Здравствуйте! Меня зовут Вячеслав Шишковский, я занимаюсь оптимизацией процессов в одной из международных нефтяных компаний. Хочу заметить, что оптимизация должна начинаться, прежде всего, с себя самого. Плох тот оптимизатор, который не может даже грамотно распланировать свой рабочий день, чтобы без спешки выполнить всю необходимую работу и еще оставить достаточно времени на отдых.
По натуре я лентяй (наверное, как и большинство людей). Поэтому я всегда стараюсь поменьше работать и побольше отдыхать. Однако в то же время я очень ответственный человек. И всю работу, которую мне поручают, я стараюсь выполнять в установленный срок. Как это мне удается? Вот этими секретами я и хочу поделиться с вами.
Инструменты экономии времени, которые я вам предложу далее, я взял не с потолка, а из собственного опыта. Нет нужды пытаться сразу же их все применить. Возьмите те, которые вам придутся по душе, и начните их применять в своей каждодневной работе. Через какое-то время возьмите что-нибудь еще.
Идеи, описанные в данной книге, позволят вам сэкономить до 10% вашего рабочего времени, а это порядка 200!!! часов в год, которые вы можете использовать по своему усмотрению – для самообразования, отдыха, бесед с друзьями и других не менее приятных дел.
Планируйте свою деятельность
Когда человек не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным (Сенека).
Планирование – это, прежде всего, построение будущего. Представьте капитана корабля, который с помощью компаса, секстана и лага намечает свой путь по карте. Он-то уж точно знает, где будет завтра, потому что он планирует свой маршрут!
Выберите для себя наиболее удобный способ ведения списка дел. Это может быть ежедневник, табличка в Excel, а может быть какая-либо программа с подсказками и автоматическими напоминаниями. Выработайте у себя привычку записывать все планируемые и выполняемые действия.
Кто-то, конечно, может сказать, что он не составляет планы, потому что у него все хранится в голове. Таким людям, перефразируя Шерлока Холмса, я могу сказать, что голова – это не чердак и не стоит хранить в ней ненужные вещи. Оставьте вашу голову для поиска решений поставленных задач, а планы лучше выражать на бумаге.
Любой план, пока он есть только в вашем воображении – это только мечты. Запишите свои планы, и они превратятся в цель!
Готовь сани летом, а планы с вечера
Составляйте список дел вечером, чтобы утром не тратить на это время. Выделите 10-15 минут для составления плана на следующие сутки и, придя на работу, вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Чем дальше наперед вы спланируете свою работу, тем лучше. Запишите все насущные дела в разумном для вас порядке, и вам не придется работать сверхурочно, потому что вы забыли что-то сделать.
Выражайте цели просто и ясно
Если мысль нельзя выразить простыми словами, значит, она ничтожна и надо ее отбросить. Люк де Клапье Вовенарг (французский философ)
Вы собирали когда-нибудь паззлы? Согласитесь, что гораздо проще собрать картинку, если представляешь, что получится в итоге. А как вы определяете, что собрали всю картинку? Ну, во-первых, скажете вы, когда кончились все паззлы. Ну а если несколько паззлов было потеряно, как вы в таком случае определите, закончена ли картинка? По отсутствию некоторых фрагментов, которые существуют в вашем представлении, но отсутствуют в реальности! Это значит, что чем лучше вы представляете, как должен выглядеть желаемый результат, тем проще вам будет понять, достигли ли вы его в итоге. Четкое видение цели помогает наметить к ней путь. Помогает понять, что нужно сделать для выполнения поставленной задачи.
Продолжим дальше нашу аналогию про паззлы. Чем проще картинка, тем проще ее составить. Поэтому, составляя план на день, не пишите утопически сложные задачи. Выражайте мысли как можно проще и яснее.
Нацеленность на результат
Быть нацеленным на результат, значит мыслить и мерить свою личную эффективность завершенными задачами. Завершенная задача – это задача, у которой есть результат, это то, что можно пощупать, потрогать, измерить.
Каждое дело начинайте с четкого представления, с ясной картинки, чем это дело должно завершиться. Ситуации могут меняться, но если у вас есть нацеленность на результат, ваша цель всегда будет стоять перед вашим внутренним взором — и возвращать вас к избранному направлению.
В плане выражайте желаемый результат, а не действие: не «встретиться с поставщиком по вопросу заключения договора», а «заключить договор с поставщиком». Такая постановка цели позволяет затем легко оценить, достигли ли вы желаемого результата.
Принцип Парето
Вы, наверное, слышали о принципе Парето? Тем, кто не слышал, даю историческую справку.
Давным-давно жил такой социолог Вильфредо Парето. Он заметил, что 20% населения владеют 80% капитала. Потом он умер, а его закономерность начали применять и к месту, и не к месту. Экстраполировали, так сказать.
