Все мы знаем насколько полезны списки дел. Однако, когда дело доходит до работы над несколькими проектами, мы становимся обескураженными и понимаем, что они не всегда работают. Главная проблема в том, что списки дел не указывают как достичь цели — это просто перечисление задач, которые нужно совершить. К тому же они могут быть громоздкими, что лишь усиливает нежелание приниматься за дело. В таких случаях на помощь приходят программы действия.
Как использовать программы действия
Сбор
Составьте длинный список проблем в вашем личном и профессиональном мире, которые требуют разрешения. Попробуйте собрать и записать все то, что, как думаете, не завершено и требует действий. Распределите все проблемы по категориям:
- Срочные или не срочные;
- Большие или маленькие;
- Личные или профессиональные.
Когда ваша коллекция готова, все последующие проблемы попадают в список автоматически и вы наглядно можете их видеть. Не все можно записать на лист бумаги, потому что множество вопросов попадают прямиком в ваш почтовый ящик или поступают в виде служебных записок, поэтому научитесь организовывать эту информацию.
Важно не дать проектам ржаветь в вашей голове, а проблемам не давать застаиваться и раздражать, потому что именно это является одной из главных причин стресса. Все должно быть на своем месте и ожидать своего часа. Стресс возникает потому, что проблемы и задачи, которые находятся в активном состоянии, нервируют вас, когда вы занимаетесь другими делами.
Убедитесь в том, что ваши личные цели отображены в виде задач и проектов в вашем списке.
Сокращение
Пришло время обработать ваш список из задач и проблем. Посмотрите на них внимательно, определите, нужно ли вам предпринимать действия для их решения.
Обратившись к опыту, вы с удивлением отметите, что ранее множество проблем решались сами собой и не имели для вас в итоге никакого значения. Научитесь определять эти проблемы и вычеркивайте их из своего списка.
Организация и приоритизация
Этот шаг состоит из трех частей.
Первая часть: пересмотрите свой инвентарь из проектов и действий. Сгруппируйте вместе отдельные, индивидуальные действия, которые являются частью больших проектов.
К примеру, вы хотите отремонтировать ванную и покрасить гостиную в своем доме: два этих процесса можно объединить в один проект «Ремонт».
Что вы сразу заметите, когда станете сортировать подобные дела, что они словно сами начинают себя организовывать в последовательные, связные проекты.
Вторая часть: теперь, когда все проекты оформлены в список последовательных действий, пересмотрите их и расставьте приоритеты. Можете назначить им простую систему кодирования — от А доЯ в зависимости от их важности.
Третья часть: вставьте свои проекты в программы действия (используя подходы, о которых мы расскажем немного позже). Программы действия разделены на три части:
- Следующий список действия. Он отображает следующие небольшие шаги, которые двигают ваш проект вперед.
- Делегированный список действий. Показывает проекты и действия, которые вы делегировали другим людям.
- Каталог проектов. Демонстрирует список всех действующих проектов, разделенных на необходимые действия.
На последнем этапе вы создаете самую большую часть программ действия — каталог проектов. Пересматривайте его хотя бы раз в неделю, чтобы понимать, в каком состоянии они находятся.
Чтобы создать делегированный список действий, вам нужно понять, какие задачи нужно делать самому, а какие можно делегировать. Запишите имя человека и действие, которое ему необходимо совершить.
Чтобы создать следующий список действия, вам нужно подумать о том, какой проект нуждается в завершении первым. Распишите подробно, из каких шагов он состоит. Если шаг настолько мал, что его можно выполнить за минуту, то почему не сделать это прямо сейчас? Вы достигнете прогресса и будете двигаться по инерции.
При завершении каждого шага, отмечайте это в блокноте и фиксируйте в голове. Этот простой трюк позволит вам быть сконцентрированным и мотивированным. Не оставляйте без внимания свои успехи, иначе рутина разрушит все ваши начинания.
Выработка своей программы действия
Обычно программа действия и выполнение ее проекта занимает достаточно много времени. Однако вы и не должны заниматься проектом весь день напролет.
Вы можете работать над несколькими проектами одновременно. Если какая-то задача требует рутинных действий, выполняйте их во время низкой эмоциональной активности — такой подход вам позволит не только выполнять задания, но и заряжаться дополнительной энергией и выходить из тяжелого эмоционального состояния.
Теперь, когда вы закончили работу над программой действия, вы заметите что они похожи на старые добрые списки дел. Только на этот раз у вас есть четкая структура и вы можете следить за прогрессом всей вашей жизни.
Не забывайте обновлять и пересматривать свои программы действия. Задавайтесь вопросами о необходимости выполнения некоторых проектов: помогут ли они вам для долгосрочных целей? Ответ может вас удивить.
Желаем вам удачи!
