Продолжаем наши рекомендации «офисным лентяям». Инструменты экономии времени, которые я вам предложу далее, я взял не с потолка, а из собственного опыта. Нет нужды пытаться сразу же их все применить. Возьмите те, которые вам придутся по душе, и начните их применять в своей каждодневной работе. Через какое-то время возьмите что-нибудь еще.
Упорядочиваем список дел
Недавно я познакомился с одной довольно удобной системой упорядочивания списка дел, называемой «Кружок». Не претендуя на авторство данной системы, излагаю ее практически без изменений.
Вы стандартным образом записываете свои дела в список. Точно так же, как делали это всегда.
Далее напротив каждой задачи вы рисуете кружок. Это и есть основа этой системы.
- Пустой кружочек — новая задача;
- Перечёркнутый кружок одной полоской — задача, к выполнению которой ты приступил;
- Закрашенный наполовину кружок — задача выполнена наполовину;
- Закрашенный кружок — задача выполнена;
- Перечеркнутый накрест кружок — задача отменена, выполнять ее уже не нужно;
- Закрашенный кружочек со стрелкой — задача делегирована коллеге;
- Восклицательный знак — задача имеет наивысший приоритет;
- Кружочек с точкой в центре — задача, требующая постоянного внимания. Она не обязательно имеет высокий приоритет, но помнить про ее выполнение нужно постоянно.
Устанавливайте крайний срок для каждого поручения
Любое дело занимает ровно столько времени, сколько на него отводят.
Расскажу вам о методе, которым пользовался Томас Эдисон. Когда у него рождалась хорошая идея для нового изобретения, он прежде всего созывал пресс-конференцию, чтобы объявить об этом. Затем ему ничего не
оставалось, кроме как отправиться в своюлабораторию и изобрестито, о чем он громогласно заявил.
Смысл данного приема в том, что придавая своим планам публичный характер, вам приходится придерживаться принятого на себя обязательства. Устанавливая крайний срок, вы тем самым афишируете перед другими и, самое главное, перед собой свое намерение выполнить задачу к определенному времени. И чтобы не «потерять лицо», не прослыть пустословом приходится укладываться в указанные сроки.
И не ставьте себе невыполнимых задач, которые заведомо не могут быть выполнены в назначенный срок. Иначе все ваши попытки научиться планировать свой день будут безуспешны. Помните: нет невозможных целей, есть нереальные сроки.
Резервируйте время для непредвиденных дел
При составлении плана оставьте процентов 20-30 времени для непредвиденных дел. Ведь если ваш день расписан поминутно, и вдруг возникает какое-то непредвиденное дело, то оно попросту разрушит весь ваш график. Имея же в запасе определенное количество свободного времени, вы можете использовать его для непредвиденных поручений или легко перестроить свой план без особого ущерба для остальных дел.
Как съесть слона?
Дорога в тысячу километров начинается с первого шага. Древняя китайская пословица
Есть такая детская загадка: «Как съесть слона?» Ответ прост: по кусочкам!
И действительно, большое и сложное дело можно сделать, только разделив его на части и расправившись с каждым кусочком по отдельности.
В таких случаях хорошо помогает так называемое «дерево целей», где главная задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Чем сильнее вы разобьете одну большую цель на маленькие этапы, тем проще вам будет выполнять их и тем легче достичь общей цели.
Я в своей работе использую модифицированный вариант дерева целей, называемый «солнышко», где основная задача находится в центре, а от нее идут подзадачи – лучи. Основная идея от этого не меняется: сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи.
Крупный итальянский художник XIV века Симоне Мартини писал: «Запишите семь шагов, которые нужно выполнить на пути к цели, и запишите по семь мелких шажков для каждого из семи крупных. У вас получится одна цель и сорок девять маленьких шагов. А затем просто сделайте первый шаг».
«Будьте добры помедленнее. Я записываю…»
Что написано пером, не вырубишь и топором. Русская народная пословица
Нет ничего хуже, чем выполнить поручение руководителя, а потом еще его переделывать, потому что вы неправильно поняли. Мало того, что вы потеряли время на выполнение и «перевыполнение» поручения, так еще ваш труд был впустую – это-то наиболее прискорбно. К тому же еще и репутацию непонятливого работника приобрели.
Что тут можно посоветовать? Записывайте и максимально уточняйте полученные указания от руководства. Пусть руководитель детально объяснит, что ему нужно – это поможет вам спланировать свою работу.
Тройная проверка понимания
Максимально точное выполнение поручения позволяет избежать его переделки. Точное же исполнение во многом зависит от ясного понимания поставленной вам задачи. Ведь это только кажется, что мы все разговариваем на одном языке. На самом деле одни и те же слова разные люди могут воспринимать совершенно по-разному. Именно поэтому крайне важно, чтобы и руководитель, и исполнитель увидели результат цели абсолютно одинаково.
Для этого существует прием, который называется «тройная проверка понимания». Данный прием широко применяется в армии и на производстве, где цена ошибки очень велика. Он заключается в том, что 1) руководитель ставит задачу, 2) подчиненный ее пересказывает как понял, а 3) руководитель подтверждает правильность понимания.
Начни с самого большого
Когда я в детстве занимался в секции каратэ, меня научили одной непреложной истине: если вы столкнулись с группой хулиганов и драки никак не избежать, то всегда начинай поединок с главаря. Или с самого большого из толпы. Этому есть несколько причин, но нам важны только две:
- пока ваши силы свежи, их необходимо направить на самую большую проблему;
- осознание того, что самая опасная цель поражена, вселяет в вас еще большую уверенность в собственных силах.
То же самое можно сказать и применительно к нашему вопросу рационального использования времени: начинать день следует с более сложных и менее приятных дел, а заканчивать – более простыми и приятными. Прекратите откладывать неприятные дела напоследок. Они все время будут висеть над вами дамокловым мечом. Выполнив же их, вы сможете вздохнуть с облегчением и чувством выполненного долга.
Старая притча гласит: если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день.
Автор: Вячеслав Шишковский, v.shishkovsky@bk.ru