Я тоже применю этот принцип (к месту или нет – судить вам) и замечу, что соотношение важных и неважных дел – 20 / 80 соответственно. Время же уделять им надо в обратно пропорциональном порядке – 80 / 20.
Кроме того, 20% работы дает 80% результата. Спросите себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Смысл в том, чтобы работать над немногими действительно важными вещами, а неважные дела оставляйте на потом.
Самое главное – определить главное!
Чем больше дел вы должны сделать за ограниченный промежуток времени, тем в большей мере вы вынуждены работать над самыми важными задачами. Закон принудительной эффективности
Записав все дела, которые нам необходимо выполнить, можно прийти в панику от этого огромного объема работы. Анализируя их, вы увидите, что времени вам на все не хватит. Что же делать?
Все мы прекрасно знаем, что дела бывают важные и неважные. Важность же дел определяется конечной целью деятельности: если дело служит достижению конечной цели, то оно важное; если нет, то дело не важное.
Для того чтобы разобраться, какие дела важные, а какие нет, можно использовать так называемую «матрицу Эйзенхауэра». Она названа так в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который имел привычку разбивать все дела на группы, в зависимости от их срочности и важности. В итоге получалось 4 группы дел: — важные и срочные;
- важные и несрочные
- срочные и неважные
- неважные и несрочные
Рассмотрим их в порядке приоритетности.
Важные и срочные дела необходимо предвидеть (всегда держать нос по ветру) и стараться предотвращать заранее. Однако если вы все-таки столкнулись с такими делами, то выполнять их нужно в первую очередь. К подобным делам относятся различного рода аварийные ситуации, «горящие» сроки и т.п. Данный квадрат иногда называют «квадратом результата», так как входящие в него действия определяют вашу продуктивность как сотрудника компании. Поэтому никогда не переходите к следующему разделу, пока не выполните все дела из этой группы.
Важные и не срочные дела представляют собой ваши долгосрочные цели, которым должны быть подчинены ваши текущие дневные дела. Если на них долго не обращать внимания, то они легко перейдут в раздел важных и срочных дел.
Срочные и неважные дела могут походить на важные и срочные, однако в действительности они таковыми не являются. Это, поручения, которые надо «сделать срочно», но они не относятся к вашим обязанностям. От таких поручений следует отказываться или перепоручать другим (делегировать, короче), так как такие дела отнимают большую часть вашего временного резерва.
Не стоит путать дела срочные и важные. «Срочно напишите отчет» не значит, что это важно. В действительности срочность подобных дел диктуется приоритетами других людей, и человек реагирует на подобную «срочность» в ущерб важным делам. Всегда отдавайте приоритет важности, а не срочности.
Неважные и несрочные поручения только отнимают у вас время и практически не приносят никакого результата. Их нужно выбрасывать из своего распорядка или «убирать в долгий ящик». Это те самые дела, которые только отнимают наше время, не принося при всем при этом абсолютно никакой пользы.
Вывод: Если вы в состоянии определить, что в действительности является для вас приоритетным, и отвлечься от всего остального, то вам станет намного легче осуществить те вещи, которые для вас по-настоящему важны.
Склад задач
«Завтра» – одно из величайших изобретений, экономящих человеческий труд. Винсент Фосс
Есть дела, которые очень важны и требуют немедленного выполнения, но есть и то, что важно, но можно отложить на сутки – двое, а то и на месяц. Я говорю не про те дела, которые можно не делать вообще, а про те, которые, возможно, не имеют конкретной даты завершения, но делать которые все равно придется. Чаще всего это касается каких-либо улучшений или усовершенствований вашей деятельности, которые вам никто не навязывает, но вы сами знаете, что это нужно когда-то будет сделать: купить более удобный органайзер, записаться на курсы Excel или разобрать скопившиеся письма. Также сюда можно отнести те дела, которыми вы не можете по тем или иным причинам заняться в данный момент и посему оставляете на потом.
Для таких дел нужно завести определенное место (склад), куда вы смогли бы их складывать. Если вы работаете с бумажными документами, то их можно складывать в специальную коробку, столешницу или отдельный лоток. Если же это электронные документы, то создайте для них специальную папку с названием «Склад задач». Теперь заведите себе правило в календаре раз в день проводить небольшую инвентаризацию на данном складе.
Какие-то задачи могут уже устареть, и о них можно со спокойной совестью забыть. У некоторых дел может подходить срок, когда их выполнение нельзя уже будет откладывать. Таким необходимо найти место в вашем календаре. Некоторые задания вы занесете в календарь на следующую
неделю. Какие-то, возможно, вы решите тут же – сделать звонок клиенту, например. Что-то сможете перепоручить…
Самое главное, чтобы все эти задачи были у вас всегда перед глазами, и вы о них не забывали.
Автор: Вячеслав Шишковский, v.shishkovsky@bk.ru
