Урок 4. Системы управления временем

Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем. Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания урок 2, планирования урок 3 и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

Содержание

1. Системы тайм-менеджмента
2. Пирамида Франклина
3. Матрица управления временем С. Кови
4. GTD Дэвида Аллена
5. Тайм-драйв Г. Архангельского
6. Тайм-менеджмент П. Друкера
7. «Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса
8. Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
9. «Time Power» Брайана Трейси
10. Проверочный тест

Системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.

Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.

Пирамида Франклина

Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.

Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.

Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.

Матрица управления временем С. Кови

Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).

Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается. Выглядит матрица так:

Вы, наверное, неоднократно слышали или даже сами употребляли выражения по типу: «завал на работе», «горят сроки» и т.д. Автор уверен, что успешные люди в ситуациях, которые можно описать такими словами, оказываются крайне редко. Всё потому, что они так организовывают работу, что основные их дела находятся в квадранте ІІ – важные, но несрочные дела (с точки зрения управления временем идеально, если 65-80% ваших дневных обязанностей сосредоточено в этом квадранте). У большинства же людей львиную долю занимают дела из І, ІІІ и ІV квадрантов, которые сопряжены со спешкой и хаосом, и приводят к неорганизованности и откладыванию важных дел «на потом».

Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.

Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:

Кроме этого, множество дельных советов и рекомендаций, которые завершают представление о системе взглядов С. Кови на тайм-менеджмент, можно найти в его популярном труде «7 навыков высокоэффективных людей», в разделе, посвящённом навыку определения приоритетов.

GTD Дэвида Аллена

Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.

Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.

Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.

Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

• управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
• 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
• естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).

Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому. С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий. Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.

Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.

«Тайм-драйв» Г. Архангельского

Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.

В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.

Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.

В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.

В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.

Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.

Взгляды Питера Друкера

П. Друкер – один из наиболее авторитетных американских теоретиков менеджмента, в том числе и по проблемам управления временем. В своей книге «The Effective Executive» он останавливается на нескольких важных с точки зрения эффективной организации занятости аспектах. Во-первых, автор уверен, что тайм-менеджмент и менеджмент тесно связаны. Управление временем невозможно без управления деятельностью в целом. Это реализуемо, во многом, только в случае правильной постановки целей, выделения приоритетов и путей достижения поставленных задач, распределения и делегирования обязанностей.

Во-вторых, двумя центральными понятиями его системы являются «дискреционное время» и «консолидация времени». П. Друкер считает, что человек не может эффективно работать больше 2-3 часов подряд. После этого периода организм устаёт, мозг начинает отвлекаться, и какое-то время функционирует менее продуктивно. С учётом этого нужно разбивать рабочий день на временные блоки, главные из которых – дискреционные, когда продуктивность наибольшая и когда следует решать важные дела. Другое время следует консолидировать и применять для решения менее важных задач – совершения звонков, ответов на корреспонденцию и т.д. Определить алгоритм можно просто, понаблюдав некоторое время за своей занятостью и активностью.

«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса

Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.

Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:

• Не стоит ждать хорошего момента, откладывая важные или неудобные дела;
• Работать и развивать в себе стоит то, в чём вы сильны, а не пытаться нивелировать свои слабые стороны;
• Стресс бывает разный. «Хороший стресс» – это вызовы и риски, которые подталкивают и мотивируют на достижение целей;
• Сосредоточьтесь на результате. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы успевать больше, а для того, чтоб успевать делать то, что нужно.

Краткое представление системы в интервью с Т. Феррисом

Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.

Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн

Дж. Моргенстерн – руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу» она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».

«Time Power» Брайана Трейси

Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка – позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное – выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а ловушек стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.

В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.

Напоследок ещё раз отметим, что системы управления временем не являются константой – вы можете изменять их, настраивать под свои задачи и свой род деятельности, и даже объединять элементы разных систем, используя их инструментарий. Суть здесь заключается не в том, чтобы в деталях следовать инструкциям, а в том, чтобы каждый смог вынести максимальную пользу от применения. Отдельные советы, лайфхаки и хитрости, как это сделать, ищите в следующем уроке.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей Крутько