволит не зависеть от общих сетевых папок и всегда носить необходимые данные с собой.

 

Автор: Иван Алтухов